Sådan vælger du software til ejendomsadministration

De fleste beslutninger om software til ejendomsadministration bliver ikke truffet på et strategimøde. De bliver truffet den dag, en asset manager opdager, at en lejekontrakt på 1.400 kvadratmeter blev forlænget automatisk med tre år, fordi opsigelsesvarslet lå i en Excel-fil, som ingen havde åbnet siden sidste sommer. Eller den dag revisoren spørger, hvorfor omsætningslejen fra to lejere ikke er indberettet for fjerde kvartal, og svaret er, at den ansvarlige medarbejder er stoppet. Det er situationer som disse, der afgør, om et system betaler sig, og det er dem, du bør vurdere leverandører ud fra.

Start med de tre spørgsmål, systemet skal kunne svare på i dag

Før du ser på funktionslister, så skriv de spørgsmål ned, som din portefølje faktisk stiller hver måned. For en ejer af erhvervsejendomme er det typisk tre: Hvilke lejemål udløber eller kan opsiges inden for de næste 18 måneder? Hvilke lejere betaler mindre pr. kvadratmeter end de omsætter? Og hvor står der tomme lokaler lige nu, og hvor længe har de stået tomme? Hvis en leverandør ikke kan vise dig svaret på alle tre i en live demo med dine egne kontraktdata, så er resten af præsentationen sekundær.

Det gælder også for boligudlejere med større ejendomme. Spørgsmålene er blot anderledes: fraflytningsfrekvens pr. bygning, tid fra opsigelse til genudlejning, og hvor mange lejemål der er i forlængelsesvinduet. Et lejeadministrationssystem, der er bygget til erhverv, kan ofte håndtere boliglejemål, men det omvendte er sjældent sandt, fordi erhvervskontrakter har trappelejer, omsætningsleje, fællesudgifter og indeksering, som boligsystemer ikke forstår.

Lejekontraktadministration er kernen, ikke et modul

Mange systemer sælger sig på økonomi eller drift og har lejestyring som et tilkøb. Det er den forkerte rækkefølge. Kontrakten er den juridiske og økonomiske kilde til alt andet: opkrævning, fællesudgiftsfordeling, budgettering og værdiansættelse. Kræv derfor, at systemet kan håndtere hele kontraktens livscyklus i én sammenhæng: udkast, underskrift, ikrafttræden, indeksering, optioner, opsigelsesvarsler, genforhandling og fraflytning. Hvert trin skal kunne udløse en påmindelse til en navngiven person, ikke bare til en fælles indbakke.

VemLease er et eksempel på software til erhvervslejemål, der er bygget omkring netop den logik: kontraktens livscyklus, sporing af forlængelser, tomgangsstyring og analyser på tværs af porteføljen. Uanset hvilket system du vælger, så test det med den mest komplicerede kontrakt, du har. Den med tre optioner, en huslejerabat i de første seks måneder og en omsætningsleje med trin. Hvis systemet kræver, at du forenkler kontrakten for at få den ind, vil du ende med at administrere undtagelserne uden for systemet, og så er du tilbage i Excel.

Kræv data, der kommer ind af sig selv

Her ligger den største forskel mellem systemer, der bliver brugt, og systemer, der bliver købt. Alt, hvad der skal indtastes manuelt, forfalder. Det gælder især to datatyper, som ejere af butikscentre og andre erhvervsejendomme er afhængige af: lejernes omsætning og antallet af besøgende.

Omsætningsindberetning er et klassisk svagt punkt. Lejere afleverer tal for sent, i forskellige formater, og nogle gange slet ikke. Et system som VemTenant, der har håndteret lejerrapportering og benchmarking siden 2013, viser, hvad man bør forlange: lejerne indberetter direkte, systemet rykker automatisk, og du kan sammenligne omsætning pr. kvadratmeter mellem lejere i samme kategori og mellem ejendomme. Det er den sammenligning, der gør forskellen, når du sidder over for en lejer, der beder om huslejenedsættelse, og du kan vise, at naboen i samme branche omsætter 30 procent mere på færre kvadratmeter.

Besøgstal er den anden datakilde. Når VemCount-besøgsdata kobles til lejeoplysninger og omsætning, kan du beregne konverteringsrate pr. lejer og se, om en butik med faldende omsætning har et trafikproblem eller et salgsproblem. Det er to forskellige samtaler med to forskellige løsninger. Vær dog kritisk over for nøjagtighedsløfter. Seriøse leverandører af tælling angiver et kontraktligt minimum, typisk 96 procent, og oplyser, at man i praksis ofte ser 98 til 99 procent, når lysforhold, indretning og besøgsadfærd tillader det. En leverandør, der garanterer 99 procent uden forbehold, har enten ikke installeret mange sensorer eller regner med, at du ikke kontrollerer det.

