Komplet guide til software til ejendomsadministration

En lejer i et butikscenter beder om 15 procent lejenedsættelse og begrunder det med, at "der kommer færre kunder end lovet". Asset manageren åbner tre systemer, to regneark og en mailtråd fra 2019 for at finde ud af, om påstanden holder. Det tager fire dage. Til sidst viser det sig, at besøgstallet i den fløj faktisk er steget, men at lejerens egen omsætning pr. besøgende er faldet. Uden den kobling havde man givet rabatten. Det er den situation, software til ejendomsadministration skal løse, og det er også målestokken for, om en løsning er værd at betale for.

Tre datalag, ikke ét system

Begrebet dækker i praksis tre forskellige ting, som leverandører har en tendens til at blande sammen. Det første lag er kontraktdata: lejemål, arealer, lejeniveauer, indeksregulering, uopsigelighedsperioder, break options og depositum. Det andet lag er lejernes egne resultater: omsætning, omsætningsleje, sammenligning på tværs af brancher og enheder. Det tredje lag er adfærdsdata: hvor mange mennesker der faktisk går ind i bygningen, hvornår og hvor.

De fleste porteføljer har det første lag dækket af et økonomisystem eller et ældre ejendomssystem, det andet lag i et regneark, som en controller opdaterer kvartalsvis, og det tredje lag slet ikke. Det er den kombination, der gør genforhandlinger til gætværk. Når du vurderer software til administration af erhvervsejendomme, så spørg først, hvilke af de tre lag løsningen reelt dækker, og hvordan de tre lag taler sammen.

Lejeadministration: kravene, der adskiller løsningerne

Alle systemer kan gemme en lejekontrakt som PDF. Forskellen ligger i, hvad de gør med indholdet. Et ordentligt system til erhvervslejekontrakter skal kunne håndtere kontraktens livscyklus fra forhandling til fraflytning, og det betyder helt konkret:

• Automatiske advarsler ved opsigelsesfrister, break options og udløb af uopsigelighed, med varsel der kan sættes pr. kontrakt, ikke kun som global standard. En 12-måneders frist på et ankerlejemål kræver andet end 3 måneder på en kiosk.
• Indeksregulering med historik, så du kan dokumentere, hvordan lejen er beregnet, når en lejer anfægter en regulering fem år senere.
• Tomgangsstyring på enhedsniveau: hvor længe har lejemålet stået tomt, hvad koster det pr. dag i tabt leje og fællesudgifter, og hvilke lejere udløber inden for de næste 18 måneder i samme bygning.
• Analyser på porteføljeniveau: vægtet gennemsnitlig restløbetid (WALT), lejerkoncentration og udløbsprofil pr. ejendom og pr. fond.

VemLease er bygget til netop disse opgaver: kontraktadministration, opfølgning på genforhandlinger, tomgang og analyser af erhvervsudlejning fra ejerens side af bordet. Pointen med et dedikeret modul til lejekontraktstyring er ikke, at bogholderiet bliver bedre, men at den person, der skal forhandle om 14 måneder, får besked i dag.

Lejerrapportering: det svage led i de fleste porteføljer

Omsætningsleje er den mest fejlbehæftede indtægt i erhvervsejendomme. Lejerne rapporterer for sent, i forskellige formater, med og uden moms, nogle på kalendermåned og andre på deres egne regnskabsperioder. En controller bruger typisk mere tid på at rykke og rense data end på at analysere dem.

Et system til lejerrapportering skal derfor gøre tre ting: indsamle omsætningstal struktureret fra lejerne, beregne omsætningsleje mod kontraktens tærskler og benchmarke lejerne mod hinanden pr. branche, areal og placering. VemTenant har håndteret den opgave siden 2013, og det, ejere får ud af det, er ikke primært en korrekt faktura. Det er evnen til at se, at en tøjbutik omsætter 30 procent under sammenlignelige lejere i samme center, længe før lejeren selv beder om hjælp eller opsiger.

