ROI-guide för digitalt uthyrningssystem

En lokal på 240 kvadratmeter står tom i 71 dagar i stället för 30. Orsaken är inte marknaden. Orsaken är att uppsägningen kom in via mejl till en kollega som var föräldraledig, att påminnelsen om förnyelse låg i en personlig kalender och att annonsen gick ut tre veckor efter att hyresgästen hade flyttat. Det är den typen av förluster ett uthyrningssystem ska betala sig på, och det är också den typen av förluster som sällan syns i något bokslut eftersom de är utspridda på flera personer och flera månader.

Den här guiden är skriven för er som ska försvara en budgetpost, inte för er som vill veta vad digital uthyrning är. Vi går igenom var pengarna faktiskt ligger, hur man räknar, vilka antaganden som brukar vara fel och vad som avgör om återbetalningstiden blir sex månader eller aldrig.

Fyra ställen där ett uthyrningssystem tjänar in sig

De flesta ROI-kalkyler för hyresadministration fastnar på sparade timmar. Det är det minst intressanta talet. Räkna i stället på fyra separata poster och håll dem isär, eftersom de har olika ägare i organisationen och olika bevisbörda.

• Vakansdagar. Skillnaden mellan er faktiska genomsnittliga omställningstid och den tid ni skulle ha om varje uppsägning startade ett automatiskt flöde samma dag. Multiplicera med daglig hyra per objekt. Det här är nästan alltid den största posten.
• Förnyelsegrad. Varje procentenhet högre förnyelse är en flytt som inte sker, en lokal som inte behöver visas och en provision eller mäklarkostnad som inte betalas. Spårning av förnyelser med påminnelser nio och sex månader före utgång är den enskilt enklaste funktionen att räkna hem.
• Felaktig indexering och missade tillägg. Hyresavtal med KPI-justering, omsättningshyra eller trappstegshyra som uppdateras manuellt innehåller fel. Ett system med kontraktshantering som räknar automatiskt hittar dem. Fråga ekonomi hur många korrigeringsfakturor som gick ut förra året.
• Administrationstid. Ja, den också. Men räkna på vad tiden används till i stället, inte på att den försvinner. Ingen avskedar en förvaltare för att uthyrningen blev digital.

En räkneövning ni kan göra i morgon

Ta ett bestånd på 120 objekt, kommersiella eller bostäder spelar mindre roll för metoden. Anta att 18 kontrakt löper ut per år, att genomsnittlig omställningstid idag är 52 dagar och att daglig hyra i snitt är 900 kronor. Om ett strukturerat flöde för uppsägning, besiktning och annonsering kapar 14 dagar per omställning blir det 18 gånger 14 gånger 900, alltså cirka 227 000 kronor om året. Lägg till två förnyelser som annars hade gått förlorade, var och en värd en tom månad plus marknadsföring, och ni närmar er 300 000 kronor innan ni har räknat en enda timme.

Siffrorna ovan är antaganden, inte löften. Poängen är att ni ska sätta in era egna. Hämta omställningstiden från ekonomisystemet (datum för sista hyresavi till datum för första nya), inte från minnet. Förvaltare underskattar systematiskt hur lång tid omställningen tar, eftersom de räknar från det att de själva började jobba med objektet.

Det som avgör om kalkylen håller

Här är en observation från implementeringar som sällan står i leverantörernas material: själva systemet är uppe på några veckor, men datamigreringen av befintliga avtal tar två till tre gånger längre än planerat. Inte för att det är tekniskt svårt, utan för att ungefär vart femte avtal visar sig ha ett tillägg, en sidoöverenskommelse eller en handskriven ändring som ingen har registrerat. Budgetera tid för det. Det är också precis där den tredje besparingsposten ovan uppstår, så se det som en revision ni ändå borde ha gjort.

Den andra fallgropen är att köpa för många moduler från dag ett. Vakanshantering och förnyelsespårning ger mätbar effekt inom ett kvartal. Avancerad rapportering ger effekt först när det finns ett års data att rapportera på. Ett rimligt upplägg är att starta med det som påverkar vakansdagar och förnyelser, mäta i sex månader och sedan utöka.

För kommersiella fastigheter: koppla uthyrning till besöksdata

Köpcentrum, gallerior och handelsplatser har en extra post i kalkylen som bostadsförvaltare saknar. Hyresförhandlingen med en butikshyresgäst handlar till slut om hur många som går förbi och hur många som går in. Om uthyrningsteamet sitter med gårdagens besökssiffror per entré och per zon när de förhandlar om förnyelse eller nyteckning, blir argumentet för hyresnivån ett annat än när de sitter med en känsla.

Det är här en leverantör som Vemco Group skiljer sig från rena avtalssystem. VemLease hanterar avtalens livscykel, förnyelser, vakanser och uthyrningsanalys, medan VemCount levererar besöksräkning från samma plattform. Sensorerna är leverantörsoberoende, Vemco är Xovis GOLD-partner och arbetar även med Milesight, Hikvision och AXIS, och personalexkludering gör att butikens egna anställda inte räknas som kunder. Noggrannheten är avtalad till minst 96 procent, i praktiken 98 till 99 procent när ljus, planlösning och besökarbeteende tillåter. För ett uthyrningsteam betyder det att siffran som används i förhandlingen tål att ifrågasättas av hyresgästens egen besöksräknare i dörren.

ROI-posten här är hyresnivå snarare än vakansdagar. En eller två procent högre bashyra på de lokaler som har bevisat hög trafik, eller en omsättningshyra som faktiskt kan följas upp mot besök per kvadratmeter, överstiger snabbt kostnaden för både sensorer och uthyrningssystem.

Så presenterar ni kalkylen internt

Ekonomichefer säger nej till besparingar i timmar och ja till besparingar i hyresintäkt. Lägg vakansdagar och förnyelser överst, visa källan för varje tal och ange återbetalningstid i månader. Ange också vad ni inte har räknat med, till exempel boendeupplevelse och färre klagomål, och säg att ni väljer att hålla dem utanför kalkylen. Det gör de siffror som är med mer trovärdiga. Mät sedan samma fyra poster var sjätte månad efter driftstart, så att nästa budgetrunda handlar om utfall och inte om antaganden.

Vanliga frågor

Hur mycket kostar sensorer för besöksräkning? Priset beror på sensortyp, antal entréer och om ni vill ha 3D-sensorer med personalexkludering och ålders- och könsuppskattning eller enklare dörräknare. Räkna på kostnad per entré och år inklusive licens, och ställ den mot vad en procent högre hyra på de lokaler som ligger vid entrén är värd. Begär alltid offert utifrån en planritning, inte utifrån en generell prislista.

Hur mäter man besöksflöde i en butik? Den vanligaste metoden är takmonterade sensorer över varje entré som räknar in- och utpasseringar och skickar data till en molnplattform. För uthyrningsändamål är det avgörande att samma system täcker både centrumets entréer och de enskilda butikerna, så att hyresvärd och hyresgäst tittar på jämförbara tal. Kombinera gärna med data från kassasystemet för att se konverteringsgrad per lokal.

Vill ni räkna på ROI för ert eget bestånd, med era vakansdagar, era förnyelser och, för kommersiella fastigheter, era faktiska besökssiffror? Kontakta Vemco Group så går vi igenom kalkylen tillsammans och visar hur VemLease och besöksdata kan kopplas ihop i ett och samma uthyrningssystem.