Företagsguide till programvara för fastighetsanalys och fastighetsdata

En ankarhyresgäst i ett köpcentrum begär 15 procent lägre bashyra inför omförhandlingen och motiverar det med att "trafiken har sjunkit". Asset managern öppnar tre filer: ett hyresregister i Excel, en omsättningsrapport från hyresgästen i pdf och en besöksrapport från centrumledningen. Siffrorna täcker olika perioder, olika ytor och olika definitioner av en besökare. Förhandlingen avgörs av vem som låter mest säker, inte av vem som har rätt. Det är exakt den situationen som enterprise-program för fastighetsanalys ska eliminera, och det är därför frågan om fastighetsdata i praktiken handlar om tre datalager som måste hänga ihop: besökare, hyresgästens försäljning och avtalet.

Tre datalager som måste läsas tillsammans

De flesta fastighetsägare har redan någon form av hyresadministration. Problemet är sällan att data saknas utan att den ligger i system som inte kan svara på samma fråga. Besöksräkning berättar hur många som kommer in och när. Hyresgästens omsättningsrapportering berättar hur mycket av den trafiken som blir kassaflöde. Avtalet berättar hur mycket av det kassaflödet som når ägaren och under vilka villkor. Ett system som bara hanterar ett av lagren producerar rapporter; ett system som kopplar alla tre producerar beslutsunderlag.

Vemco Group byggde VemTenant 2013 just för att omsättningsrapportering från hyresgäster hade blivit ett manuellt månadsjobb i de flesta förvaltningsorganisationer. När den datan läggs bredvid besöksflöden från VemCount och avtalsvillkoren i VemLease kan samma analytiker besvara frågan "tappar hyresgästen kunder, eller tappar den konvertering?" på minuter. Skillnaden avgör om rätt svar på hyresgästens begäran är en hyresrabatt, en marknadsföringsinsats eller en omplacering i fastigheten.

Fastighetsdata som faktiskt styr hyresförhandlingen

Tillbaka till ankarhyresgästen. Med sammanhållen fastighetsdata ser asset managern att besöken till centrumet minskade med fyra procent under tolv månader, men att hyresgästens egen omsättning per besökare föll betydligt mer. Trafiken till entrén närmast butiken ligger på samma nivå som tidigare. Det förändrar förhandlingen helt. Ägaren kan erbjuda en omsättningsbaserad hyreskomponent i stället för sänkt bashyra, med rapporteringsplikt inskriven i avtalet och automatisk uppföljning i hyresavtalshanteringen. Hyresgästen får dela risken, ägaren behåller uppsidan.

Samma logik gäller vakanshantering. Ett tomt lokalläge värderas inte bara efter yta och läge utan efter hur många personer som passerar det per vecka och vid vilka tider. En lokal med 9 000 passager på lördagar men svag vardagstrafik passar en annan typ av hyresgäst än en lokal med jämn trafik på 1 200 per dag. Den typen av uthyrningsanalys kräver att besöksdata är kopplad till lokalregistret, inte till ett separat dashboard som uthyraren måste översätta för hand.

Vad en inköpare på enterprise-nivå bör kräva

Kravspecifikationer för programvara för fastighetsförvaltning tenderar att lista funktioner. Det är ett misstag. Lista i stället frågor som systemet måste kunna besvara utan manuell bearbetning, och testa dem i en pilotfastighet innan portföljavtalet skrivs.

