Ejendomsadministration pris: prismodeller, TCO og ROI

Tre tilbud ligger på bordet før budgetmødet. Det ene er prissat pr. lejemål pr. måned, det andet pr. bruger pr. år, og det tredje består af en licens plus fire moduler, hvoraf to tilsyneladende er nødvendige for, at det første virker. Økonomichefen spørger, hvad det samlet set koster over fem år, og ingen i lokalet kan svare. Det er den situation, de fleste står i, når de søger på ejendomsadministration pris: tallene findes, men de kan ikke sammenlignes, og det, der kommer til at koste mest, står slet ikke i tilbuddene. Denne artikel handler kun om det: prismodeller, de samlede omkostninger og en ROI-beregning, du kan fylde ud med dine egne tal. Vil du have det brede overblik over funktioner og typer af systemer, finder du det i vores komplette guide til software til ejendomsadministration.

Ejendomsadministration pris: de fire prismodeller, du vil møde

Pris på software til ejendomsadministration følger næsten altid én af fire logikker, og hver af dem favoriserer en bestemt type portefølje.

• Pr. lejemål eller enhed. Prisen vokser med antallet af kontrakter. Fordelagtig for erhvervsporteføljer med få, store lejemål. Dyr for boligoperatører med hundredvis af korte kontrakter, hvor hver enhed tæller, uanset hvor lille den er.
• Pr. kvadratmeter. Det modsatte billede. Attraktiv for boligporteføljer med mange små enheder, dyr for logistik- og storbutiksejendomme, hvor én kontrakt dækker tusindvis af kvadratmeter.
• Pr. bruger. Billig i starten, når tre personer arbejder i systemet. Prisen stiger, i det øjeblik ejendomsinspektører, udlejningsansvarlige og bestyrelsen også skal have adgang til rapporter. Spørg altid, om læseadgang koster det samme som fuld adgang.
• Grundlicens plus moduler. Her er det afgørende at få skrevet ned, hvilke moduler der er nødvendige for at løse din konkrete opgave. Kontraktstyring, indeksering, omsætningsrapportering og besøgsdata kan være adskilte moduler eller ét samlet produkt afhængigt af leverandør.

Den eneste måde at sammenligne modellerne på er at omregne alle tilbud til én årlig omkostning for din portefølje, som den ser ud i dag, og som den forventes at se ud om tre år. En portefølje, der vokser fra 80 til 200 lejemål, kan flytte sig fra den billigste til den dyreste model uden at skifte leverandør.

De omkostninger, der ikke står i tilbuddet

Den største omkostning i et projekt med software til ejendomsadministration er ikke licensen. Det er datamigreringen, og mere præcist arbejdet med at læse og strukturere de eksisterende lejekontrakter. I en portefølje med 200 lejemål er der typisk 15 til 20 procent, hvor det underskrevne tillæg ikke stemmer med det gamle system, eller hvor optionsvilkårene kun findes i en mail fra en tidligere advokat. Den oprydning tager uger, kan ikke automatiseres helt og skal budgetteres som en separat post med interne timer og eventuelt ekstern hjælp.

De øvrige poster, der skal med i de samlede omkostninger over fem år, er:

• Implementering og opsætning. Ofte et engangsbeløb, men spørg om det inkluderer opsætning af indekseringsregler og rapportskabeloner eller kun selve installationen.
• Integrationer. Kobling til økonomisystem, bank og eventuelt betalingsløsninger. Hver integration har en etableringspris og en løbende vedligeholdelse.
• Hardware. Skal besøgstal indgå i grundlaget for lejeforhandlinger, kræver det tællesensorer ved indgangene. Det er en investering, der skal afskrives separat og ikke må gemmes i softwarebudgettet.
• Uddannelse og tabt arbejdstid. De første tre måneder kører de fleste parallelt med det gamle regneark. Den tid er reel og skal regnes med.
• Prisregulering. Få den årlige regulering af licensen skrevet ind i kontrakten. En licens, der følger nettoprisindekset, er noget andet end én, der kan justeres frit.

Et regneeksempel med tydeligt mærkede antagelser

Brug ikke leverandørens ROI-kalkulator. Byg i stedet fire linjer i et regneark og fyld dem med tal fra din egen portefølje for de seneste tre år. Nedenfor er et eksempel. Alle tal er antagelser til illustration, ikke en prognose og ikke et tilbud. Udskift dem med dine egne.

