Rent roll för kommersiella fastigheter: vad den ska visa

Banken ber om en uppdaterad rent roll inför refinansieringen. Ekonomiavdelningen skickar ett Excel-ark som exporterades i februari. Uthyrningschefen har sedan dess förhandlat om två omsättningshyror, en hyresgäst har utnyttjat en break-klausul och ett pop-up-avtal löpte ut utan att någon la in det. Tre veckor senare hittar bankens analytiker avvikelserna själv, och diskussionen om räntemarginal börjar i fel ände. Det är ingen ovanlig situation i svenska köpcentrum och handelsfastigheter, och den beror sällan på slarv. Den beror på att en hyreslista byggs som ett dokument i stället för som en levande vy av kontraktsdata.

Varför en rent roll är mer än summan av hyrorna

Många fastighetsägare ser sin rent roll som ett bevis på intäkter: en rad per hyresgäst, en kolumn med månadshyra, en summa längst ned. Den som värderar fastigheten läser den tvärtom. Värderaren, långivaren och köparen letar efter risken bakom intäkten: hur mycket av hyran som löper ut inom 24 månader, hur stor andel som är beroende av en enda hyresgäst, hur många avtal som ligger under marknadsnivå och hur många som ligger över och därför kommer att pressas vid nästa omförhandling. En hyreslista som bara visar hyra per kvadratmeter svarar inte på någon av dessa frågor.

Det finns en enkel kontrollfråga för varje kolumn ni överväger att ta med: skulle en extern part fatta ett annat beslut om kolumnen saknades? Om svaret är nej hör kolumnen hemma i hyresavtalet, inte i hyreslistan. Om svaret är ja måste den finnas med och vara uppdaterad.

Kolumnerna som faktiskt påverkar beslut

Utifrån de granskningar vi sett i samband med refinansiering, försäljning och portföljrapportering är det följande fält som avgör om en rent roll håller eller skickas tillbaka med frågor:

• Enhet och area – lokalnummer, uthyrbar area och det areabegrepp som används (BRA, LOA eller annat). Blandade areabegrepp är den vanligaste orsaken till att hyra per kvadratmeter inte går att jämföra mellan hus.
• Hyresgäst och juridisk motpart – varumärket på skylten och bolaget som skrivit under är inte alltid samma. Franchisetagare, moderbolagsgaranti och eventuell borgen ska framgå.
• Avtalsperiod, uppsägningstid och förlängning – startdatum, slutdatum, uppsägningstid enligt hyreslagen eller avtal, automatisk förlängningsperiod och eventuella break-klausuler för hyresgästen.
• Bashyra, indexering och tillägg – aktuell bashyra, indexklausul (KPI-bas och basmånad), fastighetsskattetillägg, driftkostnadstillägg och marknadsföringsbidrag var för sig.
• Omsättningshyra – procentsats, brytpunkt, minimihyra och senaste rapporterade omsättning. Utan den sista kolumnen är omsättningshyra bara en möjlighet, inte en intäkt.
• Rabatter och hyresfria perioder – inklusive när de upphör. En rent roll som visar rabatterad hyra utan slutdatum undervärderar fastigheten, och en som visar fullhyra utan att nämna rabatten övervärderar den.
• Säkerhet – depositionsbelopp eller bankgaranti, med giltighetstid.
• Betalningsstatus – förfallna belopp och antal dagar sena. Det är här ekonomiteamet och uthyrningsteamet oftast har olika bild.
• Vakanser – tomma lokaler med area, senaste hyra och datum då lokalen blev ledig. En rent roll utan vakansrader döljer den verkliga uthyrningsgraden.

Det som sällan finns med men borde

Tre uppgifter saknas i de flesta hyreslistor, trots att de styr förhandlingar mer än något annat. Den första är occupancy cost ratio, alltså hyresgästens totala lokalkostnad i procent av omsättningen. En butik som betalar 8 procent av sin försäljning i hyra förhandlar från en helt annan position än en som betalar 18 procent, och ägaren bör veta vilken av dem som sitter vid bordet innan mötet. Det kräver att omsättningsrapporteringen från hyresgästerna faktiskt kopplas till hyresraden, vilket är exakt vad VemTenant gör när den kombineras med kontraktsdata i VemLease.

Den andra är besökstrafik per zon. Två lokaler på 150 kvadratmeter kan ha samma hyra och helt olika förbipasserande flöde. När besöksdata från VemCount läggs bredvid hyran per kvadratmeter syns direkt vilka lägen som är underprissatta inför nästa omförhandling och vilka som behöver en sänkning för att hyresgästen ska överleva. En notering för den som vill använda siffrorna i förhandling: räkneverkens noggrannhet är kontraktuellt minst 96 procent och normalt 98 till 99 procent när belysning, butikslayout och besöksbeteende tillåter, och det är den nivån ni bör kunna redovisa om en hyresgäst ifrågasätter underlaget.

Den tredje är WAULT, viktad återstående avtalstid, på fastighets- och portföljnivå. Den ska gå att räkna ut direkt från hyreslistan. Om den kräver ett separat kalkylblad är slutdatumen inte strukturerade nog.

En observation från implementeringar

När en portfölj flyttar sin hyreslista från kalkylblad till ett system för lease administration brukar det första problemet inte vara mjukvaran utan källdokumenten. I nästan varje projekt hittar vi avtal där tilläggsöverenskommelser bara finns i e-post, indexklausuler som tillämpats fel i flera år och lokaler som bytt areaberäkning utan att hyran justerats. Räkna med att lägga mer tid på att verifiera de 20 procent av avtalen som står för 80 procent av hyran än på att konfigurera systemet. Ett praktiskt råd är att låta ekonomi och uthyrning signera av varje rad tillsammans, en gång. Efter det underhåller systemet listan, och ingen behöver bygga om den inför nästa bankmöte.

Rent roll som rullande rapport, inte ögonblicksbild

Skillnaden mellan en hyreslista som exporteras på begäran och en som genereras från kontraktsdata är framför allt tid. Med VemLease hanteras varje kritiskt datum, förlängning och vakans i samma struktur som hyresvillkoren, vilket innebär att en rent roll per ett givet datum alltid kan tas fram, också bakåt i tiden. För asset managers betyder det att samma rapport fungerar för styrelsen, långivaren och en potentiell köpare, utan att tre versioner cirkulerar med olika summor. Det är också grunden för att commercial lease management software ska ge värde utöver arkivering: listan blir utgångspunkten för att se vilka avtal som bör omförhandlas, vilka hyresgäster som är på väg att få problem och var nästa vakans sannolikt uppstår.

Vanliga frågor

Vad är en rent roll inom kommersiella fastigheter? En rent roll är en sammanställning av alla hyresavtal i en fastighet eller portfölj, med hyresgäst, area, hyra, tillägg, avtalstid och vakanser per lokal. Den används av ägare, långivare och köpare för att bedöma intäkternas storlek, varaktighet och risk. I praktiken fungerar den som en kontrollpunkt mellan uthyrning, ekonomi och finansiering.

Vill ni se hur en rent roll ser ut när hyresvillkor, hyresgästernas omsättning och besökstrafik ligger i samma vy? Kontakta Vemco Group så går vi igenom er nuvarande hyreslista och visar vilka kolumner ni saknar inför nästa refinansiering eller omförhandling.