FAQ om software til ejendomsadministration

En asset manager med 38 erhvervslejemål opdagede i marts, at en lejer i et butikscenter havde en opsigelsesoption med varsel senest 31. december. Optionen stod i et tillæg fra 2019, som lå som PDF i en mappe, ikke i regnearket med lejeoversigten. Lejeren havde ikke sagt op, men den mulighed var reelt væk for udlejer at forhandle på. Historier som den er grunden til, at software til ejendomsadministration i dag vurderes på helt andre parametre end for ti år siden: ikke på om systemet kan udskrive en lejeopkrævning, men på om det fanger de datoer, tal og afvigelser, som koster penge, når de overses. Nedenfor besvarer vi de spørgsmål, vi oftest får fra ejere, administratorer og porteføljeansvarlige, der står midt i et valg.

Hvad skal software til ejendomsadministration egentlig løse for en kommerciel ejer?

Tre ting, i prioriteret rækkefølge. For det første skal den holde styr på kontraktens livscyklus: ikrafttræden, uopsigelighed, optioner, indeksering, genforhandlingsvinduer og ophør. For det andet skal den gøre tomgang målbar, så du kan se, hvor lang tid der går fra fraflytning til ny indflytning pr. ejendom, og ikke kun som et samlet tal for porteføljen. For det tredje skal den kunne fortælle dig noget om lejernes faktiske forretning, fordi det er der, risikoen for misligholdelse og muligheden for omsætningsleje ligger. Opkrævning og bogføring er nødvendige funktioner, men det er sjældent dem, der afgør, om investeringen betaler sig.

Er lejeadministrationssoftware og software til erhvervsejendomme det samme?

Nej, og forskellen har konsekvenser for budgettet. Lejeadministrationssoftware er den del, der håndterer selve kontrakten og de forpligtelser, der følger af den. Software til erhvervsejendomme er en bredere kategori, der også omfatter drift, vedligehold, energidata og i nogle tilfælde besøgs- og omsætningsdata fra lejerne. Mange købere betaler for en bred platform og bruger kun kontraktmodulet. Et mere ærligt udgangspunkt er at spørge: hvilke beslutninger skal vi træffe hvert kvartal, og hvilke data mangler vi for at træffe dem? For en ejer af butikscentre er svaret typisk lejekontraktstyring kombineret med besøgstal og lejeromsætning. For en ejer af kontorer og lager er det ofte kontraktstyring plus tomgangsanalyse.

Hvordan bruger vi besøgsdata sammen med lejekontrakter?

Det er her, kommercielle ejere adskiller sig fra boligudlejere. I et butikscenter er antallet af besøgende den mest direkte indikator for, om lejemålene er værd det, lejerne betaler. Når besøgstællinger fra VemCount kobles med kontraktdata i VemLease, kan du se, om en lejer med genforhandling om ni måneder ligger i en zone, hvor trafikken er faldet 12 procent, eller i en zone, der er vokset. Det ændrer forhandlingspositionen fuldstændigt. Det samme gælder tomgang: et tomt lejemål i en højtrafikeret gang bør have en anden udlejningsstrategi og en anden minimumsleje end et tomt lejemål på en etage, hvor tællerne viser, at få kunder kommer forbi.

Et par ord om nøjagtighed, fordi købere spørger. Besøgstælling leveres med en kontraktlig minimumsnøjagtighed på 96 procent, og i praksis ligger den typisk på 98 til 99 procent, når lysforhold, indgangens udformning og de besøgendes adfærd tillader det. Det tal gælder tællingen, ikke de analyser, der bygges på den, og det er værd at bede enhver leverandør skelne lige så tydeligt.

Hvorfor er lejeromsætning så svær at indsamle, og hvad gør et system ved det?

Enhver administrator, der har kørt omsætningsleje i et butikscenter, kender problemet: lejerne rapporterer for sent, i forskellige formater, nogle med moms, nogle uden, nogle inklusive returvarer og nogle ikke. Resultatet er, at omsætningslejen afregnes måneder for sent og ofte på tal, ingen har verificeret. En struktureret løsning som VemTenant, der har håndteret lejeromsætningsrapportering siden 2013, standardiserer indberetningen, rykker automatisk og gør det muligt at benchmarke en lejers omsætning pr. kvadratmeter mod de øvrige lejere i samme kategori. Kombineret med besøgstal får du konverteringsgraden pr. lejer: hvor mange af de mennesker, der passerede, endte med at købe? En faldende konvertering ved stabil trafik er et tidligt varsel om en lejer, der får problemer med at betale.

