Asset management fastigheter: kravlista och RFP för plattformen

Det är tisdag, ägarrapporten ska till investeringskommittén på fredag, och den som ansvarar för portföljen sitter med tre flikar öppna: hyreslistan från förvaltningssystemet, en Excel med hyresgästernas omsättning från centrumledningen och en PDF-export från besöksräknarna. WAULT per fastighet räknas för hand. Vilka avtal som löper ut inom 18 månader går att få fram, men inte vad omsättningshyran faktiskt gav i dem. Det är vardagen inom asset management fastigheter när plattformen är köpt utifrån förvaltningens behov och inte ägarens. Den här artikeln är en kravlista och ett arbetssätt för RFP:n, skriven för den som ska stå för ägarrapporten och inte bara för hyresaviseringen.

Vad asset management fastigheter kräver utöver förvaltningens krav

Förvaltningen behöver avisera rätt hyra i rätt månad. Asset managern behöver veta vad portföljen är värd om 24 månader och vilka beslut som påverkar det. Det är två olika kravbilder, och den vanligaste orsaken till att en plattform underlevererar är att den andra aldrig skrevs ner. Grunderna i hur ett system för hyresadministration, omsättningsrapportering och besöksdata hänger ihop finns i vår kompletta guide till fastighetsförvaltningssystem, så den upprepas inte här. Här handlar det om nivån ovanför: portföljvy, kassaflöde per tillgång, förfalloprofil, scenarier och rapportering till ägare och långivare. Kraven nedan är formulerade så att de kan klistras in i en kravspecifikation och poängsättas.

Kravchecklistan i fem block

Block 1: Portföljdata och avtalsekonomi. Plattformen ska kunna visa, inte beskriva, följande med era egna avtal:

• WAULT, kontrakterad årshyra och förfalloprofil per fastighet, delområde och portfölj i samma vy, med filter på hyresgästkategori.
• Omsättningshyra med tröskel och avräkningsperiod, där garanterad minimihyra och faktisk omsättningsbaserad hyra kan jämföras per avtal och aggregeras per fastighet.
• Indexering enligt KPI med basmånad, uppräkningsprocent och golv, inklusive retroaktiv justering när index publiceras sent.
• Hyresfria perioder, trappsteg och investeringsbidrag periodiserade över avtalstiden så att den redovisade hyran och den kontrakterade hyran kan visas sida vid sida.
• Optioner och uppsägningstider med bevakning som räknas bakåt från sista uppsägningsdag, och en fullständig ändringshistorik med användare, tidpunkt och underlag.

Block 2: Hyresgästomsättning och besöksflöden. Kräv att omsättningsrapportering hanterar både månadsvis och daglig inrapportering, flaggar sena och saknade rapporter, loggar korrigeringar i efterhand och tillåter benchmarking per bransch och fastighet utan att enskilda hyresgästers siffror exponeras för varandra. För besöksdata: kontraktuell minimigräns för räknenoggrannhet, mätmetod och konsekvens vid avvikelse. Vemco Group garanterar minst 96 procent och ligger normalt på 98 till 99 procent när ljusförhållanden, lokalutformning och rörelsemönster tillåter det. Kräv dessutom att besök kan brytas ner per entré och tidsintervall och kopplas till avtalet, eftersom det är skillnaden mellan att se att en hyresgäst tappar och att veta om det är ett flödes- eller konverteringsproblem.

Block 3: Rapportering och scenarier. Ägarrapport per fastighet och portfölj som kan produceras utan manuell efterbearbetning. Scenario på förfalloprofilen: vad händer med kontrakterad hyra om tre namngivna avtal inte förlängs. Export till den värderingsmodell ni redan använder, i ett format värderaren accepterar.

Block 4: Integration och dataägande. Dokumenterat API, minst en befintlig integration mot ert ekonomisystem som referenskund kan bekräfta, och en skriftlig beskrivning av hur all data lämnas i öppet format inom 30 dagar efter uppsägning, utan extra avgift.

Block 5: Leverantör och implementering. Vem gör avtalsabstraktionen, vad antar priset om antal avtal och komplexitet, hur kvalitetssäkras migreringen, och vad händer om er interna resurs inte hinner. Ett kommersiellt avtal med tillägg och omförhandlingar tar i praktiken två till fyra timmar att abstrahera korrekt. Räkna själva på ert bestånd innan ni läser leverantörens tidplan.

