Fastighetssystem pris: prismodeller, total kostnad och ROI

Tre offerter ligger på bordet. Den första prissätter per förvaltat objekt, den andra per kvadratmeter och den tredje per användare med fyra tillvalsmoduler. Ingen av dem nämner migrering av avtal. Ekonomichefen ska presentera en jämförelse för ledningsgruppen på torsdag och inser att siffrorna inte går att ställa bredvid varandra. Den som söker på fastighetssystem pris hamnar oftast här: med tre olika logiker och ingen gemensam nämnare. Den här artikeln ger dig nämnaren – vilka prismodeller som finns, vad som driver kostnaden, hur du räknar total ägandekostnad över tre år och hur du bygger en ROI-kalkyl som styrelsen inte kan avfärda.

Om du först behöver en bild av vad systemen gör och vilka funktioner som finns, läs vår kompletta guide till fastighetsförvaltningssystem. Här förutsätter vi att du redan vet det och går direkt på pengarna.

Fastighetssystem pris: fyra prismodeller du kommer att möta

Leverantörerna på den svenska marknaden använder i huvudsak fyra modeller, ibland i kombination. Det gäller oavsett om ni kallar det hyressystem, fastighetssystem eller förvaltningssystem fastigheter – logiken är densamma.

• Per objekt eller enhet. Priset följer antalet lägenheter, lokaler eller hyresavtal. Förutsägbart för bostadsportföljer, men dyrt för den som har många små avtal med låg hyra, som förråd eller parkeringsplatser. Fråga alltid hur de räknas.
• Per kvadratmeter. Vanligt för kommersiella bestånd. Gynnar den som har få men stora avtal, missgynnar handelsfastigheter med många små enheter på liten yta.
• Per användare. Billigt att komma igång, men kostnaden växer varje gång en förvaltare, en controller eller en extern konsult behöver läsbehörighet. Begär pris på läskonton separat.
• Per modul. Baspaket plus tillval för hyresavisering, felanmälan, hyresgästportal, omsättningshyra, rapportering och integrationer. Här uppstår de flesta överraskningarna – det som demonstrerades på visningen visar sig ligga i en modul som inte ingår.

Ovanpå detta skiljer sig betalningsformen: prenumeration i molnet med allt inkluderat, eller engångslicens för lokal installation med årligt underhåll på en andel av licensvärdet. Prenumeration ger lägre tröskel och högre löpande kostnad; engångslicens ger det omvända plus egen drift och egna uppgraderingar. Räkna båda över samma tidshorisont innan du jämför.

Det som faktiskt driver priset

Oavsett modell styrs slutsumman av ett fåtal faktorer. Antalet juridiska enheter och bolag som ska konsolideras är en, eftersom varje bolag ofta kräver egen uppsättning och egen koppling till ekonomisystemet. Antalet integrationer är en annan: ekonomisystem, bank, e-signering, passersystem, energiuppföljning och besöksräkning är separata kopplingar som prissätts var för sig. Komplexiteten i avtalen är en tredje – omsättningsbaserade hyror, indexklausuler med olika basmånader och golv samt optioner kräver konfiguration som enkla bostadsavtal inte gör. Lägg till supportnivå, antal utbildningstillfällen och om leverantören eller ni själva ansvarar för datamigreringen.

En praktisk följd: skicka samma underlag till alla leverantörer – antal bolag, antal avtal per typ, lista över integrationer och antal användare per roll. Då tvingar du fram offerter som går att ställa bredvid varandra, oavsett vilken prismodell de bygger på.

Total ägandekostnad över tre år

Licensen är den synliga delen. En erfarenhetsbaserad tumregel från implementeringar av system för kommersiella hyresavtal är att datamigrering, integration mot ekonomisystem, utbildning och intern tid under de första sex månaderna tillsammans brukar motsvara ungefär första årets licenskostnad. Räkna därför med följande poster när du bygger den totala kostnaden:

• Licens eller prenumeration, inklusive prisjustering år två och tre – fråga om indexering är kopplad till KPI eller till leverantörens egen prislista.
• Migrering per avtal, med särskild tid för att en person med juridisk läsförmåga kodar indexklausuler korrekt. Två avtal som båda säger "KPI-justering årligen" kan ha olika basmånad, golv och avrundning. Fel här fakturerar fel i åratal.
• Integrationer, uppsättning per bolag och eventuell anpassning av rapportmallar till ägare och långivare.
• Intern tid: förvaltare och controller som dubbelarbetar under parallelldrift, samt den som äger beslutet om vad som är avtalets "sanning" – PDF:en eller fälten i systemet.
• Utträdeskostnad: vad kostar det att få ut sin data i användbart format om ni byter om fem år? Ska stå i avtalet.

