Sales per Square Meter: så mäter du det hyresgäst för hyresgäst

Två butiker i samma gång rapporterar båda runt 1,2 miljoner kronor i månaden. Den ena hyr 80 kvadratmeter, den andra 240. På centrumnivå ser de likvärdiga ut i omsättningsrapporten. Räknat som sales per square meter är den ena tre gånger så produktiv som den andra, och det är den skillnaden som avgör vem som ska få en större yta vid nästa omförhandling, vem som sitter på en för dyr lokal och var omsättningshyran faktiskt faller ut. Ändå är det förvånansvärt många köpcentrum som fortfarande bara har siffran på totalnivå, uppdaterad kvartalsvis, och byggd på hyresgäster som rapporterar lite som de vill.

Varför centrumsnittet säger så lite

CBRE rapporterade att detaljhandelns försäljning per kvadratfot i USA ökat med 26 procent sedan 2019. En siffra som den är användbar för att förstå att butiker klarar sig på mindre yta än förr, men den hjälper ingen att besluta om hyresgäst 14B ska förlängas. Samma sak gäller ett centrumsnitt på, säg, 45 000 kronor per kvm och år. Bakom det snittet döljer sig oftast ett fåtal kedjor som drar upp siffran och en lång svans av butiker som ligger på hälften eller mindre.

Det som skapar värde är spridningen: hur varje enskild hyresgäst ligger i förhållande till sin egen bransch i centrumet, till centrumet som helhet och till sin egen historik. Först då går det att se att skobutiken på plan två ligger 30 procent under branschsnittet trots att besöksflödet förbi dörren ökat, eller att caféet nära entrén är den mest yteffektiva enheten i hela huset trots en blygsam totalomsättning.

Tre definitioner att låsa innan du räknar

Den som implementerat hyresgästrapportering i mer än ett centrum vet att det sällan är matematiken som fallerar. Det är definitionerna. Tre saker behöver vara skrivna i sten innan första siffran går in i systemet.

• Vilken yta. Uthyrningsbar area enligt kontraktet (GLA) eller faktisk säljyta exklusive lager och personalutrymmen? Båda går att försvara, men blanda dem inte. En butik med 40 procent lager ser hopplös ut på GLA och helt normal på säljyta. Vårt råd är GLA, eftersom det är den ytan som hyran sätts på, med säljyta som en sekundär vy där det behövs.
• Vilken omsättning. Inklusive eller exklusive moms. Före eller efter returer. Med eller utan e-handelsordrar som hämtas i butik. Hyreskontraktet brukar definiera omsättningshyrans bas, och det är klokt att låta samma definition styra rapporteringen i stället för att ha två parallella sanningar.
• Vilken period. Kalendermånad eller butikens egen räkenskapsvecka? Modekedjor rapporterar ofta i 4-4-5-veckor, vilket gör att deras "mars" inte är din mars. Antingen normaliserar systemet eller så får du fel jämförelser varje kvartalsskifte.

En praktisk iakttagelse från fältet: när ett centrum går från årlig till månatlig insamling upptäcker nästan alla att ett antal hyresgäster rapporterat inklusive moms i åratal utan att någon märkt det. Omsättningshyran har alltså beräknats på fel bas, och korrigeringen brukar bli ett obekvämt samtal. Bättre att ta det samtalet i samband med ett systembyte än efter en revision.

Sales per square meter kräver data varje månad, inte varje år

Den vanligaste orsaken till att nyckeltalet aldrig blir användbart är insamlingen. Så länge omsättningen jagas in via mejl och Excel från 80 eller 150 hyresgäster blir det i praktiken en årlig övning, och en årlig siffra duger till årsredovisningen men inte till att leda ett centrum. I VemTenant löses det genom att varje hyresgäst får välja den väg som passar deras egen organisation:

• Manuell inmatning i en webbvy, ungefär två minuter per dag, vecka eller månad. Passar den enskilda handlaren utan central ekonomifunktion.
• Filuppladdning, antingen Excel eller CSV som dras in direkt, eller en schemalagd SFTP-överföring från kedjans ekonomisystem.
• Helautomatiskt via kassaleverantörens API eller Vemcos REST-API. Uppsättningen tar ungefär en timme per hyresgäst, och därefter kommer siffrorna in utan att någon behöver påminna.

