La ocupación de oficinas flexibles alcanza un récord del 85 % (Savills Flexmark 2026): lo que una tasa de contratación no le dice

Un operador de oficinas flexibles presenta a su propietario un dashboard con una ocupación alta. El propietario lo celebra. Ese mismo viernes, una planta entera tiene la climatización encendida, el catering servido y apenas unas pocas personas sentadas en un espacio contratado al completo. Ambas imágenes son ciertas al mismo tiempo, y ahí está el problema con la tasa de ocupación de oficinas que acaba de publicar el sector.

Según el informe Flexmark 2026 de Workthere, la consultora de oficinas flexibles de Savills, la ocupación media global de las oficinas flexibles con servicios alcanzó un récord del 85 % en 2026, el nivel más alto en los seis años de la encuesta. El 86 % de los mercados analizados opera al 80 % o más. San Francisco encabeza la lista con un 97 %, seguida de Madrid con un 91 % y de Londres y Nueva York con un 90 %. El estudio recoge 199 respuestas de operadores en 39 países entre el 9 de junio y el 31 de julio de 2026.

Ese 85 % es una tasa contratada, no una tasa de uso

Cuando un informe sobre espacios de oficina flexibles habla de ocupación, se refiere a puestos vendidos bajo membresía o licencia. Es una métrica comercial, útil para valorar un activo y para negociar un contrato de gestión. Lo que no mide es cuántas de esas sillas tienen a alguien sentado un martes por la mañana o un viernes por la tarde. Una suite puede estar contratada al 100 % y medio vacía al final de la semana.

El propio informe lo deja entrever. Los operadores declaran que la asistencia media subió de unos 3 días por semana en 2022 a 3,8 días en 2026, y que el 22 % de los miembros acude cinco días, frente al 16 % de 2022. Son cifras relevantes, pero son respuestas de encuesta: lo que el operador cree o estima sobre sus miembros, no un recuento por edificio. Un propietario que ajuste costes de energía o limpieza con una media sectorial de 3,8 días está tomando decisiones sobre su edificio con el dato de otros operadores.

Dos métricas, dos decisiones distintas

La confusión entre tasa contratada y tasa de utilización de oficinas no es un matiz académico. Cada una sirve para cosas diferentes:

• Tasa contratada (el 85 % de Flexmark): ingresos, valoración del activo, ritmo de recomercialización, decisiones de expansión. El 76 % de los operadores planea crecer en los próximos doce meses y el 50 % prefiere hacerlo mediante contratos de gestión; esta es la cifra que respalda esas conversaciones.
• Tasa de utilización (personas medidas por entrada, planta, sala y puesto): horarios de apertura, limpieza, catering, consumo energético, consolidación de plantas, dimensionamiento de salas de reuniones y, sobre todo, el argumento de valor ante un cliente corporativo que paga por puestos que quizá no usa.

La segunda métrica es la que falta en casi todos los cuadros de mando que vemos en el sector, y la que más dinero deja sobre la mesa.

Dónde duele la diferencia: suites grandes y clientes corporativos

Flexmark 2026 muestra que el negocio se está desplazando hacia contratos mayores y más largos. El 48 % de las empresas nacionales pide más de 50 puestos y el 23 % de las multinacionales más de 200. Esos clientes se quedan una media de 3,9 años, frente a los 2,6 de startups y pymes. Pero el riesgo también crece: el 74 % de las suites de 1 a 25 puestos se vuelve a contratar en menos de tres meses, mientras que el 53 % de las suites de 26 o más puestos tarda más de cuatro meses.

Aquí es donde la utilización medida cambia la conversación. Un cliente corporativo con una suite grande a precio prime (Londres a 1.328 USD por puesto y mes, Nueva York a 1.240 USD, Berlín a 936 USD) va a revisar en algún momento cuántos de esos puestos usa de verdad. Si el operador llega a la renovación con datos propios de presencia por planta y por día, puede proponer una reconfiguración antes de que el cliente proponga una reducción. Si llega con una encuesta sectorial, el cliente llega con sus propios badges de acceso y gana la discusión.

Qué mide un sistema de ocupación en un edificio flexible

Un sistema de gestión de ocupación combina el conteo de personas anónimo en entradas y plantas con sensores de ocupación en salas y puestos. En una oficina flexible, el resultado práctico se resume en cuatro lecturas:

• Días y horas pico reales por edificio, no por sector.
• Salas de reuniones reservadas que permanecen vacías, el mayor desperdicio invisible en la mayoría de los centros.
• Porcentaje del espacio contratado que se usa de verdad, por cliente y por franja horaria.
• Plantas que pueden cerrarse o consolidarse fuera de las horas pico, con el ahorro de climatización y limpieza que eso implica.

Con VemSpace, además de la ocupación de salas y puestos, se mide el clima interior, lo que permite relacionar presencia y confort en el mismo panel. Si el objetivo es cerrar plantas los viernes, el recuento debe hacerse por planta y no solo en la puerta principal: el acceso de entrada da la asistencia total, pero no dice en qué planta está esa gente. Vemco lleva 20+ años contando personas, con 55.000+ instalaciones en 98+ países y 60+ millones de personas contadas cada día. La precisión es normalmente del 98 % al 99 %, con un mínimo contractual del 96 %, y el soporte es local.

Del dato a la cuenta de resultados

El 67 % de los operadores encuestados espera un mayor uso de la IA en la operación de sus espacios en los próximos cinco años. Esa IA necesita datos de presencia medidos, no estimados. El propietario los usa para alinear horarios, limpieza, catering y energía con la presencia real; el operador los usa para fijar precios, recomercializar con evidencia y demostrar a sus miembros corporativos que el espacio que pagan se usa, o para proponerles uno más pequeño antes de que se vayan. El 85 % de ocupación de espacios de trabajo flexibles es una buena noticia para el sector. Lo que decida cada edificio depende de la cifra que ese informe no puede darle.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una tasa de ocupación contratada y una tasa de utilización? La tasa contratada cuenta los puestos vendidos bajo membresía o licencia, como el 85 % de Flexmark 2026. La tasa de utilización cuenta las personas que realmente ocupan puestos y salas en un día u hora determinados. Una suite puede estar contratada al 100 % y utilizada muy por debajo de eso.

¿Cómo miden los operadores cuánto se usa realmente una oficina contratada? Con conteo de personas anónimo en entradas y plantas y sensores de ocupación en salas y puestos. El sistema registra presencia por franja horaria y la compara con el espacio contratado por cada cliente. Así se identifican salas reservadas pero vacías y plantas infrautilizadas.

¿Por qué importan los datos de ocupación de oficinas para los operadores de espacios flexibles? Porque los contratos corporativos grandes duran 3,9 años de media y son los más lentos de recomercializar si se pierden. Llegar a una renovación con datos de uso propios permite proponer ajustes antes de que el cliente reduzca puestos. También respalda la fijación de precios por planta y por franja horaria.

¿Qué datos necesitan los propietarios para fijar horarios y servicios? Presencia medida por planta y por hora, no una media sectorial de días de asistencia. Con esos datos se ajustan climatización, limpieza, catering y horarios de apertura a la ocupación real. También se decide qué plantas consolidar fuera de las horas pico.

Si su edificio de oficinas flexibles reporta una ocupación contratada alta pero nadie sabe cuántas personas hay en cada planta un viernes por la tarde, reserve una demo y le mostraremos cómo se mide la utilización real por entrada, planta, sala y puesto, y qué decisiones de precio, servicios y energía se desprenden de ella.