Três formas de coletar o faturamento dos lojistas, e por que um shopping precisa de todas elas

A coleta de faturamento dos lojistas é o processo de trazer os números de vendas de cada loja para o sistema da administradora, no prazo e em um formato único, para que o aluguel percentual, o benchmarking e a análise de marketing rodem sobre dados completos. O método importa menos do que a regra central: cada lojista recebe um método que não lhe custa nada manter.

Essa regra é ignorada na maioria dos projetos que fracassam. O erro clássico é escolher um único método e pedir que 150 varejistas diferentes se adaptem a ele. A rede internacional com equipe central de PDV acha um portal manual quase ofensivo. O café independente com uma caixa registradora simples não tem como fazer uma API. A rede regional no meio do caminho já exporta um Excel toda noite e não quer digitar tudo de novo. O resultado é previsível: um terço dos lojistas reporta no prazo, um terço reporta atrasado e um terço só reporta quando ameaçado. Alguém no financeiro passa a segunda semana de cada mês cobrando e redigitando números, e a fatura do aluguel percentual sai com lacunas.

Isso não é uma dor exclusiva do Brasil. A Chainels aponta que os dados de faturamento ainda são amplamente coletados por planilhas e e-mail, um processo sujeito a erros e demorado, e que muitos lojistas simplesmente esquecem de reportar no prazo. Do outro lado, a Gray Matter Software estima que automatizar o reporte de vendas pode reduzir o tempo de consolidação e conciliação de dados em até 80 por cento e encurtar ciclos de faturamento de semanas para dias. A diferença entre esses dois cenários não é tecnologia melhor: é aceitar que um shopping de 150 lojas são três segmentos de lojistas, não um.

Método 1: manual, em dois minutos

No VemTenant, o gerente da loja abre o aplicativo ou o portal web, seleciona a loja e o período e digita as transações do dia, unidades vendidas, faturamento e horas de equipe. A frequência pode ser diária, semanal ou mensal, conforme o contrato de locação define. A tela é um calendário com uma linha por dia, então não há dúvida sobre o que falta preencher. O esforço é de cerca de dois minutos por envio. Esse método serve para independentes, operadores de praça de alimentação e pequenas redes que não têm exportação de PDV. A validação na entrada captura erros de digitação antes que eles cheguem à fatura.

Método 2: semimanual, com arrastar e soltar ou SFTP

O lojista exporta as vendas do PDV como Excel ou CSV e arrasta o arquivo para o portal. Ou a matriz envia o arquivo para uma pasta SFTP a cada hora ou toda noite. O VemTenant mapeia as colunas uma única vez no setup e passa a carregar o arquivo automaticamente. O esforço para o lojista é a exportação que ele já executa mais um arraste, ou nada depois que o job de SFTP está agendado. É o método ideal para redes regionais e para qualquer lojista cujo PDV exporta dados mas não tem uma API pública. Esse segmento costuma ser subestimado: muitos lojistas de médio porte já têm uma exportação noturna configurada, e vale perguntar por ela.

Método 3: totalmente automatizado via API

O VemTenant se conecta à API do fornecedor de PDV, ou o fornecedor de PDV envia as vendas diretamente para a plataforma Vemco pela API REST da Vemco. Depois do setup, os dados chegam sozinhos. O trabalho de integração é de aproximadamente uma hora por lojista, feito uma única vez, pela Vemco ou pelo fornecedor de PDV. Para o shopping, o esforço após o go-live é zero. Esse método serve para redes nacionais e internacionais e para qualquer contrato com cláusula de aluguel percentual em que os números precisam ter qualidade de auditoria. Cada envio recebe carimbo de data e hora, exatamente o que o auditor pede na conciliação do aluguel percentual.

Os três métodos lado a lado

• Quem faz o trabalho: Manual, o gerente da loja. Semimanual, a exportação do PDV do lojista ou a matriz. Automatizado, o fornecedor de PDV ou a Vemco, uma única vez.
• Tempo por lojista: Manual, 2 minutos por envio. Semimanual, segundos por arraste ou nenhum com SFTP. Automatizado, cerca de 1 hora, uma única vez.
• Frequência: Manual, diária, semanal ou mensal. Semimanual, por hora ou por dia. Automatizado, no ritmo em que o PDV envia.
• Risco de formato: Manual, erros de digitação capturados pela validação. Semimanual, mudanças de coluna capturadas no mapeamento. Automatizado, nenhum após o go-live.
• Melhor para: Manual, pequenos independentes. Semimanual, redes regionais. Automatizado, grandes redes e contratos com aluguel percentual.

O ponto da comparação não é escolher o melhor método. É que um shopping de 150 lojas é composto por esses três segmentos ao mesmo tempo, e rodar os três métodos simultaneamente, no mesmo empreendimento, é o que leva a taxa de envio ao nível em que o aluguel percentual pode ser faturado sem cobrança manual. No VemTenant, que faz parte da plataforma da Vemco, os três métodos convivem em um único shopping por definição de projeto.

O que acontece depois que o dado entra

Por qualquer porta que o dado tenha entrado, ele cai em um só lugar, com as mesmas categorias, horários de funcionamento e prazos. Envios faltantes aparecem na tela de status de reporte, com um botão que lembra de uma vez todos os atrasados. O dia médio de envio no mês é acompanhado, o que permite ver se a operação está melhorando ou apenas oscilando. E o lojista vê os próprios números de volta imediatamente: tendência de receita, ranking na categoria, índice contra a filial e contra o shopping. Esse retorno imediato é o que mantém o dado chegando. Lojista que só entrega número e nunca recebe nada de volta para de entregar.

Ordem de implantação que funciona

1. Segmente a lista de lojistas por capacidade de PDV, não por tamanho. Pergunte a cada um se o PDV exporta um arquivo diário e se o fornecedor tem API.

2. Comece as grandes redes pela API. Uma hora cada, e elas carregam a maior exposição de aluguel percentual.

3. Migre os que exportam arquivo para SFTP ou arrastar e soltar no segundo mês.

4. Dê a todos os demais o aplicativo, com prazo definido e um ranking que eles possam ver.

5. Acompanhe a taxa de envio semanalmente durante o primeiro trimestre.

Perguntas frequentes

Um lojista pode usar dois métodos? Sim. Uma rede pode rodar a API para as vendas diárias e usar o aplicativo para corrigir um único dia.

E se o fornecedor de PDV se recusar a integrar? Use SFTP. Praticamente todo PDV consegue agendar uma exportação.

O shopping precisa de sensores para isso? Não. A coleta de faturamento funciona sozinha. Adicionar o VemCount nas fachadas das lojas acrescenta taxa de captura e conversão aos mesmos relatórios, com precisão contratual mínima de 96 por cento, tipicamente entre 98 e 99 por cento quando as condições de iluminação, layout da loja e comportamento dos visitantes permitem.

A Vemco Group é uma empresa dinamarquesa de software fundada em Fredericia, com mais de 20 anos de contagem de pessoas e analytics, mais de 55.000 instalações em mais de 98 países e mais de 800 shopping centers atendidos, a maioria combinando contagem de fluxo e reporte de lojistas. Uma aquisição recente adicionou gestão de propriedades à plataforma. Veja os três métodos em uma única tela e o status de reporte que acompanha tudo em vemcogroup.com/pt/produtos/vemtenant.

Quer saber quantos dos seus lojistas caberiam em cada um dos três métodos e em quanto tempo a taxa de envio chegaria ao nível de faturar o aluguel percentual sem cobrança manual? Fale com a equipe da Vemco em vemcogroup.com/pt/contato e traga a sua lista de lojistas para a conversa.