Mötesrumsanalys: Varför 78 procent av bokad rumstid rymmer två personer eller färre – och hur du anpassar rumsstorlekarna innan 2027-budgeten stängs

Bokningskalendern säger att varje rum är fullt. Sensorerna säger något annat: 78 procent av den tid ett konferensrum faktiskt används sitter där två personer eller färre, och i rum med 13 platser eller fler är 62 procent av tiden en- eller tvåpersonsmöten. Det är kärnan i mötesrumsanalys inför 2027-budgeten: frågan är inte hur många rum som ska bort, utan vilka stora rum som ska bli två små.

Siffrorna kommer från Occuspace H1 2026-index (Business Wire, 21 oktober 2026), sensormätt över mer än 50 miljoner kvadratfot hos över 100 företagskunder mellan februari och juni 2026. Det är leverantörsdata, och det bör sägas rakt ut. Men det är också den enda typen av underlag som skiljer en bokning från ett faktiskt möte – och det är exakt den skillnaden din budgetrad måste bygga på.

Måndagens problem: kalendern är full, rummen är tomma

Du känner igen situationen. Ekonomichefen vill ha ett rumsantal för 2027 senast i december. Avdelningscheferna klagar på att det aldrig finns ett ledigt rum. Bokningssystemet bekräftar klagomålet: 80–90 procent av rumstimmarna tisdag till torsdag är reserverade. Och ändå går du förbi tolvpersonersrummet klockan 14 och ser en person med laptop och headset.

Båda bilderna är sanna samtidigt. En bokning säger att ett rum var reserverat. En sensorräkning säger hur många som satt i det. Så länge budgeten bygger på den första siffran kommer du att beställa fler stora rum som ingen fyller, medan de små rummen förblir flaskhalsen.

UC Today (29 oktober 2026) konstaterar att oktober till december är perioden då hyresgäster låser 2027 års lokalbeslut. Det ger dig ungefär åtta arbetsveckor på dig att byta underlag från bokningar till uppmätt beläggning.

Vad siffrorna faktiskt säger om rumsstorlek

Tre resultat ur Occuspace-indexet är direkt användbara när du ritar om rumsplanen:

• 78 procent av belagd konferensrumstid har två personer eller färre. Rum för fyra till sex personer skulle täcka den överväldigande delen av behovet.
• 62 procent av tiden i rum med 13+ platser är en- eller tvåpersonsmöten. Storrummen används som telefonbås med bättre stol.
• Veckans toppbeläggning är 52,3 procent. Dagstopparna ligger tisdag till torsdag på 39–42 procent, mot 23 procent på måndag och 19 procent på fredag.

Lägg ihop dem och mönstret blir tydligt. Trycket på rum är ett tisdag-till-torsdag-fenomen, och det tryck som finns handlar om antal rum, inte antal stolar. Ett kontor med sex rum för tolv personer och två rum för fyra har fel proportion, inte fel totalyta.

Beslutet för 2027: dela, inte skära

Den vanliga budgetreflexen är att räkna om rum till kvadratmeter och föreslå en minskning. Det är fel verktyg för det här problemet. Om 52 procent är toppbeläggningen finns det visserligen luft, men det är luften i de stora rummen, inte i de små. Skär du bort rum rakt av tar du bort kapacitet där kön redan står.

Den bättre frågan till budgeten är: vilka rum på 10–14 platser kan delas i två rum på 4–6 platser med en ny vägg, en extra dörr och en skärm till? Det är en investering på ombyggnad, inte en ny hyresförhandling, och den kan oftast genomföras under 2027 utan att flytta avdelningar. Behåll ett eller två storrum per våning för de möten som faktiskt samlar tio personer – de finns, men de är sällsynta och förutsägbara.

För att försvara det beslutet inför ekonomi behöver du tre siffror per rum, inte per våning: genomsnittligt antal personer vid belagd tid, andel bokad tid som aldrig fylldes (ghost bookings) och toppantalet personer under de senaste 90 dagarna. Det sista är det som avgör om ett rum kan delas eller inte.