Ejendomsrapportering: hvem skal læse rapporten, og hvornår?

Rapportering er det punkt, hvor flest købere bliver imponerede i demoen og skuffede seks måneder senere. Årsagen er enkel: demoens dashboards er bygget til sælgeren, ikke til din bestyrelse, din bank eller din ejendomschef. Stil derfor konkrete krav:

• Investorrapporten skal kunne genereres til en fast dato med lejeindtægt, tomgang, WALT og forfaldsprofil pr. ejendom og for hele porteføljen, uden at nogen skal rette tal manuelt bagefter.
• Driftsrapporten til ejendomschefen skal vise handlinger: hvilke kontrakter skal der tages stilling til i denne måned, hvilke lejere mangler omsætningsindberetning, hvilke lokaler har stået tomme længst.
• Lejerdialogen kræver rapporter, du kan vise en enkelt lejer uden at afsløre andre lejeres tal, for eksempel deres andel af centrets besøgende sammenlignet med deres andel af omsætningen.

Bed leverandøren om at bygge din investorrapport under demoen med dine kategorier og din opsætning af ejendomme. Tager det mere end en time, tager det også for lang tid hver måned.

Boligporteføljer: hvad du bør forlange, og hvad data kan bidrage med

Driver du større boligudlejning, vil du med rette efterspørge funktioner til beboerkommunikation, fejlmeldinger og digital indflytning. Vurder dem som en separat disciplin med egne krav: svartider på fejlmeldinger, dokumentation af ind- og fraflytningssyn og GDPR-håndtering af beboerdata. Men lad ikke beboerportalen afgøre valget af det underliggende lejesystem. Det, der driver afkastet, er stadig kontraktdata: forlængelsesrate, tid til genudlejning og lejeudviklingen ved genudlejning sammenlignet med indeksering. Har din ejendom butikker eller serviceerhverv i stueetagen, gælder alt ovenstående om omsætning og besøgende også der, og det er ofte de kvadratmeter, der har størst potentiale for lejestigning.

Det, implementeringskonsulenter ved, og sælgere sjældent nævner

Det mest tidskrævende trin i en implementering af software til erhvervsejendomme er ikke den tekniske opsætning. Det er dataoprydningen. I en typisk portefølje findes de samme lejere under tre forskellige navne, arealer afviger mellem lejekontrakt og tegning, og en tredjedel af kontrakterne har tillæg, der aldrig blev registreret. Afsæt derfor budget og kalendertid til at gennemgå hver kontrakt fysisk, før den migreres. Erfaringen er, at en person kan kvalitetssikre 15 til 25 erhvervskontrakter om dagen, hvis tillæggene er tilgængelige. Regn baglæns fra det tal, og du har en realistisk tidsplan. Leverandører, der lover at være i drift på fire uger for 300 lejemål, har ikke set dine kontrakter.

Vær også opmærksom på, hvem der ejer data, når kontrakten med leverandøren udløber. Kræv, at du kan eksportere alle kontraktoplysninger, historiske omsætningstal og besøgsdata i et åbent format uden ekstra betaling. Fem års benchmarkdata er et aktiv, og det bør ikke være låst inde hos leverandøren.

En kort tjekliste før underskrift

• Kan systemet vise dine tre vigtigste spørgsmål med dine egne data i demoen?
• Håndterer lejekontraktadministrationen din mest komplekse kontrakt uden forenklinger?
• Kommer omsætning og besøgstal ind automatisk, og kan de kobles til hvert lejemål?
• Er tællenøjagtigheden angivet med kontraktligt minimum og forbehold, ikke som et rundt tal?
• Er der en realistisk plan for datamigrering, som din organisation har tid til?
• Kan du tage alle data med dig, hvis samarbejdet ophører?

Overvejer du et nyt system til lejestyring, omsætningsrapportering og besøgsdata, eller vil du se, hvordan din portefølje ser ud, når de tre datakilder står i ét overblik? Kontakt Vemco Group og tag jeres mest komplicerede lejekontrakt med til gennemgangen. Det er den bedste test af, om systemet passer til jeres ejendomme.