Kravspecifikation til asset management ejendomme: RFP-tjekliste

Tre tilbud ligger på bordet. Alle tre leverandører har svaret "ja, understøttes" til samtlige 180 linjer i kravspecifikationen, og nu sidder asset manageren og controlleren med et scoringsark, hvor finalisterne er adskilt af to point ud af hundrede. Ingen af dem har set systemet beregne en indeksregulering på en af porteføljens egne kontrakter. Det er den typiske slutning på et udbud, der blev skrevet som en indkøbsliste i stedet for som en test. En kravspecifikation til asset management ejendomme skal ikke spørge, om leverandøren kan noget. Den skal tvinge leverandøren til at vise det på jeres data, og den skal gøre det muligt at afvise to af tre tilbud med en begrundelse, der holder over for bestyrelsen.

Syv krav, en platform til asset management ejendomme ikke må fejle på

Før I skriver en eneste linje om brugerflade eller mobilapp, bør kravspecifikationen afgøre følgende. Hvert punkt er et knockout-kriterium: svarer leverandøren nej eller "kan tilpasses", går de ikke videre.

• Kontrakt og frist i samme datamodel. Opsigelsesvarsler, optioner til forlængelse og indekseringsdatoer skal udledes af kontrakten, ikke tastes ind i et separat kalendermodul. Spørg: hvis lejeperioden ændres, flytter fristerne så automatisk?
• Frister med ejer, eskalering og log. Hver frist skal have en ansvarlig person, en eskaleringsvej, hvis den ikke kvitteres, og en historik over, hvem der så advarslen hvornår.
• Tomgang opgjort i kroner, ikke kun kvadratmeter. Ledige arealer skal bære forventet udlejningsdato, antaget leje og påløbne ejeromkostninger, så tabt leje kan læses pr. kvartal pr. ejendom.
• Låste historiske rapporter. WAULT, tomgangsprocent og forfaldsprofil fra Q2 skal kunne genskabes i Q4, selv om kontrakter er ændret siden. Genberegning på nuværende data giver forklaringsproblemer i en refinansiering.
• Revisionsspor på beløb. Hvem ændrede lejebeløbet, hvornår og med hvilken godkendelse.
• Lejerens økonomi ved siden af kontrakten. For detail og centre: omsætningsindberetning fra lejer, kontrol mod tærskler for omsætningsleje og mulighed for at koble besøgstal på.
• Dataejerskab og exit i åbent format. Komplet eksport, som I selv kan trække, uden konsulenttimer og uden gebyr ved ophør.

Hvis I har brug for et overblik over kategorien, før I skærper kravene, giver vores komplette guide til software til ejendomsadministration den brede introduktion. Resten af denne artikel forudsætter, at I ved, hvad I leder efter, og handler om, hvordan I får det bevist.

Skriv kravene som scenarier fra jeres egen portefølje

Et krav formuleret som "systemet skal understøtte indeksregulering" kan alle svare ja til. Et krav formuleret som et scenarie kan kun besvares ved at vise det. Gå tre år tilbage i jeres egne hændelser: de frister, der blev misset, de reguleringer, der blev beregnet forkert, de tomgangsoversigter, der tog en uge at samle. Omskriv hver hændelse til en opgave, leverandøren skal løse live i evalueringsperioden med ti af jeres egne kontrakter indlæst.

Eksempler på scenarier, der har adskilt leverandører i praksis:

• "Kontrakt 14 har en option til forlængelse med varsel 12 måneder før udløb. Vis, hvem der får besked, hvornår, og hvad der sker, hvis vedkommende ikke kvitterer inden 14 dage."
• "Reproducér vores seneste kvartalsrapport til långiver med WAULT, tomgang og forfaldsprofil. Lås den. Ret derefter en lejekontrakt og vis, at den låste rapport er uændret."
• "Lejer 7 indberetter omsætning for marts. Vis kontrol mod tærsklen for omsætningsleje og den afregning, systemet foreslår."
• "Eksportér hele vores testportefølje i åbent format uden hjælp fra jeres konsulent. Tag tid på det."

Et system som VemLease er bygget omkring kæden kontraktadministration, sporing af forlængelser, tomgangsstyring og udlejningsanalyser i én datamodel, og den type scenarier er netop der, hvor en samlet model viser sin værdi i forhold til moduler, der taler sammen via natlige overførsler. For centre og strøgejendomme bør I tilføje et scenarie om lejerens omsætning pr. besøgende: VemTenant har siden 2013 indsamlet og benchmarket omsætningsrapportering fra lejere, og kombineret med besøgsdata fra VemCount kan udlejer følge, hvilken lejer der er ved at glide, længe før restancen viser det. Kræver I besøgstal i udbuddet, så kræv også præcisionen skriftligt: et kontraktligt minimum på 96 procent, typisk 98 til 99 procent når lys, indretning og besøgsflow tillader det. En fast garanti på 99 procent uanset forhold er et advarselstegn, ikke et salgsargument.

