Ocupação de escritórios flexíveis atinge recorde de 85% (Savills Flexmark 2026): o que uma taxa contratada não revela

Uma sexta-feira em um edifício de escritórios flexíveis que a planilha diz estar 100% ocupado. O operador vendeu todas as salas, o proprietário recebe a receita contratada e, mesmo assim, dois andares inteiros estão com as luzes acesas, a climatização ligada e meia dúzia de pessoas. Esse é o problema central de qualquer taxa de ocupação de escritórios divulgada em relatórios de mercado: ela mede o que foi contratado, não o que é usado.

O relatório Flexmark 2026 da Workthere, braço de consultoria em escritórios flexíveis da Savills, mostra que a ocupação média global de escritórios serviçados chegou a 85% em 2026, o nível mais alto nos seis anos da pesquisa. São Francisco lidera com 97%, seguida por Madri com 91%, Londres e Nova York com 90%. Números fortes, baseados em 199 respostas de operadores em 39 países. Mas vale ler com atenção o que exatamente está sendo contado.

Taxa contratada e taxa de uso são duas métricas diferentes

Os 85% do Flexmark são uma taxa contratada: mesas vendidas sob contrato de adesão ou licença de uso. É a métrica que interessa ao fluxo de caixa do operador e ao proprietário que participa da receita. A taxa de utilização é outra coisa: quantas mesas, salas e andares estão de fato ocupados em um dia e horário específicos.

O próprio relatório sinaliza a distância entre as duas. A frequência média nos escritórios flexíveis subiu de cerca de 3 dias por semana em 2022 para 3,8 dias em 2026, e 22% dos membros comparecem cinco dias por semana, contra 16% em 2022. Ou seja: mesmo no melhor cenário da série histórica, a maioria dos membros não está no espaço todos os dias. Uma sala com 40 mesas contratadas e 3,8 dias de presença média tem, em termos práticos, um padrão de uso que oscila ao longo da semana, e ninguém descobre esse padrão olhando o contrato.

Há um detalhe importante aqui: os 3,8 dias são respostas de operadores a uma pesquisa, não medições. São estimativas honestas, mas estimativas. Quem precisa decidir se fecha um andar às sextas ou se reduz a equipe de limpeza às segundas precisa de contagens, não de percepções.

Por que isso importa para quem assina o orçamento

Para o proprietário, a conta de energia, limpeza, segurança e alimentação não acompanha a taxa contratada. Acompanha a presença real. Um edifício 90% contratado que funciona a 55% de uso às sextas-feiras está pagando climatização, iluminação e serviços para mesas vazias. A diferença entre esses dois números é, literalmente, custo operacional sem contrapartida.

Para o operador de espaços de trabalho flexíveis, o risco é outro. O Flexmark mostra que 74% das salas de 1 a 25 mesas são realugadas em até três meses, enquanto 53% das salas com 26 mesas ou mais levam mais de quatro meses. Salas grandes são o segmento mais lento de girar e o que mais pesa quando fica vazio. Se o operador sabe, com dados medidos, que uma empresa de 60 mesas usa em média 35 delas, ele tem argumento para oferecer uma configuração menor e um preço ajustado antes que o cliente saia, em vez de perder a conta inteira e enfrentar quatro meses de vacância.

E para o gestor de real estate corporativo que é membro desse espaço, dados de utilização por mesa e por sala respondem à pergunta que o conselho faz todo ano: estamos pagando pelo tamanho certo?

Como medir a utilização de escritórios na prática

A medição acontece em camadas, e cada camada responde a uma decisão diferente:

• Entrada do edifício e de cada andar: sensores de contagem de pessoas anônima mostram o volume real por dia e por hora. É a base para horários de abertura, escalas de recepção e limpeza.
• Salas de reunião: sensores de presença cruzados com o sistema de reservas revelam salas agendadas que ficam vazias. Em quase todo edifício, esse é o primeiro achado, e costuma surpreender.
• Mesas: ocupação por posição de trabalho mostra quais salas contratadas estão subutilizadas e em quais dias.
• Clima interno: temperatura e qualidade do ar junto com a ocupação permitem ajustar a climatização ao número de pessoas presentes, não à capacidade nominal.

O VemSpace cobre as camadas de salas, mesas e clima interno, e integra-se a uma plataforma de gestão de ocupação que consolida a contagem nas entradas. Sobre precisão, vale ser direto: a contagem de pessoas opera tipicamente entre 98% e 99% quando iluminação, layout e comportamento dos usuários permitem, com mínimo contratual de 96%. Para decidir sobre fechar um andar ou renegociar uma sala, essa margem é mais do que suficiente; para cobrar por uso, é o que torna o dado defensável diante do cliente.

Uma observação de quem já instalou isso

Quase todo operador começa com a hipótese de que a sexta-feira é o dia fraco e planeja consolidar andares com base nisso. Nas primeiras semanas de dados medidos por andar, é comum descobrir que o dia realmente fraco varia por edifício, e às vezes por andar, dependendo do perfil das empresas instaladas ali. Uma consolidação feita antes de medir fecha o andar errado. Por isso a recomendação prática é instalar, coletar pelo menos seis a oito semanas e só então mexer em horários, serviços ou contratos. E, importante: o fechamento de um andar fora do pico só funciona se as salas contratadas puderem ser concentradas, o que exige dado por sala e não apenas pelo prédio.

O que fazer com uma taxa de ocupação de escritórios de 85%

Celebrar, e em seguida perguntar qual é o número de uso por trás dela. Com 76% dos operadores planejando expandir nos próximos doze meses, o mercado de escritórios flexíveis está prestes a adicionar área em cima de uma métrica que não mostra presença real. Quem medir utilização agora terá, na próxima rodada de negociação com proprietários e clientes corporativos, algo que a maioria não tem: prova de quanto do espaço contratado é efetivamente usado, por dia, por andar e por sala.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre taxa de ocupação contratada e taxa de utilização? A taxa contratada mede mesas vendidas sob contrato, como os 85% do Flexmark 2026. A taxa de utilização mede quantas dessas mesas, salas e andares estão de fato em uso em um dia e horário específicos. Uma sala pode estar 100% contratada e metade vazia em determinado dia.

Como os operadores medem quanto de um escritório contratado é realmente usado? Com contagem anônima de pessoas nas entradas do edifício e dos andares, somada a sensores de presença em salas de reunião e mesas. Esses dados mostram picos por dia e hora, salas reservadas que ficam vazias e a proporção do espaço contratado que está ocupada.

Por que os dados de ocupação de escritórios importam para operadores de espaços flexíveis? Porque salas grandes demoram mais de quatro meses para serem realugadas em 53% dos casos, segundo o Flexmark. Dados de uso permitem ajustar configuração e preço antes de perder o cliente e comprovar o valor do espaço aos membros corporativos.

Quais dados os proprietários precisam para definir horários de funcionamento e serviços? Contagem de presença por entrada, por andar e por hora, idealmente combinada com dados de clima interno. Com isso é possível alinhar horários de abertura, limpeza, alimentação e climatização à presença real, e não à capacidade nominal do edifício.

Se você opera ou é proprietário de escritórios flexíveis e quer saber qual é a utilização real por trás da sua taxa contratada, agende uma demonstração e veja como a medição por entrada, andar, sala e mesa funciona em um edifício como o seu.