Mødelokaleanalyse: Hvorfor 78 procent af den bookede mødetid rummer to personer eller færre, og hvordan du tilpasser lokalerne, før 2027-budgettet lukker

Svaret først: Din bookingkalender er fuld, men dine mødelokaler er det ikke. Ifølge Occuspaces H1 2026-indeks rummer 78 procent af den tid, hvor et mødelokale faktisk er i brug, to personer eller færre. I lokaler med 13 pladser eller flere er tallet 62 procent. Mødelokaleanalyse baseret på sensortælling, ikke bookinger, er det, der skal stå bag lokaletallet i 2027-budgettet.

Situationen kender du sikkert. Mandag morgen beder økonomichefen om et tal: Hvor mange mødelokaler skal vi have i 2027, og hvor mange kvadratmeter binder de? Du åbner Outlook eller Teams, og alle lokaler på etage 3 er booket fra 9 til 16, tirsdag til torsdag. Afdelingslederne klager over, at de ikke kan finde et ledigt rum. Det eneste, kalenderen fortæller, er, at nogen har reserveret lokalet. Den fortæller ikke, om der sad to eller tolv personer, eller om der overhovedet kom nogen.

Hvad tallene fra Occuspace faktisk siger

Occuspaces H1 2026-indeks (Business Wire, 21. oktober 2026) bygger på sensormålinger på tværs af mere end 50 millioner kvadratfod hos over 100 virksomhedskunder i perioden februar til juni 2026. Det er leverandørdata, og det skal læses sådan, men det er målt belægning, ikke selvrapportering. De centrale tal for den, der skal skrive et budget:

• 78 procent af den tid, hvor et mødelokale er optaget, sidder der to personer eller færre.
• I lokaler med 13 pladser eller flere er 62 procent af den optagne tid brugt af én eller to personer.
• Den ugentlige spidsbelastning ligger på 52,3 procent.
• Daglige toppe tirsdag til torsdag ligger på 39 til 42 procent, mod 23 procent mandag og 19 procent fredag.

Læg de to første tal sammen med det, du ser i kalenderen, og konklusionen er ikke, at folk mødes for lidt. Konklusionen er, at de mødes i de forkerte lokaler. Et 14-personers lokale, der i to tredjedele af sin brugstid huser en person på et videokald, er ikke et mødelokale. Det er en meget dyr telefonboks med et bord i midten.

Booking versus belægning: forskellen der afgør budgettet

En booking fortæller, at et lokale var reserveret. En sensortælling fortæller, hvor mange der sad i det. Det lyder banalt, men det er netop den forskel, de fleste budgetter overser. Bookingdata overvurderer behovet af tre grunde: tilbagevendende møder, der aldrig aflyses, "sikkerhedsbookinger" af det store lokale for en tilfældes skyld, og møder med otte inviterede, hvor to møder fysisk op og resten ringer ind.

Hvis du beslutter lokaletallet ud fra kalenderen, bygger eller lejer du til bookinger. Hvis du beslutter ud fra belægning i mødelokaler målt pr. rum og pr. zone, bygger du til mennesker. Det er den anden tilgang, der holder, når CFO'en om to år spørger, hvorfor etage 3 stadig ser tom ud på en onsdag kl. 11.

2027-beslutningen er ikke "hvor mange lokaler skal væk"

Her er den fejl, vi oftest ser i oplæg til ledelsen: Tallene bliver brugt til at argumentere for at skære lokaler. Det er en politisk tabersag, for afdelingslederne oplever reelt mangel på lokaler, og de har ret. De mangler bare små lokaler, ikke store. Den rigtige 2027-beslutning er: Hvilke store lokaler skal blive til to små?

Et konkret eksempel på, hvordan regnestykket kan se ud i et oplæg:

• Udgangspunkt: 20 mødelokaler, hvoraf 8 har 12 pladser eller flere.
• Sensordata over 12 uger viser, at 5 af de 8 store lokaler i over 60 procent af den optagne tid huser højst to personer, og at de kun når ti personer eller flere få gange om måneden.
• Forslag: 4 af de 5 deles med en let skillevæg til 8 lokaler på 4 til 6 personer. Det femte beholdes som reserve til månedsmøder og kundebesøg.
• Resultat: 24 lokaler i stedet for 20, nul ekstra kvadratmeter, og klager over lokalemangel falder, fordi de små lokaler er dem, der reelt efterspørges.

Det oplæg kan gå gennem et ledelsesmøde. "Vi fjerner fem lokaler" kan ikke.

