Tre sätt att samla in hyresgästernas omsättning, och varför ett köpcentrum behöver alla tre

De flesta köpcentrum som försökt automatisera omsättningsrapporteringen gjorde samma misstag: de valde en metod och bad 150 olika detaljister att anpassa sig till den. Den internationella kedjan med ett centralt POS-team tycker att en manuell portal är förolämpande. Det fristående kaféet med en kassaapparat kan inte bygga ett API. Den regionala kedjan däremellan exporterar redan en Excel varje kväll och vägrar knappa in samma siffror en gång till. Resultatet är förutsägbart: en tredjedel rapporterar i tid, en tredjedel för sent och en tredjedel först efter påtryckning.

Insamling av hyresgästernas omsättning är processen att få in varje butiks försäljningssiffror i fastighetsägarens system, i tid och i ett och samma format, så att omsättningshyra, benchmarking och marknadsanalys bygger på kompletta data. Metoden spelar mindre roll än regeln: varje hyresgäst ska få en metod som inte kostar dem något att hålla fast vid.

Varför insamlingsprojekt havererar

Frågan hur samlar man in försäljningsdata från hyresgäster i köpcentrum besvaras fortfarande på många håll med kalkylblad och e-post. Chainels beskriver i sin genomgång av framtidens centrumdrift att omsättningsdata i stor utsträckning samlas in just så, vilket är både felbenäget och tidskrävande, och att många hyresgäster helt enkelt glömmer att rapportera i tid. Konsekvensen känner varje ekonomichef igen: någon på ekonomiavdelningen ägnar andra veckan varje månad åt att jaga och knappa in siffror igen, och omsättningshyresfakturan går ut med luckor.

Potentialen på andra sidan är lika konkret. Gray Matter Software har visat att automatiserad försäljningsrapportering kan minska tiden för konsolidering och avstämning av data med upp till 80 procent och korta faktureringscykler från veckor till dagar. Skillnaden mellan de två lägena är inte teknik i sig, utan att varje hyresgästsegment får sin egen väg in.

Metod 1: Manuellt på två minuter

Butikschefen öppnar VemTenant-appen eller webbportalen, väljer butik och period och skriver in dagens transaktioner, antal sålda enheter, omsättning och personaltimmar. Rapporteringen sker dagligen, veckovis eller månadsvis, beroende på vad hyresavtalet kräver. Skärmen är en kalender med en rad per dag, inget mer. Insatsen är ungefär två minuter per inlämning. Metoden passar fristående butiker, food court-aktörer och små kedjor utan exportfunktion i kassan. Inbyggd validering fångar de inmatningsfel som annars smyger sig in i kalkylblad.

Metod 2: Halvmanuellt, dra och släpp eller SFTP

Hyresgästen exporterar försäljningen från kassasystemet som Excel eller CSV och släpper filen i portalen. Alternativt lägger huvudkontoret filen i en SFTP-mapp varje timme eller varje natt. VemTenant mappar kolumnerna en gång vid uppsättningen och läser sedan in filen automatiskt. Insatsen är den export hyresgästen redan kör plus en filsläppning, eller ingenting alls när SFTP-jobbet väl är schemalagt. Metoden passar regionala kedjor och alla hyresgäster vars kassasystem kan exportera men saknar publikt API.

En observation från verkliga utrullningar: kolumnmappningen är inte en engångsrisk utan en löpande. När en kedja uppdaterar sitt kassasystem kan kolumnordningen i exporten ändras utan förvarning. Att ändringen fångas vid mappningen, i stället för att felaktiga siffror tyst läses in, är skillnaden mellan en revisionssäker process och en dold datakvalitetsskuld.

Metod 3: Helautomatiskt via API

VemTenant kopplar upp sig mot kassaleverantörens API, eller så skickar kassaleverantören försäljningen direkt in i Vemco-plattformen via Vemcos REST API. Efter uppsättningen kommer datan av sig själv. Integrationsarbetet tar ungefär en timme per hyresgäst, görs en gång och utförs av Vemco eller av kassaleverantören. För köpcentrumet är insatsen noll efter driftstart. Metoden passar nationella och internationella kedjor samt varje hyresavtal med omsättningsklausul där siffrorna måste hålla revisionskvalitet. Det snabbaste sättet att döda rapporteringsdisciplinen hos en kedja är för övrigt att be en butikschef knappa in siffror som huvudkontoret redan har.