Hvad med boligporteføljer og beboerfunktioner?

Boligudlejere har brug for funktioner, som en kommerciel platform ikke nødvendigvis tilbyder: beboerkommunikation, fejlmelding, flyttesyn og lovpligtig dokumentation efter dansk lejelovgivning. Hvis din portefølje er blandet, bør du stille tre krav til den løsning, der skal dække boligdelen: at den kan integrere med det system, der styrer erhvervskontrakterne, så du får én tomgangsopgørelse på tværs; at den kan eksportere data i et format, dit rapporteringsværktøj kan læse; og at den håndterer varslingsfrister for lejeregulering med samme disciplin som optioner i en erhvervskontrakt. Kontrakt- og tomgangsdata er det fælles sprog mellem bolig og erhverv. Beboerportalen er en separat beslutning og bør ikke afgøre valget af det system, der styrer værdien i erhvervsdelen.

Hvad koster implementeringen, og hvor går tiden?

Her kommer den observation, som alle, der har implementeret software til erhvervslejekontrakter, vil nikke genkendende til: selve systemet er sjældent flaskehalsen. Tiden går med at læse gamle kontrakter og tillæg og oversætte dem til strukturerede felter. En portefølje med 60 erhvervslejemål har typisk 150 til 250 dokumenter, når tillæg, allonger og sidebreve tælles med, og det er i tillæggene, optionerne og de særlige indekseringsbestemmelser gemmer sig. Afsæt tid til det, og lad ikke leverandøren fortælle dig, at det klares på to uger. Den ejer, der bruger tre måneder på datamigreringen og kommer ud med rene, verificerede kontraktdata, har fået mere værdi end den, der går live på fire uger med huller i registreringen.

• Kræv, at hver kontrakt får registreret alle datoer, der udløser en handling, ikke kun ikrafttræden og ophør.
• Test varslingsflowet på en reel kontrakt, før hele porteføljen lægges ind.
• Afgør fra start, hvem der ejer datakvaliteten: administrator, asset manager eller begge.

Hvilken rapportering skal vi forlange?

God ejendomsrapporteringssoftware svarer på spørgsmål, du ikke behøver at bestille en ny rapport for at få. Som minimum bør du kunne trække, uden konsulenthjælp: udløbsprofil for lejekontrakter pr. ejendom og pr. år, vægtet restløbetid, tomgang i kvadratmeter og i kroner, lejeromsætning pr. kvadratmeter mod besøgstal pr. zone, og en liste over alle frister de kommende 180 dage. Hvis en leverandør præsenterer rapportering som et tilkøb eller henviser til en ekstern konsulent for at bygge standardrapporter, er det et signal om, at systemet er bygget til bogholderiet frem for til dem, der træffer beslutninger om porteføljen.

Hvordan vurderer vi, om det har betalt sig efter et år?

Mål på fire ting, og skriv udgangspunktet ned, inden I går i gang. Antal frister, der blev overset, bør falde til nul. Tiden fra fraflytning til ny kontrakt bør kortes, fordi tomgang bliver synlig, mens den opstår, ikke ved årsafslutningen. Omsætningsleje bør afregnes inden for kontraktens frist og på verificerede tal. Og andelen af genforhandlinger, hvor asset manageren mødte lejeren med besøgs- og omsætningsdata i hånden, bør stige markant. De fire tal er, hvad software til ejendomsadministration i sidste ende skal måles på; brugervenlighed og antal moduler er midler, ikke mål.

Har du en portefølje af erhvervslejemål, hvor kontrakter, besøgstal og lejeromsætning i dag ligger i hver sit system, så kontakt Vemco Group via vemcogroup.com/contact-us. Vi gennemgår gerne, hvordan VemLease, VemTenant og VemCount kan samles om netop de spørgsmål, din portefølje skal have svar på.