Derfor er timingen oktober til december

UC Today (29. oktober 2026) beskriver oktober til december som det vindue, hvor lejere låser deres pladsbeslutning for 2027. Det passer med det, vi ser hos kunder: Når budgettet er lukket, bliver lokaleplanen frosset frem til næste cyklus, og en ombygning uden budgetpost sker ikke. Har du ikke sensordata i dag, er det stadig muligt at nå det. Tre til fire ugers tælling i de otte til ti største lokaler er nok til at vise mønsteret, fordi det er så stabilt. Du får ikke et helt års data, men du får et tal, der er bedre end kalenderen, og det er det, budgettet kræver.

Ugedagsprofilen fra Occuspace, med 19 procent om fredagen mod 39 til 42 procent tirsdag til torsdag, er i øvrigt et argument i sig selv: Dimensioner lokalerne til tirsdag til torsdag, og accepter, at mandag og fredag ser tomme ud. Ingen bygger en parkeringskælder til juleaften.

Hvad en sensorbaseret mødelokaleanalyse skal levere

Vemcos løsning til occupancy management leverer belægning pr. rum og pr. zone, opholdstid samt live- og historiske rapporter. For mødelokaler betyder det, at du for hvert lokale kan se antal personer pr. tidsinterval, hvor længe de blev, og hvordan det fordeler sig over ugen. Det er netop de tre dimensioner, du skal bruge til at argumentere for, hvilke lokaler der skal deles. Hvordan samme data anvendes på skriveborde, telefonbokse og kantinen, har vi beskrevet i vores indlæg om arbejdspladsanalyse af belægning og i indlægget om sensorer til skrivebordsbelægning.

Et par ord om nøjagtighed, fordi det bliver spurgt til i enhver indkøbsproces: Vores kontraktlige minimum er 96 procent, og typisk ligger tællingen på 98 til 99 procent, når forholdene (lys, indretning og hvordan folk bevæger sig i rummet) tillader det. Til en beslutning om at dele et lokale i to er forskellen mellem 96 og 99 procent uden betydning. Forskellen mellem "booket" og "to personer til stede" er hele beslutningen.

En praktisk erfaring fra installationer: Mål før du deler lokalet, ikke bagefter. Vi har set ejendomsafdelinger dele to store lokaler på baggrund af klager alene, for derefter at opdage, at det ene faktisk var fuldt af et fast ugentligt møde med 14 deltagere, som nu stod uden plads. Sensordata i fire uger havde kostet en brøkdel af den væg, der siden blev taget ned igen. Og når de nye små lokaler står klar, så lad sensorerne blive siddende: Den samme belægningsdata bruges af driften til behovsstyret ventilation, så et lokale med én person ikke køles som et med tolv.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er mødelokaleanalyse? Det er måling af, hvor mange personer der faktisk opholder sig i et mødelokale, hvor længe og hvornår, typisk med sensorer. Data sammenholdes med bookinger og lokalestørrelse for at afgøre, om lokalerne passer til den reelle brug.

Hvordan måler man udnyttelse af mødelokaler? Ved at tælle personer pr. lokale i korte tidsintervaller og beregne, hvor stor en andel af arbejdstiden lokalet er optaget, og med hvor mange. Bookingkalenderen alene måler reservationer, ikke brug.

Hvad er en god udnyttelsesgrad for mødelokaler? Occuspaces H1 2026-indeks viser en ugentlig spidsbelastning på 52,3 procent på tværs af over 100 virksomheder. Ligger dine lokaler væsentligt under det tirsdag til torsdag, er de enten for mange eller for store i forhold til mødestørrelsen.

Tæller belægningssensorer personer i et mødelokale? Ja, en tællende sensor leverer antal personer, ikke blot "optaget" eller "ledigt". Det er netop antallet, der afslører, at et 14-personers lokale mest bruges af én eller to.

Hvad er forskellen på en booking og belægning i et mødelokale? En booking er en hensigt registreret i kalenderen; belægning er det målte antal personer, der var til stede. Forskellen er stor, fordi tilbagevendende møder sjældent aflyses, og mange deltagere ringer ind i stedet for at møde op.

Hvor mange mødelokaler skal et kontor have pr. medarbejder? Der findes ingen tommelfingerregel, der holder på tværs af virksomheder, fordi mødemønstre varierer. Mål den faktiske fordeling af mødestørrelser i dine egne lokaler i mindst fire uger, og dimensionér antal og størrelse efter tirsdag til torsdag.

Skal du have et lokaletal i 2027-budgettet, der bygger på målt belægning og ikke på en fuld kalender? Kontakt Vemco Group, så gennemgår vi, hvordan en kort tælleperiode i dine største mødelokaler kan give dig det tal, inden budgettet lukker.