Omsättningsrapportering: så poängsätter ni leverantörer

Tre leverantörer har demonstrerat sin omsättningsrapportering för ert köpcentrum. Alla tre visade samma sak: en dashboard där en hyresgästs månadsomsättning låg snyggt bredvid besökskurvan. Ingen av dem visade vad som händer den 14:e när tolv hyresgäster fortfarande inte rapporterat, när en kedja skickar en Excel-fil med fel kolumnordning, eller när en butik rapporterar 40 procent lägre än samma månad förra året utan förklaring. Det är där omsättningsrapporteringen avgörs – och det är där anbuden går att skilja åt.

Den här artikeln är ett poängsättningsverktyg för just den delen av upphandlingen. Den förutsätter att ni redan har ett förfrågningsunderlag på plats; de övergripande kraven på noggrannhetsgaranti, sensoroberoende och driftsform finns i vår guide om tekniska krav vid upphandling av hyresgästers omsättningsanalys. Här går vi istället igenom hur ni jämför leverantörerna på tre moment som sällan syns i en demo: insamling, validering och rapportering.

Varför omsättningsrapportering ska poängsättas i tre separata steg

En leverantör kan vara utmärkt på att ta emot data via POS-koppling och samtidigt sakna all hantering av försenade eller felaktiga rapporter. En annan kan ha stark validering men bara kunna presentera resultatet i färdiga vyer som inte går att exportera till ert hyressystem. Slår ni ihop allt till ett betyg för "omsättningsintegration" försvinner de skillnaderna. Dela därför upp utvärderingen i tre delkriterier och poängsätt varje på en skala 0–3, där 0 betyder att funktionen saknas eller bara finns på roadmap, 1 att den beskrivs men inte demonstreras, 2 att den demonstreras i leverantörens miljö och 3 att den demonstreras på ert testmaterial och bekräftas av en kontaktbar referens.

Delkriterium 1: Insamling – hur många hyresgäster täcks i praktiken?

Börja med att kartlägga er egen hyresgästmix innan ni ställer frågor till leverantörerna. Hur många rapporterar via kassasystem som kan kopplas direkt, hur många via kedjans centrala ekonomifunktion, hur många via portal eller e-post? Den fördelningen är ert facit. Be sedan varje anbudsgivare ange, per kanal, vilken andel av era hyresgäster de kan ansluta vid driftsättning – och bevisa det.

• Direkt POS-koppling: namngivna kassasystem i drift hos befintliga kunder, inte en lista över "stödda" system. Vemco hanterar detta via integrationslagret VemFusion; be varje konkurrent namnge sin motsvarighet och visa en driftsatt referens.
• Fil- och portalrapportering: kan hyresgästen själv ladda upp, får hon en bekräftelse, och vad händer om filen har fel format? Be om att få se felmeddelandet, inte beskrivningen av det.
• Påminnelser och eftersläpning: skickas automatiska påminnelser, går det att se vilka som saknas per rapporteringsdag, och kan förvaltaren mata in ett värde manuellt med spårbarhet om hyresgästen aldrig svarar?
• Ansvar vid byte av kassasystem: ingår omkopplingen i SLA:t eller debiteras den per timme? Detta är en återkommande kostnad över avtalstiden.

Delkriterium 2: Validering – vad händer med en orimlig siffra?

Det här är det delkriterium som oftast får lägst poäng, eftersom validering nästan aldrig visas i en standarddemo. Ändå är det här era hyresförhandlingar vinns eller förloras. En rapporterad omsättning som ingen granskat är bara ett påstående; en omsättning som passerat rimlighetskontroll och kan följas tillbaka till källan är ett underlag.

• Rimlighetskontroll: flaggas värden som avviker kraftigt mot föregående period, mot samma månad föregående år eller mot besöksutvecklingen i butikens zon? Vem får flaggan och hur kvitteras den?
• Dubbletter och korrigeringar: om en hyresgäst rapporterar två gånger eller skickar en rättelse, skrivs det gamla värdet över eller versioneras det? Kräv att varje ändring loggas med tidpunkt och användare.
• Status på siffran: finns en tydlig skillnad mellan preliminär, bekräftad och reviderad omsättning, och syns statusen i alla vyer där siffran används?
• Avstämning mot bokslut: kan årets rapporterade månadsvärden stämmas av mot den reviderade årsomsättning hyresgästen lämnar enligt avtalet, och visas differensen?