• Linje 1, tomgang. Antagelse: 12 fraflytninger om året, i gennemsnit 90 tomgangsdage, daglig leje 1.500 kr. Årligt tab: 1.620.000 kr. Konservativt forbedringsmål på 15 procent giver en gevinst på 243.000 kr.
• Linje 2, indeksering. Antagelse: samlet årlig leje 60 mio. kr., hvoraf 10 procent af kontrakterne er indekseret 2 procentpoint for lavt. Årligt tab: 120.000 kr. Antag, at halvdelen af hullet lukkes: 60.000 kr.
• Linje 3, genforhandlinger. Antagelse: 8 genforhandlinger om året med en gennemsnitlig forskel på 50.000 kr. mellem opnået leje og markedsleje. Potentiale: 400.000 kr. Antag, at en fjerdedel realiseres: 100.000 kr.
• Linje 4, rapportering. Antagelse: 30 timer om måneden til måneds- og kvartalsrapporter, timesats 600 kr. Årlig omkostning: 216.000 kr. Her kan du roligt være aggressiv, fordi tiden næsten forsvinder, når kontrakt-, omsætnings- og besøgsdata ligger ét sted. Antag 80 procent sparet: 172.800 kr.

Samlet årlig gevinst i eksemplet: 575.800 kr. Sæt nu dine egne samlede omkostninger for år ét ind, altså licens, implementering, migrering og interne timer, og divider med gevinsten. Får du et tal under to, holder business casen med konservative antagelser. Får du et tal over tre, skal du enten finde en billigere prismodel eller acceptere, at gevinsten primært er kvalitativ. Bemærk, at linje 3 kræver data om lejerens omsætning og besøgstal, som lejeren ikke selv leverer frivilligt. Dækker systemet kun kontraktdata, skal den linje sættes til nul.

Hvornår pengene faktisk kommer

Gevinsten på linje 1 viser sig først, når den første bølge af opsigelsesfrister passerer gennem det nye system, typisk 9 til 15 måneder efter go-live. Linje 2 kan derimod begynde at virke under selve migreringen, fordi hver uoverensstemmelse, der bliver fundet i en kontrakt, er en indekserings- eller optionsfejl, der ellers var blevet gentaget. Linje 3 afhænger af, hvornår den næste genforhandling falder. I et detailcenter, hvor VemTenant siden 2013 har indsamlet lejeres omsætningsrapportering, og hvor besøgstal fra VemCount ligger ved siden af lejen, kan én enkelt forhandling flytte hele årets resultat. Vær ærlig om tællenøjagtigheden, før tallet lægges på bordet: kontraktligt garanteres minimum 96 procent, og typisk ligger den på 98 til 99 procent, når belysning, indretning og kundeadfærd tillader det. Brede indgange med kraftigt modlys trækker ned.

Med konservative antagelser og en ordentlig migrering ligger tilbagebetalingen for de fleste erhvervsporteføljer inden for det andet driftsår. Sæt forventningerne derefter internt, så du ikke forsvarer et system på et kvartalsmøde, før det har haft mulighed for at levere.

Fem spørgsmål til leverandøren, før du skriver under

• Hvad koster det, når porteføljen er dobbelt så stor? Bed om en beregning for både nuværende og forventet volumen.
• Hvad er inkluderet i migreringen? Indlæsning af en færdig fil er noget andet end gennemgang af de underskrevne tillæg.
• Koster læseadgang det samme som redigeringsadgang? Afgørende for, hvem der kan se bestyrelsesrapporten.
• Hvordan reguleres licensen årligt? Få det skrevet ind.
• Kan rapporten til bestyrelsen genereres live med vores egne testdata af en person uden regnearksadgang? Kan den ikke det, er linje 4 i regnestykket ikke sparet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilken prismodel er billigst for en blandet portefølje med butikker og boliger? Der findes ikke ét svar, fordi pr. lejemål rammer boligdelen hårdt, mens pr. kvadratmeter rammer butiksdelen. Omregn hvert tilbud til en samlet årlig omkostning for begge dele af bygningen, og bed om en model, der kan skelne mellem erhvervs- og boligenheder i både pris og rapportering.

Hvor stor en del af det samlede budget bør afsættes til datamigrering? Det afhænger af kontrakternes kvalitet, ikke af porteføljens størrelse. Lav en stikprøve på 20 kontrakter, tæl hvor mange der har uoverensstemmelser mellem tillæg og system, og gang op. Er andelen i den høje ende af de 15 til 20 procent, der er typisk, skal migreringen have sin egen budgetlinje med interne timer.

Kan ROI beregnes uden omsætnings- og besøgsdata? Ja, men så bygger beregningen kun på tomgang, indeksering og rapporteringstid. Det er stadig nok til, at mange erhvervsporteføljer når tilbagebetaling inden for det andet driftsår, men potentialet i genforhandlinger kan først regnes med, når kontraktsystemet som VemLease suppleres med lejerdata.

Vil du have regnestykket udfyldt med din egen portefølje i stedet for eksempeltal? Kontakt Vemco Group, og få en gennemgang af, hvordan VemLease, VemTenant og VemCount kan sættes sammen omkring dine kontrakter, lejere og besøgstal, inklusive en realistisk vurdering af, hvad migreringen af dine kontraktdata vil kræve.