Tre metoder sida vid sida

• Vem gör jobbet: Manuellt: butikschefen. Halvmanuellt: hyresgästens kassaexport eller huvudkontoret. Automatiskt: kassaleverantören eller Vemco, en gång.
• Tid per hyresgäst: Manuellt: 2 minuter per inlämning. Halvmanuellt: sekunder per filsläppning, eller ingen tid alls med SFTP. Automatiskt: cirka 1 timme, en engångsinsats.
• Frekvens: Manuellt: dagligen, veckovis eller månadsvis. Halvmanuellt: varje timme eller varje dygn. Automatiskt: i den takt kassasystemet skickar.
• Formatrisk: Manuellt: inmatningsfel fångas av validering. Halvmanuellt: kolumnändringar fångas vid mappningen. Automatiskt: ingen efter driftstart.
• Passar bäst för: Manuellt: små fristående butiker. Halvmanuellt: regionala kedjor. Automatiskt: kedjor och avtal med omsättningshyra.

Poängen med jämförelsen: ett köpcentrum med 150 hyresgäster är tre segment, inte ett. Att köra alla tre metoderna samtidigt, i samma system, är det som lyfter rapporteringsgraden till en nivå där omsättningshyran kan faktureras utan jakt.

När datan väl är inne

Oavsett vilken dörr siffrorna kom in genom landar de på ett ställe, med samma kategorier, öppettider och deadlines. Saknade inlämningar flaggas på en statusskärm där en enda knapp påminner alla som ligger efter. Genomsnittlig inlämningsdag i månaden följs upp över tid. Varje inlämning tidsstämplas, vilket är exakt det revisorn frågar efter vid avstämningen av omsättningshyran. Och det som håller datan flödande: hyresgästen ser sina egna siffror tillbaka direkt, med omsättningstrend, ranking i sin kategori och index mot bransch och centrum. Rapportering som ger något tillbaka blir en vana, inte en plikt.

Utrullning i fem steg

• 1. Segmentera hyresgästlistan efter kassasystemets förmåga, inte efter storlek. Fråga varje hyresgäst om kassan kan exportera en daglig fil och om leverantören har ett API.
• 2. Börja med kedjorna på API. En timme per kedja, och de bär den största exponeringen i omsättningshyra.
• 3. Flytta exportörerna till SFTP eller dra och släpp under månad två.
• 4. Ge alla övriga appen, med en deadline och en ranking de själva kan se.
• 5. Följ rapporteringsgraden varje vecka under första kvartalet.

Vanliga frågor

Kan en hyresgäst använda två metoder? Ja. En kedja kan köra API för den dagliga försäljningen och använda appen för att korrigera en enskild dag.

Vad händer om kassaleverantören vägrar integrera? Använd SFTP. Nästan varje kassasystem kan schemalägga en export.

Behöver köpcentrumet sensorer för det här? Nej, omsättningsinsamlingen fungerar helt fristående. Den som lägger till VemCount-räkning vid butiksentréerna får dessutom capture rate och konvertering i samma rapporter, med en kontraktuell lägstanivå på 96 procents räknenoggrannhet, i praktiken typiskt 98 till 99 procent när ljus, butikslayout och besökarbeteende tillåter.

Vemco Group är ett danskt mjukvaruföretag grundat 2005 i Fredericia, med över 20 års erfarenhet av besöksräkning och analys, fler än 55 000 installationer i över 98 länder och fler än 800 köpcentrum som kunder, de flesta med både besöksräkning och hyresgästrapportering. VemTenant har varit en del av plattformen sedan 2013, och ett nyligen genomfört förvärv har adderat property management till samma plattform. Se de tre metoderna på en och samma skärm, och rapporteringsstatusen som följer med, på produktsidan för VemTenant.

Vill du veta vilken metod som passar vilket segment i just er hyresgästlista? Kontakta Vemco Group så går vi igenom er lista, kassasystem för kassasystem, och visar hur alla tre insamlingsvägarna kan vara igång inom ett kvartal.