Det enklaste sättet att testa detta är att ge alla anbudsgivare samma testfil: ett tiotal fiktiva hyresgäster, tolv månader, med fem medvetet inlagda fel – en dubblett, en saknad månad, en siffra med fel decimaltecken, ett värde som är tio gånger för högt och en rättelse som kommer i efterhand. Den leverantör som hittar alla fem och visar hur de hanteras i arbetsflödet får 3 poäng. Den som säger "det fångar vi normalt upp" får 1.

Delkriterium 3: Rapportering – från siffra till hyresunderlag

Först här kommer det som visades i demon, men bedöm det utifrån hur siffrorna ska användas och inte hur de ser ut. För ett köpcentrum är de centrala användningsfallen omsättningshyra, jämförelser mellan hyresgäster och dialog med den enskilda butiken.

• Underlag för omsättningshyra: går det att få ut rapporterad, bekräftad omsättning per hyresgäst och period i ett format som ert hyres- eller ekonomisystem kan läsa, utan manuell omräkning?
• Nyckeltal: omsättning per kvadratmeter, omsättning per besökare i zonen och förändring mot föregående år – och tydlig markering när ett nyckeltal bygger på preliminära värden.
• Hyresgästens egen vy: kan butiken se sin omsättning i relation till besöken utan att se grannens siffror? Behörighetsmodellen avgör om hyresgästerna accepterar systemet.
• Export i öppna format: all rådata, inklusive historik och ändringslogg, ska kunna exporteras vid avtalsslut. Ett system där hyresgästers omsättning bara finns i leverantörens vyer är en inlåsning.

Räkna på kostnaden för manuell hantering

Skillnaden mellan anbuden blir tydligast när ni översätter poängen till arbetstid. Här är ett räkneexempel där samtliga värden är antaganden ni ska ersätta med era egna:

• Antagande: 80 hyresgäster, varav 30 rapporterar via fil, portal eller e-post.
• Antagande: 25 minuter per manuell hyresgäst och månad för inmatning, kontroll och påminnelser utan systemstöd, 5 minuter med automatiserad validering och påminnelse.
• Antagande: intern timkostnad 650 kronor för förvaltningsekonom.

Utan systemstöd blir det 30 × 25 minuter = 12,5 timmar per månad, alltså 150 timmar per år eller cirka 97 500 kronor. Med stöd blir det 30 timmar per år, cirka 19 500 kronor. Mellanskillnaden på runt 78 000 kronor per år och fastighet är den summa ni kan ställa mot prisskillnaden mellan ett anbud med 3 poäng och ett med 1 poäng på validering. För en portfölj multipliceras beloppet med antalet fastigheter – och då är tvistade omsättningshyror inte ens medräknade.

Förslag till viktning inom delmodellen

Om omsättningsrapportering utgör exempelvis 20 procent av er totala utvärderingsmodell föreslår vi att de tre delkriterierna viktas 35 procent insamling, 40 procent validering och 25 procent rapportering. Valideringen väger tyngst eftersom det är det moment som är svårast att köpa till i efterhand och som direkt påverkar hur mycket hyresgästerna litar på siffrorna. Rapporteringen väger lägst – inte för att den är oviktig, utan för att det är det område där leverantörerna skiljer sig minst.

Vanliga frågor

Hur hanterar vi leverantörer som vill demonstrera på egen data istället för vår testfil?
Tillåt det bara som komplement. Poängskalan ovan ger 2 poäng för demonstration i leverantörens miljö och 3 för demonstration på ert material, så en anbudsgivare som avböjer testfilen begränsar sin egen poäng. Det är i sig en signal om hur väl arbetsflödet fungerar utanför den förberedda demon.

Behöver besöksdatan och omsättningsdatan komma från samma leverantör?
Nej, men de behöver kunna kopplas per zon och period utan manuellt arbete. Enhetsoberoende plattformar, där Vemcos mjukvara är ett exempel, låter er behålla befintlig sensorpark och ändå få omsättningen i samma vy. Fråga hur besöksdata från tredjepartssensorer tas emot och hur noggrannheten då verifieras.

Hur skriver vi in validering i avtalet?
Ange vilka kontroller som ska köras på varje inkommen rapport, inom vilken tid en flaggad avvikelse ska nå förvaltaren och hur ändringar ska loggas. Kräv även att ändringslogg och rådata ingår i exporten vid avtalsslut. Utan dessa punkter kan ni inte visa för en hyresgäst varför en siffra ser ut som den gör.

Vill ni testa poängmodellen på era inkomna anbud, eller låta oss gå igenom er egen testfil och visa hur insamling, validering och rapportering hänger ihop i praktiken? Kontakta Vemco Group – vi svarar konkret på vilka kanaler och kassasystem som finns i drift idag, hur avvikelser hanteras i arbetsflödet och hur exporten till ert hyressystem kan se ut.