ROI-guide til digital leasing software

Tre lejekontrakter udløber i tredje kvartal. Den ene lejer har allerede sendt en mail om, at "kundestrømmen er faldet markant", og beder om 15 procent lavere leje. Leasingteamet har ingen egne tal at svare med, kontraktdatoerne ligger i et regneark, som kun én person forstår, og business casen for digital leasing software blev afvist sidste år, fordi den var bygget på "sparet administrationstid". Det er den situation, denne guide handler om, for ROI'en ligger sjældent dér, hvor den første præsentation placerede den.

Hvor afkastet af digital leasing software faktisk opstår

Når vi gennemgår business cases for udlejningssoftware sammen med centerledelser og property managers, falder gevinsterne i tre kategorier, og de vejer meget forskelligt:

• Færre tomgangsdage. Hver dag et lejemål står tomt, er tabt leje, som aldrig kommer tilbage. Det er typisk den største post, og den post, der oftest undervurderes.
• Bedre vilkår ved genforhandling. Lejere forhandler med følelser og egne kassetal. Udlejer, der kan dokumentere besøgstal pr. zone og pr. time, forhandler på et andet grundlag.
• Sparet administration. Reel, men lille. Den bør være sidste linje i regnearket, ikke første.

Problemet med de fleste afviste business cases er, at de kun indeholdt tredje punkt. Et CFO-blik ser "20 timer sparet om måneden" og tænker, at de timer ikke forsvinder fra lønbudgettet alligevel. De to første punkter rammer derimod indtægtssiden, og dér er ledelsen langt mere lydhør.

Regn på tomgangen først

Et illustrativt eksempel, med runde tal, som du selv skal erstatte med dine egne: Et center med 60 lejemål og en gennemsnitlig årsleje på 400.000 kr. pr. lejemål har en samlet lejeindtægt på 24 millioner. Hvis genforhandlinger i dag startes seks måneder før udløb, og det i praksis betyder, at tre til fire lejemål om året ender med en til to måneders tomgang, fordi fraflytning opdages for sent, taber centret et sted mellem 100.000 og 270.000 kr. årligt alene på den forsinkelse.

Et system som VemLease, der håndterer kontraktlivscyklus, fornyelsessporing og tomgangsstyring, flytter ikke selv lejere ind. Det flytter tidspunktet, hvor leasingteamet ved, at der skal handles. Går opsigelsesvarslet fra at blive opdaget ved et tilfælde til at udløse en automatisk opgave 12 måneder før udløb, har teamet realistisk tid til at finde en ny lejer, før den gamle er ude. Sæt det tal ind i jeres regneark med jeres egne tomgangstal fra de seneste tre år, og business casen står normalt allerede.

Besøgsdata som forhandlingskort

Tilbage til lejeren, der påstår, at kundestrømmen er faldet. Uden egne data er svaret enten at acceptere kravet eller at gætte. Med personstælling koblet til lejeadministrationen kan udlejer se, om besøgstallet i den konkrete gang eller zone faktisk er faldet, om det er faldet i hele centret, eller om lejeren mister konvertering på en uændret kundestrøm. Det er tre helt forskellige samtaler, og kun den første giver grundlag for lejenedslag.

Det kræver, at tallene holder. Vemcos tællere leverer kontraktligt mindst 96 procent nøjagtighed og typisk 98 til 99 procent, når lys, indretning og besøgsadfærd tillader det. Medarbejdere frasorteres algoritmisk, så en butik med mange ansatte ikke får oppustede besøgstal. Den præcisering er vigtig i en forhandling: en lejer, der ved, at tallene er verificerede og udelukker personale, argumenterer ikke med "jeres tæller tæller jo bare alt".

For community managers og teams med ansvar for oplevelsen i blandede ejendomme er gevinsten en anden: besøgsdata viser, om fællesarealer, events og serviceflader bruges, og om det bruges af de lejere, der betaler for dem. Det afgør, om et fællesområde fortjener plads i næste års budget, eller om kvadratmeterne skal tilbage i udlejning.

Det, implementeringsfolk ved, og sælgere sjældent siger

Den største omkostning ved at indføre digital leasing software er ikke licensen. Det er oprydningen i kontraktdata før go-live. I de fleste porteføljer findes der kontrakter med tillæg, som aldrig blev registreret, lejemål med forskellige arealopmålinger i tre forskellige dokumenter og opsigelsesvarsler, der kun eksisterer som en håndskrevet note. Afsæt tid til det, og afsæt den tid til en person, der kender ejendommen, ikke til en studentermedhjælper. Et system med forkerte udløbsdatoer giver falsk tryghed, og det er værre end regnearket.

Den anden erfaring: sæt fornyelsesalarmer tidligere, end I tror, er nødvendigt. Teams, der starter med alarmer seks måneder før udløb, flytter dem næsten altid til 12 eller 15 måneder efter det første år, fordi de opdager, hvor lang tid en reel genudlejning af et større lejemål tager.

Sådan bygger du business casen, så den bliver godkendt

• Tag jeres faktiske tomgangsdage fra de seneste tre år og beregn tabt leje. Det er linje ét.
• Find de genforhandlinger, hvor I gav nedslag uden egne besøgsdata. Sæt et forsigtigt skøn på, hvad dokumentation havde været værd. Linje to.
• Opgør administrationstid ærligt og sidst, og angiv, hvad timerne skal bruges på i stedet, f.eks. aktiv opsøgning af nye lejere.
• Medtag omkostningen til dataoprydning og eventuelle tællesensorer, så ledelsen ikke bliver overrasket i måned to.
• Vælg udlejningssoftware, der kan integreres med jeres eksisterende ERP og BI, så lejetal og besøgstal lander i samme rapport. Et system, der kræver manuel eksport, æder sin egen gevinst.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster sensorer til personstælling? Prisen afhænger af sensortype, antal indgange og om der skal zonetælling i gange og fællesarealer, ikke kun ved hoveddøre. Vemcos platform er sensoruafhængig og arbejder med blandt andet Xovis, Milesight, Hikvision og AXIS, så eksisterende kameraer og tællere kan ofte genbruges, hvilket typisk er den største besparelse i hardwarebudgettet. Bed om et tilbud baseret på en konkret tegning af ejendommen frem for en listepris pr. enhed.

Hvordan måler man kundestrøm i en butik? Den pålidelige metode er en tællesensor over hver indgang, der registrerer ind- og udgående besøgende og frasorterer personale. Tallene samles i en platform som VemCount, hvor de kan sammenholdes med åbningstider, kampagner og, for udlejer, med lejeaftaler pr. lejemål. Manuelle tællinger og tal fra lejerens eget kassesystem kan supplere, men de kan ikke bruges som dokumentation i en lejeforhandling.

Hvis I står med udløbende kontrakter i år og ingen egne besøgstal at forhandle på, så kontakt Vemco Group, og lad os regne business casen for digital leasing software igennem med jeres egne tomgangs- og lejetal, før næste genforhandling lander i indbakken.