Rent Roll für Gewerbeimmobilien: Was er zeigen sollte

Die Due Diligence läuft seit drei Wochen, und der Käufer schickt zum vierten Mal dieselbe Frage zurück: Warum weist der rent roll für Einheit 2.14 eine Grundmiete von 38 Euro pro Quadratmeter aus, während der Mietvertrag im Datenraum eine Staffel mit 34 Euro ab Januar enthält? Niemand im Asset Management hat gelogen. Die Mieterliste wurde im Oktober aus drei Excel-Dateien zusammengeführt, die Staffel saß in einem Nachtrag, den die Leasing-Abteilung in einem anderen Ordner abgelegt hatte. Das Ergebnis: ein Preisabschlag, der mit der Immobilie nichts zu tun hat, sondern allein mit der Qualität der Liste.

Dieser Fall ist kein Einzelfall. Ein rent roll ist das am häufigsten angeforderte Dokument in Finanzierung, Bewertung und Transaktion, und gleichzeitig das Dokument, das in vielen Häusern am wenigsten gepflegt wird. Dieser Beitrag beschreibt, welche Felder eine Mieterliste für Gewerbeimmobilien tatsächlich enthalten muss, welche Angaben Banken und Bewerter heute zusätzlich erwarten, und warum Umsatz- und Frequenzdaten in einem Shopping Center inzwischen in den rent roll gehören.

Die Pflichtfelder, die jeder rent roll enthalten muss

Die Grundstruktur ist bekannt, aber die Details entscheiden. Pro Mieteinheit sollte die Liste mindestens folgende Angaben pro Zeile führen:

• Einheit und Flächenangabe: Mietfläche nach dem im Vertrag vereinbarten Standard (gif, MF/G oder individuell), nicht nach dem Flächenaufmaß der Bauakte. Abweichungen zwischen beiden führen regelmäßig zu Nachfragen.
• Mieter und Branche: juristische Person des Vertragspartners, nicht der Markenname. Bei Franchise-Nehmern ist das ein eigenes Risikoprofil.
• Vertragsbeginn, Festlaufzeit, Optionen: jede Verlängerungsoption mit Ausübungsfrist, nicht nur mit Endtermin.
• Aktuelle Grundmiete monatlich und jährlich, plus die nächste vertraglich vereinbarte Änderung mit Datum und Mechanismus (Staffel, Indexierung mit Schwellenwert, Umsatzmiete).
• Nebenkostenvorauszahlung und Umlageschlüssel: einschließlich vertraglich gedeckelter Positionen.
• Sicherheiten: Art, Höhe, Ablaufdatum der Bürgschaft.
• Incentives: mietfreie Zeiten, Ausbauzuschüsse und deren Restlaufzeit, damit die Effektivmiete berechenbar ist.
• Rückstände: offene Posten nach Alter, nicht als Summe.

Was in dieser Liste auffällt: Die meisten Fehler entstehen nicht bei der Grundmiete, sondern bei Optionen, Indexierungsschwellen und Incentives. Das sind genau die Angaben, die in Nachträgen stehen und bei manueller Pflege verloren gehen.

Was Banken und Bewerter zusätzlich erwarten

Ein rent roll, der nur den Ist-Zustand abbildet, beantwortet die Frage des Finanzierers nicht. Der will wissen, wie der Cashflow in 24 und 36 Monaten aussieht. Deshalb gehören in eine ernsthafte Mieterliste heute auch Auswertungen, die aus den Zeilen abgeleitet werden:

• WALT (gewichtete Restlaufzeit) nach Mietertrag, einmal mit und einmal ohne Sonderkündigungsrechte.
• Auslaufprofil pro Jahr in Prozent der Jahresmiete, inklusive Break-Optionen des Mieters.
• Konzentration: Anteil der fünf größten Mieter am Gesamtertrag.
• Leerstand nach Fläche und nach entgangener Marktmiete, mit Datum der Freiwerdung und Status der Nachvermietung.
• Vertragsmiete gegen Marktmiete pro Einheit, damit Over- und Underrent sichtbar werden.

Wer diese Kennzahlen bei jeder Anfrage neu in Excel baut, produziert jedes Mal eine andere Version. Eine lease administration software, die den rent roll direkt aus den Vertragsdaten rechnet, liefert dagegen bei jeder Anfrage dieselbe Zahl, und genau das ist es, was ein Kreditausschuss sehen will.

Der Unterschied im Einzelhandel: Umsatz und Frequenz gehören dazu

Für ein Bürogebäude reichen die Felder oben. Für ein Shopping Center oder eine Fachmarktagglomeration nicht. Dort hängt der Wert jeder Zeile im rent roll davon ab, ob der Mieter seine Miete aus dem Umsatz tragen kann. Die Mietbelastung (Occupancy Cost Ratio) pro Einheit ist deshalb keine Zusatzinformation, sondern ein Risikofeld. Ein Textilmieter mit 22 Prozent Mietbelastung steht in der Liste formal als „laufender Vertrag bis 2029", wirtschaftlich aber als Kündigung auf Zeit.

