Três formas de coletar o faturamento dos lojistas, e por que um shopping precisa de todas elas

A coleta de faturamento dos lojistas é o processo de trazer os números de vendas de cada loja para o sistema da administradora, no prazo e em um formato único, para que o aluguel percentual, o benchmarking e a análise de marketing rodem sobre dados completos. O método importa menos do que a regra central: cada lojista recebe um método que não lhe custa nada manter.

Essa regra é ignorada na maioria dos projetos que fracassam. O erro clássico é escolher um único método e pedir que 150 varejistas diferentes se adaptem a ele. A rede internacional com equipe central de PDV acha um portal manual quase ofensivo. O café independente com uma caixa registradora simples não tem como fazer uma API. A rede regional no meio do caminho já exporta um Excel toda noite e não quer digitar tudo de novo. O resultado é previsível: um terço dos lojistas reporta no prazo, um terço reporta atrasado e um terço só reporta quando ameaçado. Alguém no financeiro passa a segunda semana de cada mês cobrando e redigitando números, e a fatura do aluguel percentual sai com lacunas.

Isso não é uma dor exclusiva do Brasil. A Chainels aponta que os dados de faturamento ainda são amplamente coletados por planilhas e e-mail, um processo sujeito a erros e demorado, e que muitos lojistas simplesmente esquecem de reportar no prazo. Do outro lado, a Gray Matter Software estima que automatizar o reporte de vendas pode reduzir o tempo de consolidação e conciliação de dados em até 80 por cento e encurtar ciclos de faturamento de semanas para dias. A diferença entre esses dois cenários não é tecnologia melhor: é aceitar que um shopping de 150 lojas são três segmentos de lojistas, não um.

Método 1: manual, em dois minutos

No VemTenant, o gerente da loja abre o aplicativo ou o portal web, seleciona a loja e o período e digita as transações do dia, unidades vendidas, faturamento e horas de equipe. A frequência pode ser diária, semanal ou mensal, conforme o contrato de locação define. A tela é um calendário com uma linha por dia, então não há dúvida sobre o que falta preencher. O esforço é de cerca de dois minutos por envio. Esse método serve para independentes, operadores de praça de alimentação e pequenas redes que não têm exportação de PDV. A validação na entrada captura erros de digitação antes que eles cheguem à fatura.

Método 2: semimanual, com arrastar e soltar ou SFTP

O lojista exporta as vendas do PDV como Excel ou CSV e arrasta o arquivo para o portal. Ou a matriz envia o arquivo para uma pasta SFTP a cada hora ou toda noite. O VemTenant mapeia as colunas uma única vez no setup e passa a carregar o arquivo automaticamente. O esforço para o lojista é a exportação que ele já executa mais um arraste, ou nada depois que o job de SFTP está agendado. É o método ideal para redes regionais e para qualquer lojista cujo PDV exporta dados mas não tem uma API pública. Na prática de implantação, esse é o segmento mais subestimado: quem já conviveu com esses projetos sabe que a maioria dos lojistas de médio porte tem uma exportação noturna configurada há anos e ninguém na administradora perguntou por ela.

Método 3: totalmente automatizado via API

O VemTenant se conecta à API do fornecedor de PDV, ou o fornecedor de PDV envia as vendas diretamente para a plataforma Vemco pela API REST da Vemco. Depois do setup, os dados chegam sozinhos. O trabalho de integração é de aproximadamente uma hora por lojista, feito uma única vez, pela Vemco ou pelo fornecedor de PDV. Para o shopping, o esforço após o go-live é zero. Esse método serve para redes nacionais e internacionais e para qualquer contrato com cláusula de aluguel percentual em que os números precisam ter qualidade de auditoria. Cada envio recebe carimbo de data e hora, exatamente o que o auditor pede na conciliação do aluguel percentual.

