Cómo los datos de ocupación en tiempo real redefinen la oficina moderna

En la mayoría de los edificios de oficinas, las luces están encendidas, aunque no haya nadie.

Los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado zumban según horarios fijos, los limpiadores limpian las habitaciones vacías y las salas de reuniones se reservan pero no se utilizan. Es tan habitual que la mayoría de los equipos de las instalaciones apenas se dan cuenta.

Pero cada hora innecesaria de iluminación, refrigeración o calefacción aumenta los costes y las emisiones de carbono. Cada sala de reuniones fantasma alimenta la frustración de los empleados. Y cada decisión operativa tomada sin datos en tiempo real corre el riesgo de no dar en el blanco.

Los datos de ocupación en tiempo real cambian esta situación. Al mostrar exactamente cómo se utilizan los espacios, minuto a minuto, permiten que las oficinas se adapten sobre la marcha, funcionen de forma más eficiente y respalden tanto los objetivos ESG como la satisfacción de los empleados.

1. Reducir el derroche de energía sin comprometer el confort

La calefacción y la refrigeración se encuentran entre los mayores gastos operativos de cualquier edificio de oficinas. Sin embargo, la mayoría de los sistemas siguen funcionando en función de horarios, enfriando plantas enteras aunque sólo haya un puñado de personas.

Al conectar los sistemas de climatización a los datos de ocupación en tiempo real, la temperatura y la ventilación se ajustan automáticamente en función del número de personas que haya en un espacio. Esto significa que no se enfrían en exceso las salas de reuniones vacías ni se calientan en exceso las zonas de colaboración más concurridas.

Este planteamiento ha permitido reducir significativamente el consumo de energía de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado en proyectos piloto, manteniendo -y en algunos casos mejorando- los niveles de confort interior.

2. Automatice una limpieza y un mantenimiento más inteligentes

Los horarios de limpieza suelen estar dictados por el reloj, no por las necesidades reales. ¿Cuál es el resultado? Algunas zonas se limpian innecesariamente, mientras que otras permanecen sucias más tiempo del debido.

Los datos de ocupación invierten este modelo. Cuando los equipos de limpieza saben qué áreas se han utilizado más, pueden dar prioridad a las zonas de mucho tráfico y omitir los espacios que no se han tocado. Esto no sólo reduce los costes, sino que también mejora la higiene, una prioridad en el lugar de trabajo después de una pandemia.

Y no se trata sólo de limpiar. Los equipos de mantenimiento pueden utilizar los mismos datos para planificar las revisiones en función del desgaste real, alargando la vida de los activos de la oficina y reduciendo el tiempo de inactividad.

3. Acabar con el problema de las "salas de reuniones fantasma

Pregunte a cualquier director de oficina y le dirá: las reservas fantasma -cuando las salas se reservan pero no se utilizan- son una frustración constante. Desperdician espacio de reuniones de primera, frustran a los empleados e incluso pueden distorsionar las decisiones de planificación del espacio.

Con la supervisión de la ocupación en tiempo real, puede liberar automáticamente las salas si nadie se presenta en un tiempo determinado, liberándolas para que las utilicen otros. Con el tiempo, los datos también revelan qué salas se infrautilizan sistemáticamente, lo que le ayuda a reasignar el espacio a funciones más demandadas.

4. Apoye los objetivos ESG y de cumplimiento con datos en los que puede confiar

Los informes de sostenibilidad ya no son opcionales. Muchas organizaciones necesitan ahora demostrar su progreso hacia las emisiones netas cero, una mejor utilización del espacio y la eficiencia de los recursos.

Los datos de ocupación en tiempo real ofrecen un rastro verificable de cómo y cuándo se utilizan los espacios, lo que alimenta directamente los marcos de información ESG. Tanto si se trabaja para conseguir el LEED (Liderazgo en Energía y Diseño Medioambiental), el BREEAM (Método de Evaluación Medioambiental del Establecimiento de Investigación de Edificios) o los objetivos corporativos internos, este nivel de transparencia facilita el cumplimiento y lo hace más creíble.

5. Mejore la comodidad y la experiencia de los empleados

Las mejores oficinas son más que edificios: son entornos que se adaptan a las necesidades de las personas. Con los datos de ocupación en tiempo real, las empresas pueden realizar ajustes rápidos para mejorar la comodidad:

• Abrir zonas de trabajo adicionales cuando se produzcan picos de demanda

• Ajustar los niveles de iluminación en las zonas más tranquilas

• Garantizar que los espacios de colaboración no estén abarrotados.

El resultado es un lugar de trabajo con capacidad de respuesta, no rígido, lo que supone una gran ventaja para atraer y retener el talento en un mundo de trabajo híbrido.

Una plataforma, despliegue global

Para las organizaciones con varias oficinas en distintas regiones, el reto consiste en ampliar estas capacidades sin crear una pila tecnológica fragmentada. Por eso, la plataforma del Grupo Vemco está diseñada para integrarse a la perfección con los sistemas HVAC, los sistemas de gestión de edificios y otras herramientas operativas, todo en un único lugar.

Desde un único panel de control, puede:

• Comparar las tendencias de ocupación en todas las ubicaciones

• Activar acciones automatizadas (como ajustes de HVAC) en tiempo real

• Generar informes específicos para ejecutivos, equipos de sostenibilidad y gestores de instalaciones.

• Implementar actualizaciones y nuevas integraciones en todo el mundo con asistencia local en todas las regiones en las que opere.

Y con una precisión de recuento superior al 98% y una experiencia demostrada en implantaciones internacionales, los datos que ve son los datos en los que puede confiar, desde Copenhague hasta Dubai, Sao Paulo y más allá.

La oficina del futuro es consciente de los datos

Los datos de ocupación en tiempo real no sólo ahorran dinero, sino que cambian el funcionamiento de las oficinas. Hacen que los edificios tengan capacidad de respuesta, reducen el impacto medioambiental y ofrecen a los empleados una experiencia mejor cada día.

Es la diferencia entre gestionar una oficina sobre la base de conjeturas y gestionarla con confianza.

Cuando su oficina es consciente de los datos, todo cambia: para sus empleados, su planeta y su rendimiento.