Vemco og Yardi: Forbind ejendomsadministration med analyse af fysiske rum

De fleste porteføljer, der kører på Yardi, har allerede styr på lejekontrakter, arealer og faktureringsflows. Det, der mangler, er sjældent flere ejendomsdata – det er koblingen til, hvad der faktisk sker i de fysiske rum: hvor mange mennesker der kommer ind, hvad de enkelte lejere omsætter for, og hvordan de to tal hænger sammen pr. kvadratmeter. Den kobling er præcis, hvad en Yardi footfall integration handler om, og det er her, forskellen mellem en god og en middelmådig genforhandling af leje ofte afgøres.

Yardi, med hovedsæde i USA, er en af verdens førende leverandører af højtydende softwareløsninger til ejendomsbranchen. Yardi er bygget til ejendomsadministration. Vemco Group, en dansk virksomhed med mere end 20 års erfaring, tæller besøgende og analyserer konverteringsrater i for eksempel et shoppingcenter med en sensor-agnostisk, åben analyseplatform, der i dag tæller over 60 millioner mennesker dagligt på mere end 55.000 installationer i over 98 lande. Pointen med integrationen er ikke at erstatte Yardi, men at få mere ud af den investering, I allerede har lavet. Integrationen forbinder Yardi med VemTenant, Vemco Groups produkt til rapportering af lejeromsætning, og sættes op for den enkelte kunde med et kundespecifikt filformat, så den er ikke automatisk tilgængelig for alle Yardi-kunder.

Data i to retninger – og hvorfor retningen betyder noget

Integrationen mellem VemTenant og Yardi flytter data i to retninger, og det er værd at forstå, hvad hver retning konkret gør for jeres drift.

Retning 1 – fra Yardi til Vemco: VemTenant importerer lejer- og lokationsoplysninger, areal, åbningsdato, status og kontaktpersoner fra Yardi. Opretter I en ny lejer i Yardi, ændrer et navn eller justerer antal kvadratmeter, kommer ændringen med i importen sammen med åbningsdato og status for lejemålet. Jeres team ændrer data ét sted, i Yardi, og analysesiden overtager dem derfra, så lejerlisterne ikke skal vedligeholdes to steder.

Retning 2 – fra Vemco til Yardi: VemTenant, Vemcos produkt til styring af lejeromsætning, eksporterer den daglige omsætning for den foregående måned til Yardi med ejendoms- og lejekontraktkoder, salgstype og dato. For porteføljer med omsætningsbaseret leje betyder det, at tallene ikke skal tastes ind i Yardi i hånden.

Hvad det betyder for omsætningsbaseret leje

Alle, der har administreret turnover rent i praksis, kender problemet: lejerne indberetter omsætning for sent, i forskellige formater, og finansafdelingen bruger dagevis på afstemning før hver fakturering. Når lejeromsætningen indsamles gennem VemTenant, og den foregående måneds daglige omsætning eksporteres til Yardi, bliver omsætningsbaseret leje faktureret på ét samlet datagrundlag i stedet for på indberetninger i forskellige formater.

Og det er her, footfall-laget gør forskellen. Omsætning alene fortæller jer, hvad en lejer præsterer. Footfall pr. lejer fortæller jer hvorfor. En lejer med faldende omsætning men stigende besøgstal har et konverteringsproblem – det er lejerens ansvar. En lejer med faldende omsætning og faldende besøgstal kan have et placeringsproblem – det er potentielt jeres ansvar som udlejer, og det ændrer hele tonen i en genforhandling.

Leasingbeslutninger med data i stedet for mavefornemmelse

Når stamdata fra Yardi, footfall-tal og lejeromsætning ligger i samme platform, får leasingteamet konkrete forhandlingsværktøjer:

• Benchmark pr. zone: Sammenlign omsætning pr. besøgende på tværs af etager og fløje, så I ved, hvilke lejemål der reelt underpræsterer i forhold til den trafik, de får.
• Dokumentation ved genforhandling: En lejer, der argumenterer for lavere leje med henvisning til "dårlig beliggenhed", kan mødes med faktiske footfall-tal for netop det lejemål.
• Hurtigere onboarding: En ny lejer, der er oprettet i Yardi, kommer med i importen til VemTenant, så lejeren ikke skal oprettes to gange.
• Én sandhedskilde: Når asset managers, leasing og finans kigger på de samme tal, forsvinder de interne diskussioner om, hvis regneark der er det rigtige.

En praktisk observation

Det, der kan forsinke denne type projekter, er ikke kun teknikken – det er datakvaliteten i lejerstamdata. Hvis den samme kæde hedder tre forskellige ting i tre forskellige centre i jeres Yardi-miljø, eller hvis arealangivelser ikke er vedligeholdt efter ombygninger, arver analysen de fejl. Vores anbefaling er: ryd op i lejermatriklen i Yardi, før importen sættes i gang. Fordi lejerdata derefter kun vedligeholdes i Yardi, betaler den oprydning sig fremover – I skal ikke gøre det igen i to systemer.

Et andet punkt, budgetansvarlige bør kende: tælledataenes nøjagtighed. Vemco garanterer kontraktligt minimum 96 % tællenøjagtighed, og i praksis ligger den typisk på 98–99 %, når forholdene – belysning, butikslayout og besøgsadfærd – tillader det. Det tal står i kontrakten, ikke kun i salgsmaterialet, og det er den slags forpligtelse, I bør kræve af enhver leverandør, hvis data skal bruges som grundlag for lejefakturering.

Økonomien i at konsolidere

Den skjulte omkostning ved adskilte systemer er sjældent licenserne alene – det er timerne brugt på manuel genindtastning, afstemning og fejlretning mellem ejendoms- og analysesystemer. Men licenserne kan også være betydelige: en af Vemcos kunder erstattede Salesforce med Vemco og sparede omkring 500.000 US-dollars om året alene i licensomkostninger. Læg dertil de timer, der ikke længere bruges på at taste lejeromsætning ind i hånden, og businesscasen bliver konkret nok til at regne på – ikke bare et løfte om "bedre indsigt".

Fordi Vemco-platformen er sensor-agnostisk, er I heller ikke låst til bestemt tællehardware. Har I allerede sensorer installeret fra en tidligere leverandør, kan de i mange tilfælde genbruges – endnu en post, der ikke behøver stå i næste års budget.

Jeres data skal ikke bo i adskilte systemer

Yardi er og bliver rygraden i jeres ejendomsadministration – det ændrer integrationen ikke på. Det, den ændrer, er, at ejendomsdata, footfall og lejeromsætning holder op med at leve hver for sig. Stamdata vedligeholdes ét sted, den foregående måneds daglige omsætning eksporteres til Yardi, og leasingteamet får et beslutningsgrundlag, hvor trafik og omsætning kan læses side om side, lejemål for lejemål. Det er ikke en udskiftning af noget, I har – det er værdien af det, I allerede ejer, gjort større.

Kører I allerede jeres portefølje på Yardi? Forbind den med Vemco og kombiner ejendomsdata med footfall, lejeromsætning og belægningsanalyse – uden at vedligeholde lejerdata to steder. Kontakt os på vemcogroup.com/contact-us, så viser vi, hvordan integrationen kan sættes op med jeres egne lejerdata.