Os três métodos lado a lado

• Quem faz o trabalho: Manual, o gerente da loja. Semimanual, a exportação do PDV do lojista ou a matriz. Automatizado, o fornecedor de PDV ou a Vemco, uma única vez.
• Tempo por lojista: Manual, 2 minutos por envio. Semimanual, segundos por arraste ou nenhum com SFTP. Automatizado, cerca de 1 hora, uma única vez.
• Frequência: Manual, diária, semanal ou mensal. Semimanual, por hora ou por dia. Automatizado, no ritmo em que o PDV envia.
• Risco de formato: Manual, erros de digitação capturados pela validação. Semimanual, mudanças de coluna capturadas no mapeamento. Automatizado, nenhum após o go-live.
• Melhor para: Manual, pequenos independentes. Semimanual, redes regionais. Automatizado, grandes redes e contratos com aluguel percentual.

O ponto da comparação não é escolher o melhor método. É que um shopping de 150 lojas é composto por esses três segmentos ao mesmo tempo, e rodar os três métodos simultaneamente, no mesmo empreendimento, é o que leva a taxa de envio ao nível em que o aluguel percentual pode ser faturado sem cobrança manual. No VemTenant, que faz parte da plataforma da Vemco desde 2013, os três métodos convivem em um único shopping por definição de projeto.

O que acontece depois que o dado entra

Por qualquer porta que o dado tenha entrado, ele cai em um só lugar, com as mesmas categorias, horários de funcionamento e prazos. Envios faltantes aparecem na tela de status de reporte, com um botão que lembra de uma vez todos os atrasados. O dia médio de envio no mês é acompanhado, o que permite ver se a operação está melhorando ou apenas oscilando. E o lojista vê os próprios números de volta imediatamente: tendência de receita, ranking na categoria, índice contra a filial e contra o shopping. Esse retorno imediato é o que mantém o dado chegando. Lojista que só entrega número e nunca recebe nada de volta para de entregar.

Ordem de implantação que funciona

1. Segmente a lista de lojistas por capacidade de PDV, não por tamanho. Pergunte a cada um se o PDV exporta um arquivo diário e se o fornecedor tem API.

2. Comece as grandes redes pela API. Uma hora cada, e elas carregam a maior exposição de aluguel percentual.

3. Migre os que exportam arquivo para SFTP ou arrastar e soltar no segundo mês.

4. Dê a todos os demais o aplicativo, com prazo definido e um ranking que eles possam ver.

5. Acompanhe a taxa de envio semanalmente durante o primeiro trimestre.

Perguntas frequentes

Um lojista pode usar dois métodos? Sim. Uma rede pode rodar a API para as vendas diárias e usar o aplicativo para corrigir um único dia.

E se o fornecedor de PDV se recusar a integrar? Use SFTP. Praticamente todo PDV consegue agendar uma exportação.

O shopping precisa de sensores para isso? Não. A coleta de faturamento funciona sozinha. Adicionar o VemCount nas fachadas das lojas acrescenta taxa de captura e conversão aos mesmos relatórios, com precisão contratual mínima de 96 por cento, tipicamente entre 98 e 99 por cento quando as condições de iluminação, layout da loja e comportamento dos visitantes permitem.

A Vemco Group é uma empresa dinamarquesa de software fundada em 2005 em Fredericia, com mais de 20 anos de contagem de pessoas e analytics, mais de 55.000 instalações em mais de 98 países e mais de 800 shopping centers atendidos, a maioria combinando contagem de fluxo e reporte de lojistas. Uma aquisição recente adicionou gestão de propriedades à plataforma. Veja os três métodos em uma única tela e o status de reporte que acompanha tudo em vemcogroup.com/pt/produtos/vemtenant.

Quer saber quantos dos seus lojistas caberiam em cada um dos três métodos e em quanto tempo a taxa de envio chegaria ao nível de faturar o aluguel percentual sem cobrança manual? Fale com a equipe da Vemco em vemcogroup.com/contact-us e traga a sua lista de lojistas para a conversa.