Så skriver ni RFP:n så att svaren går att jämföra

En upphandling av fastighetssystem där alla leverantörer kan svara "ja" på allt är inte ett urvalsverktyg. Märk därför varje krav med en av tre svarstyper. Visa: ska demonstreras i skriptad demo med era data. Beskriv: kräver ett skriftligt svar på högst 150 ord om hur det löses i standard, inte i projekt. Bekräfta: ja/nej med hänvisning till dokumentation. Lägg majoriteten av Block 1 till 3 under Visa. Ge varje krav en vikt innan anbuden öppnas, och låt styrgruppen godkänna viktningen skriftligt så att den inte justeras när ett favoritsystem faller på en punkt.

Kräv även att leverantören anger vad som ingår i standardlicensen, vad som konfigureras i projektet och vad som kräver utveckling. Ett "ja" i den tredje kolumnen är ett "nej" med en konsultfaktura.

RFP-processen steg för steg

• Vecka 1 till 2: Kravlistan fastställs av asset management, förvaltning och ekonomi tillsammans. IT och inköp granskar, men skriver inte kraven.
• Vecka 3 till 6: RFP ut till högst fem leverantörer med anonymiserat testpaket: fem avtal, tre månaders omsättningsrapporter och en veckas besöksdata.
• Vecka 7 till 8: Skriptad demo på två timmar per leverantör. Skriptet är detsamma för alla: registrera avtalen, kör en indexuppräkning, ta fram förfallolista 18 månader, koppla omsättning och besök, producera ägarrapporten. Poängsätt på det som visades.
• Vecka 9: Referenssamtal utan leverantören närvarande. Tre frågor: hur lång blev migreringen mot plan, vilken rapport öppnar ni dagligen, vad borde ni ha kravställt hårdare.
• Vecka 10 till 12: Förhandling av prismodell som följer beståndet vid förvärv och avyttring, servicenivåer i timmar för fel som påverkar avisering, och fast pris eller tak på migrering med definition av "komplett avtal".

Kostnadsdrivare och ett räkneexempel

Licensen prissätts oftast per kvadratmeter, per avtal eller per fastighet, med implementering och migrering som separata poster. De verkliga kostnadsdrivarna är antal avtal, andel avtal med omsättningshyra och antal integrationer. Så här kan ett ROI-resonemang byggas, med tydligt angivna antaganden som ni byter ut mot era egna: en portfölj med 60 kommersiella avtal och en genomsnittlig årshyra på 1,2 miljoner kronor, där 5 procent av indexuppräkningarna i dag missas eller faktureras sent och index antas vara 3 procent, läcker cirka 108 000 kronor per år. Om bevakning 18 månader före sista uppsägningsdag gör att en enda lokal med samma årshyra återuthyrs en månad tidigare än i dag, tillkommer cirka 100 000 kronor. Summan, cirka 208 000 kronor per år, ställs mot den årskostnad som faktiskt står i anbuden. Räkneexemplet ger ingen sanning om priset, men det tvingar fram vilka antaganden beslutet vilar på.

Vanliga frågor

Behöver asset management en egen plattform eller räcker förvaltningssystemet?
Det avgörs av om förvaltningssystemet kan koppla avtal, omsättning och besök i en datamodell och leverera portföljvy och ägarrapport utan efterbearbetning. Kan det inte det, köp ett kärnsystem för avtalshantering med öppet gränssnitt och koppla specialiserade lösningar, som VemLease, VemTenant och VemCount, i stället för att hoppas på en generell lösning.

Hur många leverantörer bör vara med i en RFP?
Högst fem i första steget och två eller tre i skriptad demo. Varje demo kräver två timmar av förvaltning, ekonomi och asset management, och fler än tre gör att jämförelsen mellan vad som faktiskt visades suddas ut.

Vad är det vanligaste misstaget i kravspecifikationen?
Att den skrivs utifrån leverantörernas funktionslistor i stället för de frågor ledningen ställer och förvaltningen inte kan besvara i dag. Det andra misstaget är att underskatta migreringen: gamla system saknar ofta fält för optioner och indexgolv, så informationen ligger i PDF-filer och måste abstraheras manuellt.

Vill ni testa er kravlista mot verkliga avtal, omsättningsdata och besöksflöden innan RFP:n går ut? Kontakta Vemco Group så går vi igenom hur VemLease, VemTenant och VemCount svarar på kraven ovan, och vad ni bör kräva av varje leverantör, inklusive oss.