Besøgsdata forvandler rapportering til forhandlingsgrundlag

Vend tilbage til eksemplet fra indledningen. Omsætning alene fortæller ikke, om problemet er centrets trafik eller lejerens butik. Først når besøgstal fra VemCount lægges ved siden af omsætningsrapporteringen, kan du beregne omsætning pr. besøgende pr. lejer og pr. zone. Det ændrer samtalen fra "I lovede os flere kunder" til "trafikken foran jeres butik er steget 6 procent, jeres konvertering er faldet".

Vær ærlig omkring datakvaliteten, når du bruger tallene i en forhandling. Tælling er kontraktligt garanteret til minimum 96 procent nøjagtighed og ligger typisk på 98 til 99 procent, når lysforhold, indretning og besøgsadfærd tillader det. Det tal gælder tællingen, ikke omsætningsdata, og en lejer med en dygtig rådgiver vil spørge. Hav svaret klar.

Boligporteføljer: hvad I skal kræve

Multifamily- og boligoperatører køber ofte software til ejendomsadministration med fokus på beboerportaler, fejlmeldinger og lejeopkrævning. Det er fornuftigt, men det er kun den operationelle halvdel. Kravene til den anden halvdel bør være de samme som for erhverv: udløbsprofiler pr. bygning, tomgangsdage pr. enhed, årsager til fraflytning og historik på lejereguleringer. Hvis I har stueetager med butikker eller cafeer, så insistér på, at erhvervslejemålene styres med samme kontraktdisciplin som resten af porteføljen, og at besøgsdata fra stueetagen kan indgå i vurderingen af, hvad en ledig butik reelt er værd i leje. Bland ikke en beboer-app sammen med et system til aktivstyring, og lad ikke en leverandør sælge det ene som en erstatning for det andet.

Implementering: det, ingen skriver i tilbuddet

Den dyreste del af en implementering er ikke licensen. Det er kontraktabstraktionen. Hver eneste eksisterende lejekontrakt skal læses, og de relevante felter skal indtastes: startdato, uopsigelighed, indeksklausul, arealdefinition, tærskel for omsætningsleje. En erfaren medarbejder bruger 45 til 90 minutter pr. kontrakt, og porteføljer på 300 lejemål har ofte 40 procent tillæg og allonger, som ingen har registreret centralt. Sæt budget og tid af til det, ellers ender I med et flot system, der indeholder de samme fejl som regnearket.

En praktisk erfaring fra implementeringer: definer én arealdefinition, før data lastes ind. Bruttoareal, nettoareal og "areal ifølge lejekontrakten" afviger ofte med 5 til 12 procent på samme lejemål, og hvis omsætning pr. kvadratmeter beregnes på tre forskellige grundlag, er benchmarkingen værdiløs. Det samme gælder besøgstal: tællepunkternes placering skal afspejle de zoner, I vil benchmarke på, og det skal aftales, inden sensorerne monteres, ikke bagefter.

Sådan vurderer du et rapporteringsværktøj til ejendomme

Et rapporteringsværktøj til ejendomme skal først og fremmest kunne besvare de spørgsmål, investorer og bestyrelser faktisk stiller. Test leverandøren med jeres egne spørgsmål frem for deres demo:

• Hvilke lejemål udløber inden for 24 måneder, og hvad er deres andel af den samlede lejeindtægt?
• Hvilke lejere har faldende omsætning pr. besøgende tre kvartaler i træk?
• Hvad koster tomgangen i bygning B pr. måned inklusive fællesudgifter, ejeren selv dækker?
• Kan rapporten trækkes pr. fond, pr. ejendom og pr. etage uden manuel efterbehandling?

Hvis svaret på nogen af dem kræver eksport til Excel, har I ikke købt software til lejeadministration, I har købt et arkiv. Kravet om integration mellem kontrakt, omsætning og besøgstal er ikke en luksus for store centre. Det er forskellen på at forhandle med data og at forhandle med fornemmelser.

Vil du se, hvordan kontraktdata fra VemLease, lejerrapportering fra VemTenant og besøgstal fra VemCount hænger sammen på jeres egne ejendomme? Kontakt Vemco Group, og få en gennemgang baseret på jeres udløbsprofil og lejermix, ikke på en standarddemo.