Auslastung flexibler Büros erreicht Rekordwert von 85 Prozent (Savills Flexmark 2026): Was eine Vermietungsquote nicht verrät

Ein Freitagnachmittag in einem gut laufenden Flex-Center: Auf dem Dashboard des Betreibers steht eine hohe Vermietungsquote, auf dem Flur ist kaum jemand. Beide Bilder stimmen. Genau diese Lücke ist der Punkt, den die neue Flexmark-Studie von Workthere, der Flex-Office-Beratung von Savills, zwar nicht misst, aber sichtbar macht. Die Büroauslastung im Flex-Segment ist laut Flexmark 2026 auf einen Rekordwert von 85 Prozent gestiegen, der höchste Stand in sechs Jahren der Erhebung. Wer Budgets für Reinigung, Energie oder Flächenerweiterung freigibt, sollte wissen, was in dieser Zahl steckt und was nicht.

85 Prozent: Verkaufte Schreibtische, nicht benutzte Schreibtische

Die 85 Prozent sind eine Vertragsquote. Sie zählen Arbeitsplätze, die unter Mitgliedschaft oder Lizenz verkauft sind. Ob an diesen Plätzen am Dienstagvormittag jemand sitzt, sagt die Zahl nicht. Das Gleiche gilt für die Spitzenreiter der Studie: San Francisco mit 97 Prozent, Madrid mit 91, London und New York mit je 90 Prozent. Für den Betreiber ist das eine Umsatzkennzahl, und als solche ist sie exzellent. Für den Vermieter, der Betriebskosten plant, und für den Corporate-Mieter, der eine ganze Suite bezahlt, ist sie fast ohne Aussagekraft.

Die Studie liefert selbst einen Hinweis auf die tatsächliche Büronutzung: Die durchschnittliche Anwesenheit in flexiblen Büros stieg von rund drei Tagen pro Woche im Jahr 2022 auf 3,8 Tage im Jahr 2026, und 22 Prozent der Mitglieder kommen an fünf Tagen (2022: 16 Prozent). Allerdings sind das Befragungsergebnisse von 199 Betreibern aus 39 Ländern, also Einschätzungen der Betreiber, keine Zählungen pro Gebäude. Ein Betreiber mit vielen Standorten kennt die Zahl für sein Flaggschiff recht genau und für die kleineren Standorte vermutlich nicht.

Wo die Lücke zwischen Vertrag und Nutzung Geld kostet

Drei Stellen, an denen diese Lücke in der Praxis sichtbar wird:

• Betriebskosten nach Vertragsstand. Wer bei 85 Prozent Vermietung Reinigung, Klimatisierung und Catering für 85 Prozent Belegung einplant, zahlt an schwachen Tagen für leere Etagen. Die Flexmark-Daten zeigen 3,8 Tage pro Woche, also bleibt rechnerisch mehr als ein Tag pro Woche ungenutzt, verteilt über die Woche aber sehr ungleich.
• Große Suiten und lange Leerstände. Laut Studie werden 74 Prozent der Suiten mit 1 bis 25 Desks innerhalb von drei Monaten nachvermietet, während 53 Prozent der Suiten ab 26 Desks länger als vier Monate brauchen. Wer einem Corporate-Interessenten zeigen kann, wie die Nachbarflächen tatsächlich genutzt werden, verkauft eine bewiesene Umgebung, nicht ein Versprechen.
• Preisverhandlung mit Corporates. Corporates bleiben im Schnitt 3,9 Jahre, Start-ups und KMU 2,6 Jahre. 48 Prozent der nationalen Konzerne brauchen über 50 Desks, 23 Prozent der multinationalen Unternehmen über 200. Diese Mieter fragen beim ersten Verlängerungsgespräch, wie viele ihrer bezahlten Plätze ihr Team wirklich belegt. Hat der Betreiber die Antwort, führt er das Gespräch. Hat er sie nicht, führt es der Mieter.

Büroauslastung messen statt schätzen

Die echte Auslastung flexibler Arbeitsflächen entsteht aus zwei Schichten. Die erste ist anonymes People Counting am Eingang und pro Etage: Wie viele Personen sind zu welcher Stunde im Gebäude, an welchen Wochentagen, auf welchem Stockwerk. Daraus ergeben sich Spitzen und Täler, und daraus Öffnungszeiten, Reinigungsrhythmen und die Entscheidung, welche Etage außerhalb der Spitzenzeiten konsolidiert oder geschlossen werden kann. Die zweite Schicht ist die Belegung von Räumen und Schreibtischen über Sensoren. VemSpace misst die Belegung von Räumen und Schreibtischen und das Raumklima, und zeigt damit die Zahl, die jeder Betreiber kennt und selten belegen kann: den gebuchten Besprechungsraum, in dem niemand sitzt.

