Tasa de ocupación: cómo medir el uso real de oficinas, tiendas y salas de reuniones

Un martes a las 10:30 la oficina parece llena: las mesas junto a las ventanas están ocupadas, hay cola en la máquina de café y las tres salas de reuniones grandes están reservadas hasta las 14:00. A las 15:30 del mismo día el 40 por ciento de los puestos está vacío y dos de esas salas reservadas nunca tuvieron a nadie dentro. Quien gestiona el inmueble ve la primera imagen y presupuesta en consecuencia. La tasa de ocupación real se parece mucho más a la segunda, y es la diferencia entre renovar un contrato de 4.000 m2 en el centro de Copenhague o negociar 2.800 con una planta flexible.

Qué cuenta y qué no cuenta como ocupación

La tasa de ocupación es el porcentaje de puestos o espacios que están en uso frente a la capacidad total, medido en un intervalo concreto. La definición es sencilla; el problema está en las tres palabras que la mayoría de los informes omite: en uso, capacidad e intervalo.

• En uso no es lo mismo que reservado. Una sala con reserva en el calendario y nadie dentro cuenta como ocupada para Outlook y como vacía para un sensor de ocupación. En oficinas danesas con reserva libre de salas es habitual que entre el 20 y el 30 por ciento de las reservas no se materialicen.
• Capacidad debe fijarse por tipo de espacio. Un puesto de trabajo tiene capacidad 1. Una sala de 8 plazas con dos personas dentro está ocupada al 100 por ciento como sala y al 25 por ciento como asientos. Hay que decidir cuál de las dos métricas gobierna la decisión antes de instalar nada.
• Intervalo cambia el resultado. Una ocupación de oficinas del 62 por ciento como media semanal puede esconder picos del 95 por ciento los martes y miércoles y valles del 30 por ciento los viernes. Para dimensionar puestos importa el percentil 90 de los días laborables, no la media.

Tres fuentes de datos, tres niveles de fiabilidad

Los datos de tarjetas de acceso son el punto de partida más barato. Dicen cuántas personas han entrado en el edificio, pero no en qué planta trabajan ni cuánto tiempo se quedan, y en muchos edificios de oficinas de Aarhus u Odense la puerta se mantiene abierta por cortesía y el registro pierde entre un 10 y un 25 por ciento de los accesos. Sirven para una primera estimación, no para una decisión de arrendamiento.

Los sensores de conteo en puertas y pasillos miden flujos: cuántas personas entran y salen de una planta, un ala o una tienda en cada franja horaria. Con buena iluminación y una geometría de paso limpia, la precisión alcanza típicamente entre el 98 y el 99 por ciento; el mínimo contractual que ofrecemos es del 96 por ciento, porque hay vestíbulos con contraluz, puertas giratorias o grupos que se detienen justo bajo el sensor donde no se puede prometer más. Es la herramienta adecuada para saber cuánta gente hay en una zona, no en qué silla.

Los sensores de ocupación por puesto o por sala, instalados bajo la mesa o en el techo, son los únicos que responden a la pregunta que de verdad interesa al facility manager: qué puestos se usan y qué salas se quedan vacías. Combinados con el conteo de flujos permiten calcular la utilización de espacios por planta, por departamento y por tipo de espacio sin pedir a nadie que fiche en una mesa.

Cómo calcular la tasa de ocupación de una oficina paso a paso

Tomemos una planta de 120 puestos y 6 salas de reuniones. Durante ocho semanas se registra, en intervalos de 15 minutos entre las 8:00 y las 17:00, cuántos puestos tienen presencia y cuántas salas tienen al menos una persona dentro.

• Ocupación de puestos en un intervalo = puestos con presencia ÷ 120. Si a las 10:30 del martes hay 97 puestos ocupados, la tasa es del 81 por ciento.
• Ocupación pico del día = el intervalo más alto. Ocupación media del día = media de los 36 intervalos.
• Para dimensionar, ordena los picos diarios de las ocho semanas y toma el percentil 90. Si ese valor es 92 puestos, la planta necesita unos 95 puestos con margen, no 120.
• Ocupación de salas de reuniones = intervalos con presencia ÷ intervalos disponibles. Compárala con la tasa de reserva del calendario: la diferencia es tu cifra de reservas fantasma.

Con esos 25 puestos sobrantes y un coste típico en el área metropolitana de Copenhague de entre 1.800 y 2.500 DKK por m2 al año, incluyendo gastos operativos, el argumento para una renegociación se escribe solo. Lo que no se escribe solo es la decisión de qué 25 puestos retirar; para eso hace falta el mapa de calor por zona, no el porcentaje global.