Sådan kører I et udbud af ejendomssystem i fem trin

Et udbud af ejendomssystem for en erhvervsportefølje på 20 til 200 lejemål kan gennemføres på otte til tolv uger, hvis rækkefølgen er rigtig. Det afgørende er, at vægtningen er låst, før nogen ser en demo.

• Uge 1 til 2: vægtning og knockout. Beslut kriterierne med asset manager, controller og den lejeadministrator, der skal leve med systemet. En fordeling, der har fungeret: 30 procent lejekontraktstyring og frister, 20 procent rapportering, 15 procent dataejerskab og integration til økonomisystem, 15 procent migrationsplan og referencer, 10 procent lejer- og besøgsdata, 10 procent pris.
• Uge 3 til 4: kort RFI. Send kun knockout-kravene og scenarielisten. Bed om ja/nej på knockout og om en beskrivelse af, hvordan hvert scenarie vil blive vist. Skær til tre leverandører.
• Uge 5 til 8: scripted evaluering. Hver finalist får de samme ti kontrakter og samme script. Bed samtidig om leverandørens migrationsskabelon, og lad jeres controller udfylde de ti kontrakter i den. Det afslører både sværhedsgraden og hvor godt skabelonen passer til jeres kontrakttyper.
• Uge 9 til 10: referencer og totalomkostning. Ring til mindst to referencer, leverandøren ikke selv har valgt. Spørg, hvad de ville gøre anderledes i migrationen, hvor lang tid der gik fra fejlrapport til rettelse, og om de fik deres data udleveret, da de bad om det.
• Uge 11 til 12: kontrakt. Skriv exit-vilkårene ind: dataejerskab hos jer, eksport i åbent format på forlangende, maksimal svartid på 10 arbejdsdage, intet gebyr ved ophør. Bed om prisen på at tilføje 50 lejemål ved et opkøb, skriftligt.

Regn totalomkostning over fem år og sæt den over for én misset option

Pris vejer mindst af en grund: forskellen i licens mellem to seriøse tilbud er sjældent over 20 procent, mens forskellen i én misset frist kan være hele årets licens. Regn alligevel ærligt. Prismodellerne varierer typisk mellem pris pr. lejemål, pris pr. bruger og fast platformslicens med moduler, og de reelle omkostningsdrivere er implementering, migration i egne timer, årlig prisregulering, integrationer til bogholderi og betalingsservice samt de udvidelser, I ved kommer. Selve opsætningen tager typisk fire til otte uger, men oprydningen i stamdata tager tre til seks måneder og kan ikke outsources, fordi 15 til 20 procent af lejedata i en gennemsnitlig portefølje er forkerte på mindst ét felt.

Et regneeksempel, hvor alle tal er antagelser til illustration og ikke tilbudspriser: antag en portefølje på 40 erhvervslejemål, en gennemsnitlig årsleje pr. lejemål på 900.000 kr. og en kontraktlig option, der ville have givet indekseret leje plus 8 procent i stedet for markedsleje. Hvis markedslejen antages at ligge 6 procent under den indekserede leje plus tillæg, er den årlige forskel på ét lejemål omkring 126.000 kr., og over en femårig forlængelse godt 630.000 kr. Sæt det tal over for jeres egen femårige totalomkostning for systemet. Hvis systemet fanger én sådan frist i hele perioden, ved I, hvor meget af licensen der allerede er tjent hjem, og hvor lidt de 20 procent i prisforskel betyder.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange krav bør en kravspecifikation indeholde? Færre, end de fleste tror. Syv til ti knockout-krav og 15 til 25 scenarier fra jeres egen portefølje giver mere adskillelse mellem leverandørerne end 200 afkrydsningsfelter, fordi scenarier skal vises, ikke bare bekræftes.

Skal leverandøren have adgang til vores rigtige kontrakter under evalueringen? Ja, til et udsnit på omkring ti kontrakter under fortrolighedsaftale. Demoporteføljer er designet til at se godt ud; jeres egne kontrakter med skæve varsler og blandede indeksbaser er dem, systemet skal kunne håndtere i drift.

Hvornår i processen skal vi tale pris? Efter den scriptede evaluering, aldrig før. Når I kender hver leverandørs faktiske evne på jeres scenarier og har set migrationsskabelonen udfyldt, kan I forhandle på det, der koster penge i porteføljen, i stedet for på licensen alene.

Står I foran et udbud og vil have jeres kravspecifikation udfordret, før den sendes ud, eller vil I se, hvordan VemLease, VemTenant og VemCount løser de scenarier, der faktisk koster penge i jeres portefølje, så kontakt Vemco Group her. Vi gennemgår gerne jeres scenarieliste og viser, hvad vi kan og ikke kan, på jeres egne kontrakter.