Vanliga frågor om fastighetssystem för fastighetsförvaltning

Ett omförhandlingsmöte i november. Hyresgästen i det största butiksläget hävdar att omsättningen har fallit tolv procent och kräver sänkt bashyra. Förvaltaren har hyresavtalet i en pdf, omsättningsrapporterna i en mejltråd och ingen aning om hur många människor som faktiskt passerade dörren under året. Så ser situationen ut i fler portföljer än de flesta vill medge, och det är precis där frågan om ett fastighetssystem slutar vara en IT-fråga och blir en fråga om förhandlingsposition. Nedan besvarar vi de frågor som fastighetsägare, förvaltare och tillgångsansvariga faktiskt ställer när de utvärderar programvara, utan att upprepa det ni redan läst i leverantörsbroschyrer.

Vad skiljer ett fastighetssystem för kommersiella fastigheter från ett för bostäder?

Skillnaden ligger i hyresavtalets komplexitet och i vad som driver värdet. Ett bostadsbestånd har många likartade kontrakt med standardiserade villkor. Ett köpcentrum eller en kontorsfastighet har färre kontrakt, men varje avtal kan innehålla omsättningsbaserad hyra, indexklausuler, hyresfria perioder, trappade hyror, exklusivitetsklausuler och optioner med olika uppsägningsfönster. Ett system för kommersiell fastighetsförvaltning måste därför modellera villkor, inte bara registrera belopp.

För bostadsoperatörer är kravbilden annorlunda men inte enklare. Där handlar det om volym, kommunikation och underhållsflöden. Om ni köper för flerbostadshus bör ni kräva tydliga svar på hur systemet hanterar boendeärenden, digitala signaturer och massuppdateringar, och be leverantören visa det i en livemiljö snarare än i en presentation. Vår egen erfarenhet är koncentrerad till kommersiella fastigheter, och resten av den här texten utgår från det perspektivet.

Vilka funktioner i hyresavtalshantering betalar sig snabbast?

Tre saker, i den här ordningen:

• Bevakning av kritiska datum. Ett missat uppsägningsfönster kan låsa er i ett avtal under hyresnivå i tre till fem år. Ett hyresadministrationssystem som räknar bakåt från förfallodatum och eskalerar när ingen agerar är den enskilt billigaste försäkringen ni kan köpa.
• Indexering och tilläggsdebitering. Manuell hantering av KPI-justeringar och fastighetsskattetillägg leder erfarenhetsmässigt till underdebitering, sällan till överdebitering. Automatisk beräkning återvinner intäkter som redan är avtalade.
• Vakanshantering kopplad till pipeline. Att se vilka ytor som blir lediga om nio månader, vilka förhandlingar som pågår och vilken hyra marknaden bär för jämförbara lokaler gör att ni börjar uthyrningsarbetet innan ytan står tom.

I VemLease är dessa tre flöden byggda ihop, vilket betyder att en förnyelse som fastnar syns i vakansprognosen samma dag och inte i kvartalsrapporten tre månader senare.

Varför räcker inte omsättningsrapporter från hyresgästerna?

För att de bara berättar vad som såldes, inte varför. Om omsättningen faller kan det bero på färre besökare, lägre konverteringsgrad eller lägre snittkvitto, och dessa tre orsaker kräver helt olika åtgärder från fastighetsägaren. Färre besökare i hela huset är ert problem: marknadsföring, tillgänglighet, hyresgästmix. Färre besökare i just den butiken trots stabilt flöde i korridoren utanför är hyresgästens problem: skyltning, sortiment, personal.

Det är därför vi kombinerar hyresgästernas omsättningsrapportering och jämförelser i VemTenant med besöksdata från VemCount. Först då kan förvaltaren i novemberexemplet ovan säga: besökstrafiken förbi er entré ökade fyra procent, er omsättning föll tolv, och tre jämförbara aktörer i samma segment ökade. Diskussionen om hyressänkning tar en annan riktning.

