ROI-guide för fastighetssystem

En förvaltare på ett medelstort fastighetsbolag upptäcker i februari att tre hyresavtal i en handelsfastighet hade uppsägningstid som gick ut i november. Ingen missade avtalen medvetet. Datumen låg i tre olika Excel-filer, en av dem hos en kollega som bytt jobb. Avtalen förlängdes automatiskt på gamla villkor, vilket i praktiken innebar att bolaget skänkte bort ungefär nio månaders möjlig hyreshöjning på tre lokaler. Det är den sortens händelse som avgör om ett fastighetssystem betalar sig – inte licenspriset på offerten.

Den här guiden är skriven för dig som redan vet vad ett fastighetssystem gör och nu behöver en siffra att presentera för styrelsen eller investeringskommittén. Vi går igenom var avkastningen faktiskt uppstår, vilka kostnader leverantörer sällan nämner och hur du bygger en modell som håller för granskning.

Fyra ställen där pengarna faktiskt finns

De flesta ROI-kalkyler för system för kommersiell fastighetsförvaltning fokuserar på sparad administrativ tid. Det är den minsta posten. I portföljer med handel, kontor och blandade fastigheter kommer avkastningen i huvudsak från fyra källor:

• Missade avtalshändelser. Uppsägningsfönster, indexuppräkningar som inte fakturerats och optioner som förfaller. Räkna själv: gå igenom de senaste 24 månadernas avtal och notera varje datum som passerade utan åtgärd. I portföljer med över hundra kommersiella avtal hittar man nästan alltid något.
• Vakanstid. Varje vecka en lokal står tom kostar hyra plus drift. Ett hyresförvaltningssystem som visar kommande vakanser tolv månader framåt gör att uthyrningen kan börja innan hyresgästen flyttat ut, inte efter.
• Omsättningshyra. I handelsfastigheter med omsättningsbaserade avtal bygger intäkten på att hyresgästen rapporterar korrekt. Utan strukturerad insamling och jämförelse mot besöksdata går det inte att se vilka rapporter som avviker.
• Rapporteringstid vid transaktioner och refinansiering. När en bank eller köpare begär hyresgästförteckning, förfalloprofil och hyresnivåer per kvadratmeter ska det ta en förmiddag, inte tre veckor.

Så bygger du kalkylen

Utgå från portföljens faktiska tal, inte från leverantörens procentsatser. En trovärdig modell har tre kolumner: dagens kostnad för problemet, förväntad förbättring med systemet, och antagandet bakom förbättringen. Styrelsen kommer att ifrågasätta antagandena, så gör dem konservativa.

Ett exempel på struktur för en portfölj med 40 000 kvadratmeter kommersiell yta: om ett hyresadministrationssystem fångar upp en enda indexuppräkning på 3 procent som annars glömts på ett avtal om 2 miljoner kronor per år, är det 60 000 kronor årligen som sedan ligger kvar i basen under hela avtalstiden. Om systemet dessutom kortar genomsnittlig vakanstid med fyra veckor på två omsättningar per år i lokaler med 1 500 kronor per kvadratmeter, räknar du ut det själv på en minut. Poängen är att posterna är konkreta och går att följa upp efter tolv månader.

På kostnadssidan ska du räkna med mer än licensen. Datamigrering av avtal, integration mot ekonomisystem, utbildning av förvaltare och den interna tid som går åt under de första sex månaderna brukar tillsammans vara lika stora som första årets licenskostnad. Om leverantören inte kan ge en uppskattning av migreringsarbetet per avtal har de sannolikt inte gjort det tillräckligt många gånger.