Erfarenheten är att de stora kedjorna gärna går automatiskt eftersom de redan har datan strukturerad, medan mindre hyresgäster accepterar manuell inmatning så länge de får något tillbaka. Det är här incitamentet ligger: varje hyresgäst ser i VemTenant sitt eget index mot branschen och centrumet, sin ranking och sin omsättningstrend ritad bredvid besöksflödet till den egna butiken. En butikschef som kan se att besöken ökade 8 procent i oktober men omsättningen stod stilla har fått en tydligare signal om konverteringen än någon centrumledning kan ge i ett möte.

Omsättning per kvm blir meningsfull först bredvid besöksflödet

Ett lågt värde på omsättning per kvm kan betyda tre helt olika saker: fel läge, fel butik eller fel yta. Utan besöksdata går det inte att skilja dem åt. En hyresgäst med låg försäljning per kvm och lågt flöde förbi entrén sitter sannolikt på fel plats i huset, och det är ett problem som centrumledningen äger. En hyresgäst med högt flöde men låg försäljning har ett konverteringsproblem som hyresgästen själv äger. Och en hyresgäst med både högt flöde och hög konvertering men låg siffra per kvm har helt enkelt för stor lokal.

Det är anledningen till att de flesta av de 800 köpcentrum som arbetar med Vemco kör besöksräkning och hyresgästrapportering i samma plattform i stället för som två separata projekt. Räkningen håller kontraktsenligt minst 96 procent noggrannhet, i praktiken oftast 98 till 99 procent när ljus, butikslayout och besöksbeteende tillåter det, vilket är tillräckligt för att besök per kvm och omsättning per besök ska gå att lita på som styrtal, inte bara som indikationer.

Vad siffran ska användas till i praktiken

När datan väl kommer in månatligen och är rensad från definitionsfel finns det fyra beslut där nyckeltalet betalar sig snabbt.

• Omförhandling. En hyresgäst som ligger 40 procent över sin bransch i centrumet har ett argument för större yta, du har ett argument för högre bashyra. Båda sidor förhandlar från samma siffror.
• Omsättningshyra. Tröskelvärdet för när omsättningshyran slår in går att följa löpande i stället för att upptäckas i efterhand. Kopplas VemTenant till VemLease syns det direkt mot kontraktets villkor.
• Vakanshantering. Vilken bransch presterar bäst per kvm i just den delen av huset? Det är ett bättre underlag för uthyrningsteamet än magkänsla om "vad som saknas".
• Tidiga varningar. Tre månader i rad med fallande index mot branschen är en signal om ett hyresgästsamtal, långt innan hyran börjar betalas sent.

Vanliga frågor

Hur beräknar man sales per square meter? Dela hyresgästens omsättning för perioden, normalt exklusive moms och efter returer, med lokalens uthyrningsbara yta i kvadratmeter. Räkna på rullande tolv månader för att få bort säsongseffekter, och använd månadsvärden när du vill jämföra trend mot besöksflödet. Det viktiga är att alla hyresgäster räknas på samma ytdefinition och samma omsättningsdefinition, annars jämför du inte butiker utan rapporteringsvanor.

Vill du se hur omsättning per kvm, index per bransch och besöksflöde kan ligga i samma vy för varje hyresgäst i ditt centrum? Kontakta oss så går vi igenom hur insamlingen kan sättas upp för er hyresgästmix, från manuell inmatning till kassaintegration, och vad som krävs för att få första månadsrapporten på plats.