Vemco och Yardi: Koppla samman fastighetsförvaltning med analys av fysiska ytor

De flesta köpcentrum som kör Yardi har redan ordning på hyresavtal, ytor och debiteringar. Problemet uppstår en våning ner i datakedjan: när en hyresgäst byter namn, flyttar till en större lokal eller stänger, uppdateras Yardi – men analysplattformen bredvid gör det inte. Resultatet är att leasingteamet i november förhandlar omsättningshyra baserat på besöks- och försäljningsdata som fortfarande pekar på en butik som bytte enhet i mars. Det är exakt det glappet en riktig Yardi footfall-integration ska stänga, och det är vad kopplingen mellan VemTenant och Yardi är till för.

Data i två riktningar – uppsatt per kund

Yardi, med säte i USA, är en av världens ledande leverantörer av högpresterande mjukvara för fastighetsbranschen. Integrationen kopplar Yardi till VemTenant, Vemco Groups produkt för rapportering av hyresgästernas försäljning, och flyttar data i två riktningar. Den sätts upp per kund med ett kundspecifikt filformat och är därför inte automatiskt tillgänglig för alla Yardi-kunder.

Riktning ett: Yardi till Vemco. VemTenant importerar hyresgäst- och platsuppgifter, yta, öppningsdatum, status och kontakter från Yardi. Skapar ni en ny hyresgäst i Yardi, ändrar ett namn eller justerar kvadratmeter, följer ändringen med i importen tillsammans med öppningsdatum och status för lokalen. Teamet ändrar data en gång, i Yardi, och analyssidan tar över dem därifrån, så att hyresgästlistor inte behöver underhållas på två ställen.

Riktning två: Vemco till Yardi. VemTenant, Vemcos produkt för hantering av hyresgästernas omsättningsdata, exporterar den dagliga omsättningen för föregående månad till Yardi med fastighets- och hyresavtalskoder, försäljningstyp och datum. Omsättningsbaserade hyresavtal får därmed sitt dataunderlag in i samma system där hyran faktureras.

Varför enhetsbyten mitt i året är den verkliga stresstesten

En praktisk iakttagelse: det som ställer till det i kopplingar mellan förvaltningssystem och analys är sällan själva tekniken. Det är livscykelhändelserna. En hyresgäst byter från enhet 2.14 till 2.14–2.15 efter en sammanslagning. Ett hyresavtal omnumreras vid förlängning. En kedja byter juridiskt namn men behåller lokalen. När uppgifterna underhålls på två ställen kan varje sådan händelse skapa en föräldralös datarad – besöksräknaren fortsätter räkna på gamla enheten medan försäljningen rapporteras på den nya, och ingen upptäcker det förrän årsavstämningen av omsättningshyran spricker. När hyresgästuppgifter, yta, öppningsdatum och status importeras från Yardi utgår analysdatan från samma hyresgästregister, utan att någon behöver komma ihåg att uppdatera något på två ställen.

Besöksflöden plus försäljning per hyresgäst – underlaget som förändrar hyresförhandlingen

När fastighetsdata, besöksflöden och hyresgästförsäljning ligger i samma miljö förändras vilka frågor ni kan ställa. Inte "hur många besökare hade centrumet?" utan "vilka hyresgäster konverterar centrumets trafik sämst i förhållande till sin yta och sin hyra?" Det är två helt olika samtal i en förhandling.

• Omsättningshyra med ordning på underlaget: hyresgästernas försäljning rapporteras per dag i VemTenant, och föregående månads dagliga omsättning exporteras till Yardi.
• Leasingbeslut med bevis: footfall per zon kombinerat med försäljning per hyresgäst visar om en svag butik lider av dåligt läge eller dåligt utförande – avgörande för om ni ska omplacera, omförhandla eller säga upp.
• En sanningskälla: hyresgästuppgifter definieras i Yardi och återanvänds i VemTenant, vilket minskar manuell återinmatning mellan förvaltning och analys.

För portföljägare betyder det dessutom jämförbarhet. När alla fastigheter i portföljen använder samma datamodell – definierad en gång i Yardi – kan ni jämföra fångstgrad, försäljning per kvadratmeter och hyresbärkraft mellan centrum utan att först lägga två veckor på att harmonisera hyresgästlistor.

Datakvalitet ni kan skriva in i avtal

Besöksdata som ska användas i hyresförhandlingar och styrelserapportering måste tåla granskning. Vemco Group, ett danskt företag med mer än 20 års erfarenhet, driver en sensoragnostisk och öppen analysplattform som i dag räknar över 60 miljoner människor per dag på fler än 55 000 installationer i över 98 länder. Sensoragnostiken är viktig för just fastighetsägare: ni behöver inte riva ut befintliga räknare vid ett förvärv – plattformen tar emot data från den hårdvara som redan sitter i taket.

Om noggrannhet: Vemco garanterar kontraktuellt minst 96 procents räknenoggrannhet, och i praktiken ligger den typiskt på 98–99 procent när förutsättningarna – ljusförhållanden, butikslayout och besöksbeteende – tillåter. Den formuleringen är medvetet ärlig. Var skeptisk mot leverantörer som lovar en fast siffra oavsett miljö; ingen sensor räknar likadant i en glasentré i direkt solljus som i en jämnt belyst galleria.

Ekonomin: färre system, inte fler

En vanlig invändning från portföljägare är "vi har redan för många system". Det är precis poängen. Er data ska inte leva i separata silos, och Vemco är inte tänkt att ersätta Yardi – det förstärker den investering ni redan gjort. I flera fall går kalkylen åt andra hållet: en kund ersatte Salesforce med Vemco och sparade cirka 500 000 US-dollar per år enbart i licenskostnader. Lägg till att timmarna för manuell inmatning och avstämning mellan system minskar, så blir affärscaset lättare att räkna på.

Räkna själv på er egen portfölj: hur många timmar per månad lägger förvaltning och ekonomi i dag på att jaga försäljningsrapporter från hyresgäster, mata in dem manuellt och stämma av mot avtalen i Yardi? Multiplicera med antal fastigheter. Det är den tysta kostnaden som integrationen är till för att minska.

Så kan en driftsättning gå till

Eftersom Yardi förblir masterdatakällan börjar arbetet inte med att bygga nya register utan med att mappa det som redan finns: fastigheter, enheter, hyresgäster och avtal. Filformatet och uppsättningen bestäms för varje kund. Därefter kopplas besöksräknarna – befintliga eller nya – mot samma struktur, och VemTenant tar emot hyresgästernas försäljning. Från den punkten importeras hyresgästuppgifterna från Yardi, och föregående månads dagliga omsättning exporteras till Yardi. Vårt råd till leasingteam är att börja använda kombinationen footfall plus försäljning i nästa omförhandlingscykel snarare än att vänta på ett "perfekt" dashboard.

Kör ni redan er portfölj på Yardi? Koppla ihop det med Vemco och kombinera fastighetsdata med besöksflöden, hyresgästförsäljning och beläggningsanalys – utan dubbelarbete och utan att byta ut något ni redan har. Kontakta oss på vemcogroup.com/contact-us så visar vi hur integrationen kan sättas upp mot just er Yardi-uppsättning.