Så räknar du ROI – ett exempel med öppna antaganden

Siffrorna nedan är antaganden för att visa metoden, inte priser från någon leverantör. Byt ut dem mot era egna. Modellen har tre kolumner: dagens kostnad för problemet, förväntad förbättring och antagandet bakom. Gör antagandena konservativa – det är dem styrelsen kommer att ifrågasätta.

Antagen portfölj: 40 000 kvadratmeter kommersiell yta, blandat kontor och handel. Antagen total kostnad år ett: licens på 300 000 kronor plus lika mycket i införande, totalt 600 000 kronor; år två och tre enbart licens.

• Missad indexuppräkning. Antagande: systemet fångar en enda bortglömd uppräkning på 3 procent på ett avtal om 2 miljoner kronor per år. Effekt: 60 000 kronor årligen, som dessutom ligger kvar i basen under hela avtalstiden.
• Kortare vakanstid. Antagande: två omsättningar per år i lokaler om 300 kvadratmeter med hyra 1 500 kronor per kvadratmeter, och uthyrningen startar fyra veckor tidigare eftersom vakansen syns tolv månader i förväg. Effekt: 450 000 kronor i årshyra per lokal, fyra veckor motsvarar cirka 35 000 kronor, gånger två blir cirka 70 000 kronor per år.
• Rapporteringstid. Antagande: controller och förvaltare lägger 120 timmar per år på kvartalsrapporter till ägare och bank samt frågor om enskilda avtal, till en intern timkostnad på 800 kronor, och systemet halverar tiden. Effekt: 48 000 kronor per år.

Summan blir cirka 178 000 kronor per år i dessa tre poster, mot en total kostnad på 600 000 kronor år ett och 300 000 kronor åren därefter. Räknat så här är systemet inte återbetalt på tre år – och det är poängen med övningen. Antingen hittar ni fler konkreta poster i era egna avtal (gå igenom de senaste 24 månadernas förfallodatum och notera varje datum som passerade utan åtgärd), eller så är kostnaden för hög för portföljens storlek. Båda slutsatserna är värdefulla före beslutet, inte efter.

Omsättningshyra: posten som ofta vänder kalkylen

I köpcentrum och handelsplatser bygger fakturan på hyresgästens egen omsättningsrapport, och rapporten säger inget om huruvida siffran är rimlig. Här behövs en andra datakälla. Vemco Groups VemTenant samlar in butikernas försäljningsrapporter och jämför dem mellan hyresgäster och perioder, medan VemCount levererar besöksflödet till samma yta. Besöksräkningen har en kontraktuell lägsta noggrannhet på 96 procent och ligger i typfallet på 98 till 99 procent när belysning, entrélayout och besökarbeteende tillåter det. När en butik rapporterar fallande omsättning samtidigt som besökarna ökar med tio procent har förvaltaren ett underlag för ett samtal och ofta för en korrigering. I VemLease ligger avtalsvillkor, förnyelsedatum och vakansuppföljning, så att omsättningsdata och avtalsdata kan läsas tillsammans inför omförhandling. I ROI-kalkylen lägger du in detta som en egen rad med ett konservativt antagande om hur stor andel av omsättningshyran som i dag underrapporteras – och följer upp mot verkligt utfall efter tolv månader.

Vanliga frågor

Varför vill leverantörer sällan ange ett fastighetssystem pris på hemsidan? Därför att kostnaden styrs av antal bolag, avtalstyper, integrationer och moduler snarare än av en fast prislista. Ett seriöst svar kräver ert underlag, men en leverantör ska ändå kunna ge intervall och en uppskattning av migreringsarbete per avtal. Kan de inte det har de sannolikt inte gjort det tillräckligt många gånger.

Är molnprenumeration eller engångslicens billigast? Det beror på tidshorisonten och på vad er egen drift kostar. Prenumeration har lägre startkostnad men högre löpande avgift, medan egen installation kräver servrar, uppgraderingar och intern IT-tid som sällan syns i offerten. Räkna båda alternativen över minst tre år med samma poster.

Hur följer jag upp att kalkylen höll? Bestäm redan före avtalstecknande vilka tre nyckeltal som ska mätas efter tolv månader, till exempel antal fakturerade indexuppräkningar, genomsnittlig vakanstid i veckor och timmar per kvartalsrapport. Jämför med nolläget ni dokumenterade före införandet. Ett system som inte kan visa sin avkastning i era egna siffror efter ett år har införts fel eller valts fel.

Vill du räkna på er portfölj med era egna förfallodatum, vakanser och omsättningsavtal i stället för antaganden? Kontakta Vemco Group så går vi igenom var avtalsdata, omsättningsrapporter och besöksflöden kan ge mätbar avkastning och tar fram en kalkyl ni kan presentera internt.