Så mäter du mötesrumsbeläggning utan att gissa

Bokningssystemet ger reservationer. Wifi-anslutningar ger enheter, inte människor, och en person med telefon, laptop och klocka blir tre. Det som behövs är räkning av personer per rum och zon, med uppehållstid och både live- och historiska rapporter – det är det beläggningslösningen levererar, och det är samma dataform som vi beskrev för skrivbord, telefonbås och personalrestaurangen i inlägget om beläggningsanalys på arbetsplatsen.

Om räknenoggrannhet nämns i en upphandling: vårt kontraktuella minimum är 96 procent, och i praktiken ligger det på 98 till 99 procent när ljus, rumslayout och hur människor rör sig tillåter det. Räkna inte med en platt siffra i kravspecifikationen – ett rum med glasvägg mot ett ljust atrium och ett fönsterlöst rum i källaren beter sig olika.

En sak de flesta upptäcker först efter installationen: rum som ofta visar en person vid belagd tid är nästan alltid rum som ligger närmast en öppen kontorsyta. Folk går in för att ta ett samtal, inte för att mötas. Innan du delar ett sådant rum bör du jämföra med skrivbordsbeläggningen runt omkring – ibland är rätt åtgärd fler telefonbås, inte fler små mötesrum.

Tidslinje som faktiskt hinner till budgetstängning

• Vecka 1–2: Mät de 10–15 rum som bokas mest. Full täckning behövs inte för ett budgetbeslut, bara de rum som driver klagomålen.
• Vecka 3–6: Samla fyra veckor data. Kortare perioder missar månadsmönster som kvartalsgenomgångar och ledningsmöten.
• Vecka 7: Räkna fram per rum: genomsnittligt antal personer, toppantal, andel tomma bokningar. Markera rum där 90-dagars topp aldrig överstiger sex personer.
• Vecka 8: Lämna in rumsantal uppdelat per storlek, inte totalt, med ombyggnadskostnad för delningarna.

Beläggningsdata gör också nytta utanför rumsplanen. Samma räkning styr ventilationen i konferensrum – ett tolvpersonersrum med en person behöver inte luftflöde för tolv – vilket vi går igenom i guiden om behovsstyrd ventilation.

Vanliga frågor

Vad är mötesrumsanalys? Det är uppmätt data om hur många personer som faktiskt befinner sig i ett mötesrum och hur länge, oberoende av vad bokningskalendern säger. Underlaget används för att besluta om rumsantal, rumsstorlek och i vissa fall ventilation.

Hur mäter man utnyttjandegrad i mötesrum? Med personräknande sensorer per rum som loggar antal närvarande över tid, sedan jämfört med bokningar. Enbart bokningsdata ger reserverad tid, inte använd tid, och de två skiljer sig markant.

Vad är en bra utnyttjandegrad för mötesrum? Occuspace-indexet för H1 2026 visar en veckotopp på 52,3 procent och dagstoppar på 39–42 procent tisdag till torsdag. Ligger dina små rum över det och dina stora rum långt under är proportionen felaktig snarare än totalen.

Räknar beläggningssensorer personer i ett mötesrum? Ja, personräknande sensorer ger ett antal, inte bara närvaro eller frånvaro. Det är skillnaden mellan att veta att rummet används och att veta att det används av två personer av tolv.

Vad är skillnaden mellan en rumsbokning och rumsbeläggning? En bokning är en avsikt registrerad i en kalender. Beläggning är uppmätt närvaro. Enligt Occuspace sitter två personer eller färre i rummet under 78 procent av den belagda tiden, oavsett hur många platser som bokades.

Hur många mötesrum behöver ett kontor per anställd? Det finns ingen tumregel som håller utan mätning, eftersom behovet styrs av tisdag-till-torsdag-toppar och mötesstorlek. Mät först fördelningen av mötesstorlekar, dimensionera sedan antalet små rum efter toppdagen – inte efter veckosnittet.

Om du ska lämna ett rumsantal till 2027-budgeten inom de närmaste veckorna och bara har bokningsdata att luta dig mot, kontakta oss. Vi går igenom vilka rum som är värda att mäta först, vad fyra veckors beläggningsdata kan visa innan budgeten stängs och hur du presenterar en delning av storrum istället för en nedskärning. Lokal support finns på plats.