Vemco zählt seit 20+ Jahren Personen, mit 55.000+ Installationen in 98+ Ländern und 60+ Millionen gezählten Personen pro Tag. Die Zählgenauigkeit liegt typischerweise bei 98 bis 99 Prozent, vertraglich garantiert sind mindestens 96 Prozent, und der Support ist lokal. Breite Eingänge mit Gegenverkehr brauchen eine andere Sensorplatzierung als ein Drehkreuz, deshalb wird die Platzierung am Grundriss geplant.

Was Vermieter und Betreiber mit den Zahlen anfangen

76 Prozent der befragten Betreiber wollen in den nächsten zwölf Monaten expandieren, die Hälfte bevorzugt Management-Verträge als Wachstumsmodell. In einem Management-Vertrag teilen sich Eigentümer und Betreiber das Ergebnis, und damit auch die Frage, welche Zahl den Erfolg misst. Ein Eigentümer, der Occupancy Management pro Etage im Vertrag verankert, verhandelt über gemessene Präsenz statt über die Vermietungsquote des Betreibers. Für Berlin mit 936 US-Dollar und München mit 850 US-Dollar pro Desk und Monat im Prime-Segment ist das keine akademische Frage: Bei diesen Preisen zahlt der Mieter für Tage, an denen er nicht kommt, und früher oder später rechnet er das nach. Dass 67 Prozent der Betreiber in den nächsten fünf Jahren mehr KI im Betrieb ihrer Flächen erwarten, macht saubere Messdaten zur Voraussetzung, nicht zur Kür.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Vermietungsquote und Nutzungsquote? Die Vermietungsquote zählt verkaufte Desks unter Vertrag, die 85 Prozent aus Flexmark 2026 sind so eine Zahl. Die Nutzungsquote zählt, wie viele dieser Desks und Räume an einem konkreten Tag oder zu einer konkreten Stunde tatsächlich belegt sind. Eine Suite kann zu 100 Prozent vermietet und am Freitag halb leer sein.

Wie messen Betreiber, wie viel einer vermieteten Fläche wirklich genutzt wird? Mit anonymen Personenzählern an Eingängen und Etagen sowie Belegungssensoren an Schreibtischen und in Räumen. Die Zählung liefert Spitzentage und -stunden pro Gebäude, die Sensoren zeigen gebuchte, aber leere Räume. Zusammen ersetzen sie Befragungswerte wie die 3,8 Anwesenheitstage durch gemessene Zahlen.

Warum sind Belegungsdaten für Flex-Betreiber wichtig? Sie belegen gegenüber Corporate-Mitgliedern, die im Schnitt 3,9 Jahre bleiben, den Wert der Fläche mit Zahlen statt mit Eindrücken. Bei der Nachvermietung großer Suiten, die laut Studie oft über vier Monate dauert, zeigt der Betreiber Interessenten eine gemessene Nutzung der Nachbarflächen. Und er bepreist Flächen nach tatsächlicher Nachfrage pro Tag und Etage.

Welche Daten brauchen Vermieter, um Öffnungszeiten und Services festzulegen? Personenzahl pro Stunde und Wochentag je Eingang und Etage, dazu die Belegung von Räumen und Desks. Daraus folgen Reinigungsintervalle, Catering-Mengen, Klimatisierung und die Frage, welche Etagen außerhalb der Spitzenzeiten zusammengelegt werden. Das Raumklima aus denselben Sensoren zeigt, ob die Lüftung zur realen Präsenz passt.

Wenn Sie wissen möchten, wie viel Ihrer zu 85 Prozent vermieteten Fläche an den einzelnen Wochentagen tatsächlich genutzt wird, und welche Etagen Sie außerhalb der Spitzenzeiten schließen könnten, buchen Sie eine Demo. Wir zeigen Ihnen anhand Ihres Grundrisses, wo Zähler und Belegungssensoren sitzen müssen, damit die Zahl auf dem Dashboard mit dem Flur übereinstimmt.