Vanliga frågor om smart community platform

Fredag klockan 15. Community managern har 23 olästa ärenden, en bokning av gemensamhetsköket som krockar med ett yogapass, och uthyrningsteamet har precis lovat en spekulant att "loungen används hela tiden" utan att någon faktiskt vet om det stämmer. Driftkostnaden för den loungen ligger i budgeten. Beläggningen gör det inte. Det är i det läget frågan om en smart community platform brukar dyka upp – inte som ett IT-projekt, utan som ett försök att få ett enda beslutsunderlag i stället för fyra mejltrådar och en känsla.

Den här artikeln är skriven som de frågor vi får i upphandlingsmöten, med de svar vi faktiskt ger. Inga definitioner, inga leverantörsjämförelser, bara det som avgör om investeringen räknas hem.

Vad är en smart community platform – och vad är den inte?

Många köper en boendeplattform och tror att de köpt en smart community platform. Skillnaden är datakällan. En hyresgästportal visar vad människor säger att de vill ha: bokningar, felanmälningar, enkätsvar. En smart community platform kopplar det till vad människor faktiskt gör: hur många som går in i coworking-ytan en tisdag, hur länge de stannar, om gymmet är tomt mellan 9 och 15 eller bara upplevs tomt av den som klagar. Först när beteendedata och kommunikationsdata ligger i samma vy kan en property manager fatta beslut om ytor, bemanning och hyressättning med något annat än magkänsla.

Vad den inte är: ett nytt ärendesystem. Om ni redan har ett fungerande fastighetsförvaltningssystem för felanmälan ska plattformen integreras mot det, inte ersätta det. Byte av ärendeflöde är den vanligaste orsaken till att boende slutar logga in efter två månader.

Hur vet vi om gemensamhetsytorna används – på riktigt?

Det här är frågan som oftast motiverar hela investeringen. Bokningsdata räcker inte: en yta som bokas 80 procent av tiden kan ha 30 procent faktisk närvaro, eftersom folk bokar och inte dyker upp. Svaret är besöksräkning med sensorer i entréer till lounge, gym, coworking och takterrass. I Vemcos uppsättning är det modulen VemSpace som hanterar ytor och beläggning, medan VemCount sköter själva räkningen.

Två saker ett resident experience-team bör kräva av leverantören:

• Ärligt redovisad noggrannhet. Vemco avtalar om minst 96 procent, och under goda förhållanden – rätt belysning, en entré utan motljus, normalt besöksbeteende – ligger utfallet typiskt på 98 till 99 procent. En leverantör som lovar "99 procent" rakt av har inte sett er glasfasad.
• Personalexkludering. Städ, vaktmästare och community-teamet själva passerar gemensamhetsytor många gånger per dag. Utan algoritmer som filtrerar bort personal ser en halvtom lounge upptagen ut i rapporten.
• Sensoroberoende. Vemco är Xovis GOLD-partner men arbetar även med Milesight, Hikvision och AXIS. Det betyder att ni kan använda befintlig kamerainfrastruktur där den duger och bara komplettera där den inte gör det.

Vad har uthyrningsteamet för nytta av det här?

Mer än man tror. När en spekulant frågar "används coworking-ytan verkligen?" är svaret "i genomsnitt 41 personer per vardag, topp klockan 10" betydligt starkare än "ja, mycket". Samma data styr vilka ytor som ska lyftas fram i annonsen för varje fastighet. Och i blandade bestånd med kommersiella lokaler i botten ger VemTenant varje lokalhyresgäst tillgång till sina egna besökssiffror – vilket i praktiken är ett argument i varje omförhandling, både för er och för dem.

Kopplingen till avtalen sköts i VemLease: avtalscykel, förnyelsebevakning och vakanshantering i samma miljö som beläggningsdatan. En leasing manager som ser att en lokal med sjunkande besök har förnyelse om nio månader kan agera i tid i stället för att läsa om det i uppsägningen.