En ärlighet om besöksräkning: vår avtalade minimiprecision är 96 procent, och i praktiken ligger installationer typiskt på 98 till 99 procent när belysning, entréutformning och besöksbeteende tillåter det. En leverantör som lovar en fast siffra oavsett förhållanden bör ni ställa följdfrågor till.

Hur lång tid tar en implementering egentligen?

Själva programvaran är sällan flaskhalsen. Datamigreringen är det. Här kommer den observation som varje implementeringskonsult känner igen: när ett fastighetsbolag börjar läsa in sina avtal i ett system för kommersiella hyresavtal upptäcker man nästan alltid att ett antal kontrakt saknar underskriven slutversion, att indexbasmånaden är fel i hyresaviseringen, eller att ett tillägg från 2017 aldrig registrerades någonstans. Det är inte ett systemfel, det är ett fynd. Räkna med att avsätta tid för att reda ut dessa avvikelser, och betrakta det som en del av avkastningen på projektet snarare än en försening.

En praktisk tumregel: börja med de tjugo avtal som står för störst andel av hyresintäkterna, validera dem till hundra procent och gå därefter vidare med resten. Portföljen blir användbar i systemet långt innan den är komplett.

Vad ska ett rapporteringsverktyg för fastigheter kunna leverera till styrelse och investerare?

Kraven har skärpts de senaste åren. Det räcker inte längre med hyresvärde och vakansgrad per kvartal. Tillgångsansvariga förväntas kunna redovisa återstående viktad hyrestid, förfalloprofil per år, andel avtal med omsättningskomponent, faktiskt uppnådd hyra i förhållande till marknadshyra, samt hur besöksflödena utvecklas i handelsfastigheter. Ett bra rapporteringsverktyg för fastigheter hämtar detta direkt ur avtalsdata och besöksdata utan att någon måste bygga om en Excel-modell varje kvartal.

Fråga leverantören hur rapporterna ser ut när en analytiker på en fond ber om siffrorna för en enskild fastighet i en portfölj på fyrtio. Om svaret är att någon exporterar och klipper ihop manuellt har ni inte ett rapporteringsverktyg, ni har ett arkiv.

Molnbaserat eller lokal installation?

För de flesta fastighetsägare är frågan redan avgjord av praktiska skäl. Uthyrare, förvaltare, ekonomi och externa konsulter arbetar från olika platser, och besöksdata från sensorer i fastigheterna strömmar in kontinuerligt. En molnlösning gör att alla tittar på samma avtalsversion och samma besökssiffror. Det ni bör kräva är tydlighet om var data lagras, hur behörigheter styrs mellan portföljer och bolag, samt hur ni får ut er data om ni någon gång vill byta system. Den sista punkten avslöjar mest om leverantörens självförtroende.

Hur räknar man hem investeringen?

Gör tre enkla beräkningar innan ni ber om en offert:

• Vad kostar en enda missad förnyelseoption i förlorad hyresuppräkning, räknat över hela den förlängda avtalsperioden?
• Hur mycket underdebiterad indexering och tillägg hittade ni vid senaste revisionen, och hur mycket tror ni att ni inte hittade?
• Vad är skillnaden i utfall mellan en hyresförhandling där ni har besöks- och omsättningsdata och en där ni inte har det, multiplicerat med antalet förhandlingar per år?

Summan av dessa tre brukar överstiga licenskostnaden för ett fastighetssystem med god marginal, redan innan man räknar in tidsbesparing i förvaltningen. Det är också den kalkyl som får bäst mottagande hos en styrelse, eftersom den bygger på intäkter ni redan har rätt till men inte alltid får in.

Har ni en portfölj med kommersiella hyresavtal, omsättningsrapportering och besöksflöden som i dag lever i separata filer? Kontakta oss så går vi igenom era konkreta frågor om hyresadministration, hyresgästrapportering och besöksdata, och visar hur VemLease, VemTenant och VemCount fungerar tillsammans på er typ av fastigheter.