Tres formas de recopilar la facturación de los inquilinos, y por qué un centro comercial las necesita todas

La recopilación de la facturación de los inquilinos es el proceso de llevar las cifras de ventas de cada tienda al sistema del propietario, a tiempo y en un único formato, para que la renta variable, el benchmarking y el análisis de marketing trabajen con datos completos. El método importa menos que la regla: cada inquilino recibe un método que no le cuesta nada mantener.

Esa regla suena obvia y, sin embargo, es donde fracasa la mayoría de los proyectos. Casi todos los centros comerciales que intentaron automatizar el reporte de facturación eligieron un único método y pidieron a 150 retailers distintos que se adaptaran a él. La cadena internacional con un equipo central de POS considera insultante un portal manual. La cafetería independiente con una caja registradora no puede hacer una API. La cadena regional intermedia exporta un Excel cada noche y no quiere volver a teclearlo. El resultado es siempre el mismo: un tercio de los inquilinos reporta a tiempo, un tercio tarde y un tercio solo cuando se le amenaza. Alguien en administración pasa la segunda semana de cada mes persiguiendo cifras y volviendo a introducirlas, y la factura de renta variable sale con huecos.

No es un problema aislado. Como señala Chainels, los datos de facturación todavía se recopilan de forma generalizada mediante hojas de cálculo y correo electrónico, un proceso propenso a errores y que consume tiempo, y muchos inquilinos simplemente olvidan reportar a tiempo. En el otro extremo, Gray Matter Software documenta que automatizar el reporte de ventas puede reducir el tiempo de consolidación y conciliación de datos hasta en un 80 por ciento y acortar los ciclos de facturación de semanas a días. La diferencia entre ambos escenarios no es la tecnología en sí, sino cómo se despliega frente a una cartera heterogénea de inquilinos.

Método 1: manual, en dos minutos

El gerente de la tienda abre la app o el portal web de VemTenant, selecciona la tienda y el periodo, y teclea las transacciones del día, las unidades, la facturación y las horas de personal. La frecuencia puede ser diaria, semanal o mensual, según lo que establezca el contrato de arrendamiento. La pantalla es un calendario con una fila por día, así que el gerente ve de un vistazo qué falta. El esfuerzo ronda los dos minutos por envío. Encaja con independientes, operadores de food court y pequeñas cadenas sin capacidad de exportación.

Método 2: semimanual, arrastrar y soltar o SFTP

El inquilino exporta las ventas de su POS como Excel o CSV y lo suelta en el portal, o la central empuja el fichero a una carpeta SFTP cada hora o cada noche. VemTenant mapea las columnas una sola vez en la configuración y a partir de ahí carga el fichero automáticamente. El esfuerzo es la exportación que ya ejecutan más un arrastre, o nada una vez programado el trabajo SFTP. Es el método adecuado para cadenas regionales y para cualquier inquilino cuyo POS exporta pero no dispone de API pública.

Método 3: totalmente automatizado por API

VemTenant se conecta a la API del proveedor de POS, o el proveedor de POS empuja las ventas directamente a la plataforma de Vemco a través de la API REST de Vemco. Tras la puesta en marcha, los datos llegan solos. El esfuerzo es aproximadamente una hora de trabajo de integración por inquilino, una sola vez, realizada por Vemco o por el proveedor de POS. Para el centro comercial, cero esfuerzo después del arranque. Encaja con cadenas nacionales e internacionales y con cualquier contrato con cláusula de renta variable donde las cifras deben tener calidad de auditoría.

Los tres métodos, comparados

• Quién hace el trabajo: Manual: el gerente de la tienda. Semimanual: la exportación del POS del inquilino o su central. Automatizado: el proveedor de POS o Vemco, una sola vez.
• Tiempo por inquilino: Manual: 2 minutos por envío. Semimanual: segundos por arrastre, o nada con SFTP. Automatizado: aproximadamente 1 hora, una sola vez.
• Frecuencia: Manual: diaria, semanal o mensual. Semimanual: cada hora o cada día. Automatizado: según lo envíe el POS.
• Riesgo de formato: Manual: errores de tecleo detectados por la validación. Semimanual: cambios de columnas detectados en el mapeo. Automatizado: ninguno tras la puesta en marcha.
• Mejor para: Manual: pequeños independientes. Semimanual: cadenas regionales. Automatizado: cadenas y contratos con renta variable.

El sentido de esta comparación es simple: un centro comercial de 150 inquilinos no es un colectivo, son tres segmentos. Ejecutar los tres métodos a la vez, en el mismo sistema, es lo que lleva la tasa de envío al punto en que la renta variable se puede facturar sin persecución.

Qué pasa cuando el dato ya está dentro

Sea cual sea la puerta por la que entró, cada cifra aterriza en un único lugar con las mismas categorías, horarios de apertura y plazos. Los envíos pendientes se marcan en la pantalla de estado de reportes, con un botón para recordar a todos los que van tarde. El sistema rastrea el día medio del mes en que se envían los datos, y cada envío queda sellado con fecha y hora, que es exactamente lo que pide el auditor en la conciliación de renta variable. Y el inquilino ve sus propios números de vuelta de inmediato: tendencia de ingresos, ranking dentro de su categoría, índice frente a su cadena y frente al centro. Eso es lo que mantiene el flujo de datos vivo. Una observación de quien ha implantado esto varias veces: los inquilinos que ven su ranking dejan de retrasarse solos; el recordatorio automatizado importa menos que el espejo.

Orden de despliegue recomendado

• 1. Segmente la lista de inquilinos por capacidad de POS, no por tamaño. Pregunte a cada uno si su POS puede exportar un fichero diario y si su proveedor tiene API.
• 2. Empiece con las cadenas por la API: una hora cada una y concentran la mayor exposición a renta variable.
• 3. Pase a los exportadores a SFTP o arrastrar y soltar en el segundo mes.
• 4. Entregue al resto la app, con un plazo y un ranking que puedan ver.
• 5. Mida la tasa de envío cada semana durante el primer trimestre.

Preguntas frecuentes

¿Puede un inquilino usar dos métodos? Sí. Una cadena puede ejecutar la API para las ventas diarias y usar la app para corregir un día concreto.

¿Y si el proveedor de POS se niega a integrarse? Use SFTP. Casi cualquier POS puede programar una exportación.

¿Necesita el centro sensores para esto? No. La recopilación de facturación funciona por sí sola. Añadir VemCount en las entradas de las tiendas suma tasa de captura y conversión a los mismos informes.

Vemco Group, empresa danesa de software fundada en 2005 en Fredericia, lleva más de 20 años en conteo de personas y analítica, con más de 55.000 instalaciones en más de 98 países. Más de 800 centros comerciales usan la plataforma, la mayoría combinando conteo de tráfico y reporte de inquilinos. VemTenant forma parte de la plataforma desde 2013, y una adquisición reciente añadió la gestión de propiedades al mismo entorno. Vea los tres métodos en una sola pantalla y el estado de reportes que los acompaña, o hable con nuestro equipo sobre cómo segmentar su lista de inquilinos y arrancar por las cadenas con mayor exposición a renta variable.