Deshalb verbinden Eigentümer, die ihre Mieterliste ernst nehmen, drei Datenquellen: die Vertragsdaten aus VemLease, die monatlichen Umsatzmeldungen der Mieter aus VemTenant und die Besucherfrequenz aus VemCount. Erst in dieser Kombination lässt sich pro Einheit ausweisen, ob der Umsatz pro Besucher sinkt, während die Frequenz stabil bleibt (Problem des Mieters) oder ob die Frequenz im betreffenden Mallabschnitt einbricht (Problem des Eigentümers). Beides steht später in der Verhandlung über die Verlängerung zur Debatte, und beides gehört deshalb in den rent roll, bevor die Frist läuft.

Eine Anmerkung zur Frequenzzählung, weil sie regelmäßig in Umsatzmietverhandlungen angezweifelt wird: Die Zählgenauigkeit ist vertraglich mit mindestens 96 Prozent abgesichert und liegt bei geeigneten Bedingungen (Beleuchtung, Ladenlayout, Besucherverhalten) typischerweise bei 98 bis 99 Prozent. Diese Angabe gilt ausschließlich für die Zählung selbst, nicht für die daraus abgeleiteten Kennzahlen.

Eine Beobachtung aus der Umsetzung

Wer eine Mieterliste von Excel auf eine commercial lease management software migriert, unterschätzt fast immer einen Punkt: die Erstprüfung der Nachträge. In einem typischen Center mit 80 bis 120 Mieteinheiten existieren im Schnitt zwei bis vier Nachträge pro Vertrag. Die Praxis zeigt, dass bei der Migration regelmäßig zwischen fünf und zehn Prozent der Zeilen eine Abweichung zwischen gelebter Abrechnung und Vertragslage aufdecken: nicht ausgeübte Indexierungen, falsch berechnete Staffeln, abgelaufene Bürgschaften. Das ist unangenehm, aber es ist genau die Liste, die ein Käufer im Datenraum ohnehin finden würde. Besser, der Eigentümer findet sie zuerst.

Ein zweiter Punkt, den Implementierer kennen: Die Verantwortung für die Pflege muss an eine Person und an einen Prozess gebunden sein. Eine lease management software erzeugt den rent roll automatisch, aber nur dann korrekt, wenn jeder unterschriebene Nachtrag innerhalb weniger Tage erfasst wird. Häuser, die das als Teil der Freigabe des Nachtrags verankern (keine Unterschrift ohne Erfassung), haben saubere Listen. Häuser, die es als nachgelagerte Aufgabe behandeln, haben nach 18 Monaten wieder die Excel-Situation vom Anfang.

Wie oft und für wen der rent roll aktualisiert werden sollte

Die Frequenz richtet sich nach dem Empfänger. Finanzierer erwarten in der Regel quartalsweise Lieferungen mit Stichtag, Bewerter einen Stand zum Bewertungsstichtag, das eigene Leasing-Team einen Blick in Echtzeit auf kritische Fristen. Wenn die Liste aus einem System kommt, sind das drei Ansichten derselben Daten. Wenn sie aus Excel kommt, sind es drei Dokumente, die sich nach kurzer Zeit widersprechen. Sinnvoll ist außerdem eine Versionshistorie: Welche Zeile hat sich seit dem letzten Stichtag geändert, und warum? Diese Frage stellt jeder Käufer in der Due Diligence, und sie ist aus einer Vertragshistorie in Sekunden beantwortet.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein rent roll bei Gewerbeimmobilien? Ein rent roll ist die Aufstellung aller Mieteinheiten einer Immobilie mit Mieter, Fläche, Laufzeit, Miete, Nebenkosten, Sicherheiten und Rückständen. Er dient Eigentümern, Banken und Bewertern als Grundlage für Cashflow-Prognose, Finanzierung und Kaufpreis. Im Einzelhandel sollte er zusätzlich Umsatzmiete, Mietbelastung und Frequenz pro Einheit ausweisen.

Wenn Ihre Mieterliste aktuell aus mehreren Dateien zusammengeführt wird und bei der nächsten Finanzierungsanfrage wieder manuell gebaut werden muss, lohnt sich ein Gespräch darüber, wie VemLease den rent roll direkt aus den Vertragsdaten erzeugt und mit Umsatz- und Frequenzdaten verbindet. Kontaktieren Sie uns unter vemcogroup.com/contact-us und bringen Sie Ihr aktuelles Auslaufprofil mit, dann zeigen wir Ihnen, welche Zeilen zuerst Aufmerksamkeit brauchen.