Tiendas: la ocupación como herramienta de personal, no de m2

En retail la capacidad no son sillas sino metros cuadrados de superficie de venta y, sobre todo, personal disponible. Una tienda de 300 m2 en un centro comercial con 45 personas dentro a las 16:00 del sábado y dos dependientes está, en la práctica, saturada aunque físicamente quepan 90. Aquí la tasa de ocupación se combina con el conteo de entradas para calcular visitantes por empleado en cada franja, que es la cifra que justifica un turno extra de 15:00 a 18:00 los sábados o un recorte de 9:00 a 11:00 los lunes. En los más de 800 centros comerciales donde medimos flujos, el patrón que más sorprende a los gerentes locales no es el pico del sábado, que todos conocen, sino lo plano que es el jueves por la tarde en comparación con lo que creían.

Ocupación y clima interior: el mismo sensor, dos decisiones

Arbejdstilsynet recomienda mantener el CO2 por debajo de 1.000 ppm en lugares de trabajo. Una sala de 8 plazas con 10 personas y la ventilación ajustada para 8 supera esa cifra en 20 minutos. Cuando la plataforma muestra ocupación, CO2 y temperatura en la misma pantalla, como hace VemSpace, el facility manager deja de recibir quejas difusas sobre "aire pesado" y empieza a ver qué salas se reservan sistemáticamente por encima de su capacidad y en qué horas. La misma serie de datos alimenta el informe ESG: energía de ventilación por persona presente, no por m2 construido, que es lo que cada vez más fondos inmobiliarios daneses piden a sus administradores.

Lo que aprende quien ya lo ha instalado

Una observación de obra que no aparece en las fichas técnicas: en las primeras dos semanas tras instalar sensores de ocupación, la tasa medida baja. No porque el sensor falle, sino porque la gente ha visto la instalación y, durante unos días, se comporta distinto: libera salas, no deja la chaqueta en una mesa que no usa. Hacia la tercera semana vuelve la rutina. Por eso conviene descartar las dos primeras semanas del periodo de medición y nunca presentar a dirección una cifra de referencia basada en menos de seis semanas de datos limpios.

Y una segunda: el aprovechamiento del espacio mejora más por retirar lo que sobra que por añadir lo que falta. Convertir dos salas de 12 plazas con ocupación de sala del 35 por ciento en cinco cabinas de 2 a 4 plazas suele elevar la ocupación de salas de reuniones por encima del 70 por ciento sin tocar un solo puesto de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la tasa de ocupación? Es el porcentaje de puestos, salas o superficie en uso real frente a la capacidad total, medido en un intervalo concreto. Se calcula con sensores de presencia y de conteo, no con reservas ni con tarjetas de acceso, porque esas fuentes miden intención o entrada, no uso.

¿Cómo se calcula la tasa de ocupación de una oficina? Se divide el número de puestos con presencia entre el total de puestos en cada intervalo de 15 minutos durante al menos seis semanas. Para dimensionar se usa el percentil 90 de los picos diarios, no la media, que siempre infravalora la demanda real de los días fuertes.

¿Qué sensores miden la ocupación? Los sensores de conteo en accesos miden cuántas personas entran y salen de una zona, con una precisión típica del 98 al 99 por ciento cuando la luz y el paso lo permiten y un mínimo contractual del 96. Los sensores de ocupación por puesto o sala detectan presencia en un espacio concreto y responden a qué se usa, no solo cuánto.

¿Cuál es una buena tasa de ocupación para oficinas? En oficinas danesas con trabajo híbrido, un pico del 70 al 85 por ciento en los días fuertes y una media semanal del 50 al 60 por ciento indican una planta bien dimensionada. Por encima del 90 por ciento de pico sostenido la gente deja de encontrar sitio; por debajo del 40 por ciento de media se está pagando alquiler por espacio vacío.

¿Cómo se relacionan ocupación y clima interior? El CO2 y la temperatura suben con el número de personas presentes, y la ventilación suele estar ajustada a la capacidad nominal, no a la real. Ver ocupación y CO2 juntos permite detectar salas usadas por encima de su capacidad y ajustar la ventilación por personas presentes, lo que reduce consumo y quejas al mismo tiempo.

Si tiene una renegociación de contrato, una reforma de planta o una auditoría de salas en el horizonte y quiere llegar con seis semanas de datos de ocupación reales en lugar de una encuesta interna, hable con nosotros y revisamos juntos qué combinación de conteo y sensores de presencia necesita su edificio.