• Avtalslivscykel med varningar: vilka avtal går ut inom 18 månader, vilka har optionsklausuler, och vilka hyresgäster ligger under sin omsättningströskel samtidigt? Förnyelsebevakning som inte är kopplad till prestationsdata ger bara en kalender.
• Omsättningsrapportering med validering: systemet ska flagga när en hyresgäst rapporterar sent, rapporterar ett belopp som avviker kraftigt från besöksmönstret, eller inte rapporterar alls. Manuella påminnelser skalar inte över 200 avtal.
• Besöksdata med dokumenterad noggrannhet: kräv ett avtalsmässigt minimum. Vemco Group garanterar minst 96 procent räkningsnoggrannhet, och i praktiken ligger nivån på 98 till 99 procent när ljus, entréutformning och besökarbeteende tillåter det. Leverantörer som lovar en fast siffra utan förbehåll har sällan mätt det själva.
• Portföljrapportering med fastighetsjämförelse: samma nyckeltal, samma definitioner, alla fastigheter. Omsättning per kvadratmeter och per besökare, hyra i procent av omsättning, trafik per entré, vakansgrad i yta och i hyresvärde.
• Behörighetsstyrning per roll: centrumledaren ser sin fastighet, uthyraren ser vakanser och trafik, asset managern ser portföljen, och hyresgästen ser bara sin egen benchmark mot anonymiserade jämförelsegrupper.

Flerbostadsportföljer: ställ rätt krav, köp inte fel system

Ägare av bostadsportföljer frågar ofta om samma plattform kan hantera boendeportaler, serviceärenden och in- och utflytt. Var tydlig med dig själv: det är en annan produktkategori, och den bör upphandlas separat med egna krav på kommunikation, felanmälan och betalning. Vad kommersiell fastighetsanalys däremot bidrar med i blandade fastigheter är underlaget för bottenvåningen och gemensamma ytor. Besöksdata till lokaler i markplan, hyresgästernas omsättning och avtalsvillkoren för de kommersiella ytorna avgör om bostadsprojektets lokaldel bär sin del av investeringen eller subventioneras av bostadshyrorna. Kräv att det boendesystem du väljer kan exportera på ett sätt som låter asset managern lägga bostadsintäkter och kommersiella intäkter i samma portföljrapport.

Det som försenar varje implementering

Den som har infört den här typen av system vet att den tekniska installationen sällan är flaskhalsen. Sensorer sitter uppe på några veckor. Det som tar tid är två saker. Först hyresregistret: i nästan varje portfölj visar migreringen att lokalytor är inkonsekventa mellan avtal och ritning, att omsättningsklausuler är inskannade men aldrig registrerade som fält, och att några avtal saknar uppgift om rapporteringsplikt. Räkna med sex till tio veckors datatvätt per 100 avtal och budgetera för det internt, inte som leverantörstimmar.

Den andra flaskhalsen är hyresgästernas rapportering. Hyresgäster rapporterar sin omsättning när avtalet kräver det och när de får något tillbaka. De förvaltare som lyckas bäst skriver in rapporteringsformat och deadline i varje nytt avtal och ger hyresgästen tillgång till sin egen benchmark mot liknande butiker i fastigheten. Då blir rapporteringen ett verktyg för hyresgästen snarare än en kontrollåtgärd, och svarsfrekvensen stiger utan att förvaltningen behöver jaga.

Så räknar du hem investeringen

Ett system för fastighetsrapportering motiveras inte av färre arbetstimmar i ekonomifunktionen, även om de försvinner. Det motiveras av tre mätbara effekter. En: färre omförhandlingar som slutar i rabatt därför att ägaren saknade motargument. Två: kortare vakanstid därför att uthyraren kan visa en prospekthyresgäst faktisk trafik förbi lokalen i stället för en uppskattning. Tre: tidigare upptäckt av hyresgäster på väg mot problem, mätt som antal avtal där omsättningstrenden flaggades minst två kvartal före uppsägning eller betalningsproblem. Sätt upp dessa tre som mätpunkter innan upphandlingen så att du efter tolv månader vet om systemet levererade, inte bara om det installerades.

Vemco Group har arbetat med besöksräkning sedan 2005 och med fastighetsägare som behöver koppla trafik till hyresgästens prestation och till avtalet sedan VemTenant och VemLease togs fram. Vill du se hur ett sammanhållet underlag för besöksflöden, hyresgästomsättning och avtalsvillkor skulle förändra din nästa omförhandling eller uthyrning, kontakta oss så går vi igenom din portfölj och vilka frågor systemet behöver kunna besvara först.