Det som avgör om migreringen lyckas

Här kommer en observation som alla som implementerat ett system för kommersiella hyresavtal känner igen: det svåraste är inte att flytta hyresbeloppen, utan att koda indexklausulerna korrekt. Två avtal kan båda säga "KPI-justering årligen" men ha olika basmånad, olika golv, olika avrundningsregler och olika hantering av negativ inflation. Om dessa läggs in schablonmässigt fakturerar systemet fel i åratal, och då hamnar felet plötsligt i systemets knä i stället för i Excel-filens. Avsätt tid för att en person med juridisk läsförmåga går igenom varje klausul, och gör det innan uppräkningsperioden, inte under.

En annan detalj: bestäm från start vad som är avtalets "sanning" – den skannade PDF:en eller fälten i systemet. Bolag som inte tar det beslutet får två parallella verkligheter inom ett år.

Omsättningshyra kräver en andra datakälla

I köpcentrum och handelsplatser är det här ROI-modellen ofta blir intressant. Hyresgästens omsättningsrapport är utgångspunkten för fakturan, men den säger ingenting om huruvida siffran är rimlig. Vemco Groups VemTenant samlar in butikernas försäljningsrapporter och jämför dem mellan hyresgäster och perioder, medan VemCount levererar besöksflödet till samma yta. När en butik rapporterar sjunkande omsättning samtidigt som besökarna ökar med tio procent har förvaltaren ett underlag för ett samtal – och ofta för en korrigering.

Besöksräkningen har kontraktuell minsta noggrannhet på 96 procent och ligger i typfallet på 98 till 99 procent när belysning, entrélayout och besökarbeteende tillåter det. Det är gott nog för att upptäcka avvikelser i rapporterad omsättning per besökare, vilket är vad kalkylen behöver. I VemLease ligger sedan avtalsvillkoren, förnyelsedatum och vakansuppföljningen, så att omsättningsdata och avtalsdata kan läsas tillsammans inför omförhandling. Ett hyresgästmix-beslut baserat på verkliga flöden är svårt att prissätta i förväg, men enkelt att följa upp i efterhand.

Bostadsportföljer: vad du ska kräva

För dig som förvaltar hyresbostäder ser ROI annorlunda ut. Där handlar det om hyresgästkommunikation, felanmälan, in- och utflyttning och andrahandskontroll. Kräv att leverantören visar hur portalfunktioner för hyresgäster fungerar i praktiken, hur felanmälningar spåras till kostnad per fastighet och hur systemet hanterar bruksvärdeshyra och förhandlingsordning. Kräv också att avtalsdata och rapportering kan läsas ihop över hela portföljen, oavsett om ytorna är bostäder eller lokaler i bottenplan – det är där blandade portföljer tappar överblick.

Programvara för fastighetsrapportering och tiden ingen mäter

Fråga din controller hur många timmar som gick åt till kvartalsrapporten för ägare och långivare förra året. Multiplicera med timkostnad. Lägg till tiden förvaltarna lägger på att svara på frågor om enskilda avtal. Det är en mätbar post som sällan hamnar i kalkylen eftersom ingen tycker att den är dramatisk. Över tre år är den ofta större än licensen.

Checklista innan du skriver under

• Har du räknat fram dagens kostnad för missade avtalshändelser med egna avtal, inte leverantörens exempel?
• Finns migreringskostnad per avtal och ansvarig för klausulgranskning i budgeten?
• Kan systemet läsa omsättningsrapporter och besöksdata mot avtalsvillkoren, eller behövs ett separat verktyg?
• Vet du vilka tre nyckeltal du ska följa upp efter tolv månader för att bevisa eller avskriva kalkylen?

Ett fastighetssystem som inte kan visa sin egen avkastning i era egna siffror efter ett år har antingen införts fel eller valts fel. Båda går att undvika med en kalkyl som bygger på det ni redan vet om portföljen.

Vill du gå igenom er portfölj och räkna på var avtalsdata, omsättningsrapporter och besöksflöden kan ge mätbar avkastning? Kontakta Vemco Group så tittar vi på era förfallodatum, vakanser och omsättningsavtal tillsammans och tar fram en ROI-modell ni kan presentera internt.