Vilka frågor bör vi ställa innan budgeten låses?

• Vilka tre beslut ska plattformen förbättra under år ett? Om svaret är "vi vill ha bättre överblick" är ni inte redo att köpa.
• Vem äger datan och var ligger den – hostad hos leverantören eller i ert privata moln? Båda går, men juridik och IT-säkerhet måste svara innan upphandling, inte efter.
• Hur integreras plattformen mot ekonomisystem och BI? Beläggningsdata som inte når controllern blir aldrig ett budgetargument.
• Vad händer med hyresgästkommunikation när plattformen byts? Historik, samtycken och notisinställningar måste följa med.
• Vilken noggrannhet lovas i avtal – inte i presentationen?

Ett fel vi ser i nästan varje första installation

Räknelinjen placeras i hisshallen i stället för i dörren till själva ytan. Det känns logiskt – alla som ska till loungen passerar ju där – men det gör även alla som ska till tvättstugan, cykelrummet och postboxarna. Resultatet är en beläggningssiffra som ser imponerande ut och är värdelös. Rätt placering är alltid vid den tröskel där ett besök faktiskt börjar, med sensorn monterad så att den inte ser rakt in i en fönstervägg vid eftermiddagssol. Den som har installerat tio anläggningar lägger en halv dag på platsbesök innan en enda sensor beställs. Den som har installerat noll beställer efter ritningen.

Ett andra, mindre fel: att mäta beläggning men inte uppehållstid. Tjugo personer som passerar genom coworking-ytan på väg till kaffet är inte samma sak som tjugo personer som sitter där i tre timmar. VemTrack ger rörelseflödet, och det är kombinationen som avslöjar om ytan är ett arbetsrum eller en korridor.

Hur räknar vi hem det?

Räkna på tre poster. Ett: driftkostnad för ytor som kan omdisponeras – en lounge som används av tolv personer i veckan kan bli två uthyrningsbara kontorsrum. Två: bemanning – community-teamets schema kan läggas efter faktiska toppar i stället för antagna. Tre: uthyrningstid – varje vecka kortare vakans i ett bestånd med 300 lägenheter är ett konkret belopp som en leasing manager kan sätta siffra på idag. Mjukvaran är sällan den dyra delen; installation och platsbesök är det. Det är därför sensoroberoende spelar roll: ni betalar inte för att riva fungerande utrustning.

Vanliga frågor

Hur mycket kostar sensorer för besöksräkning? Det beror på sensortyp, antal entréer och om befintliga kameror kan återanvändas – en enkel dörräknare och en 3D-sensor för en bred glasentré ligger i helt olika prisklasser. Begär alltid pris per räknad passage över fem år i stället för pris per enhet, så att installation, licens och kalibrering syns i samma siffra. I en bostadsfastighet brukar fyra till sex gemensamhetsytor vara en rimlig första etapp.

Hur mäter man besöksflöde i en butik eller lokal? Med en sensor över varje kundentré som registrerar riktningen på varje passage, kompletterad med personalexkludering så att personal inte räknas som kunder. Datan kopplas till kassasystemet för att få konverteringsgrad, vilket är det nyckeltal en lokalhyresgäst faktiskt använder. För en fastighetsägare är det här underlaget som gör VemTenant-rapporterna meningsfulla i hyresdialogen.

Kan vi börja med en fastighet? Ja, och det är oftast rätt. Välj den fastighet där ni har en konkret tvist om en yta – gymmet som "ingen använder" eller loungen som "alltid är full" – och låt tre månaders data avgöra. Sedan har ni ett internt business case i stället för en leverantörspresentation.

Har ni en gemensamhetsyta ni inte kan svara för, eller ett uthyrningsargument ni inte kan bevisa? Kontakta Vemco Group så går vi igenom vilka entréer som bör mätas i er fastighet och vad en första etapp med VemSpace och VemLease skulle innebära för er budget.