Como os dados de ocupação em tempo real estão redefinindo o escritório moderno

Na maioria dos edifícios de escritórios, as luzes estão acesas, mesmo quando não há ninguém lá.

Os sistemas HVAC funcionam em horários fixos, os faxineiros arrumam as salas vazias e os espaços para reuniões ficam reservados, mas não são utilizados. Isso é tão comum que a maioria das equipes das instalações quase não percebe mais.

Mas cada hora desnecessária de iluminação, resfriamento ou aquecimento aumenta os custos e as emissões de carbono. Cada sala de reunião fantasma alimenta a frustração dos funcionários. E toda decisão operacional tomada sem dados em tempo real corre o risco de errar o alvo.

Os insights de ocupação em tempo real mudam isso. Ao mostrar exatamente como os espaços são usados - minuto a minuto - eles permitem que os escritórios se adaptem rapidamente, funcionem com mais eficiência e apoiem as metas de ESG e a satisfação dos funcionários.

1. Reduzir o desperdício de energia sem comprometer o conforto

O aquecimento e a refrigeração estão entre as maiores despesas operacionais de qualquer edifício de escritórios. No entanto, a maioria dos sistemas ainda funciona com programações baseadas em tempo - resfriando andares inteiros mesmo que apenas algumas pessoas estejam lá.

Ao conectar os sistemas HVAC aos dados de ocupação em tempo real, a temperatura e a ventilação se ajustam automaticamente com base no número de pessoas em um espaço. Isso significa que você não está resfriando demais as salas de reunião vazias nem aquecendo de menos as áreas de colaboração movimentadas.

Essa abordagem proporcionou reduções significativas no uso de energia de HVAC em projetos-piloto, mantendo - e, em alguns casos, melhorando - os níveis de conforto interno.

2. Automatize a limpeza e a manutenção de forma mais inteligente

As programações de limpeza geralmente são ditadas pelo relógio, não pela necessidade real. O resultado? Algumas áreas são limpas desnecessariamente, enquanto outras permanecem bagunçadas por mais tempo do que deveriam.

Os dados de ocupação invertem esse modelo. Quando as equipes de limpeza sabem quais áreas foram mais usadas, elas podem priorizar as zonas de alto tráfego e ignorar os espaços intocados. Isso não apenas reduz os custos, mas também melhora a higiene - uma prioridade no local de trabalho pós-pandemia.

E não se trata apenas de limpeza. As equipes de manutenção podem usar os mesmos dados para planejar a manutenção com base no desgaste real, prolongando a vida útil dos ativos do escritório e reduzindo o tempo de inatividade.

3. Acabe com o problema da "sala de reunião fantasma"

Pergunte a qualquer gerente de escritório e ele lhe dirá: as reservas fantasmas - quando as salas são reservadas, mas não são utilizadas - são uma frustração constante. Elas desperdiçam espaços de reunião privilegiados, frustram os funcionários e podem até mesmo distorcer as decisões de planejamento de espaço.

Com o monitoramento da ocupação em tempo real, você pode liberar automaticamente as salas se ninguém aparecer dentro de um determinado período, liberando-as para que outras pessoas as utilizem. Com o passar do tempo, os dados também revelam quais salas são consistentemente subutilizadas, ajudando-o a redirecionar o espaço para funções mais demandadas.

4. Apoie as metas de ESG e de conformidade com dados confiáveis

Os relatórios de sustentabilidade não são mais opcionais. Muitas organizações agora precisam comprovar o progresso em direção a emissões líquidas zero, melhor utilização do espaço e eficiência de recursos.

Os dados de ocupação em tempo real oferecem um rastro verificável de como e quando os espaços são usados, o que alimenta diretamente as estruturas de relatórios ESG. Esteja você trabalhando em prol do LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), do BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Method) ou de metas corporativas internas, esse nível de transparência torna a conformidade mais fácil e mais confiável.

5. Melhore o conforto e a experiência dos funcionários

Os melhores escritórios são mais do que edifícios - são ambientes que se adaptam às necessidades das pessoas. Com dados de ocupação em tempo real, as empresas podem fazer ajustes rápidos para melhorar o conforto:

• Abrir áreas de trabalho adicionais quando houver picos de demanda

• Ajustar os níveis de iluminação nas zonas mais silenciosas

• Garantir que os espaços de colaboração não fiquem superlotados

O resultado é um local de trabalho que parece responsivo, não rígido - e essa é uma vantagem poderosa para atrair e reter talentos em um mundo de trabalho híbrido.

Uma plataforma, implementação global

Para organizações com vários escritórios em várias regiões, o desafio é dimensionar esses recursos sem criar uma pilha de tecnologia fragmentada. É por isso que a plataforma do Vemco Group foi projetada para se integrar perfeitamente aos sistemas HVAC, sistemas de gerenciamento de edifícios e outras ferramentas operacionais - tudo em um só lugar.

Em um único painel de controle, você pode:

• Comparar as tendências de ocupação entre os locais

• Acionar ações automatizadas (como ajustes de HVAC) em tempo real

• Gerar relatórios específicos por função para executivos, equipes de sustentabilidade e gerentes de instalações

• Implementar atualizações e novas integrações globalmente com suporte local em todas as regiões em que você opera

E com mais de 98% de precisão na contagem e experiência comprovada em implantações internacionais, os dados que você vê são os dados em que você pode confiar - de Copenhague a Dubai, São Paulo e além.

O escritório do futuro é consciente dos dados

Os insights de ocupação em tempo real não apenas economizam dinheiro, mas também mudam a forma como os escritórios operam. Eles tornam os edifícios mais ágeis, reduzem o impacto ambiental e proporcionam aos funcionários uma experiência melhor todos os dias.

É a diferença entre administrar um escritório com base em suposições e administrá-lo com confiança.

Quando seu escritório se torna consciente dos dados, tudo muda - para seu pessoal, seu planeta e seu desempenho.