Företagsguide till fastighetssystem för fastighetsförvaltning

En portfölj med 40 fastigheter, tre förvaltningsbolag och ett Excel-ark per fastighetsförvaltare. Uppsägningstiden för ett ankarhyresavtal passerar utan att någon reagerar, för datumet låg i en kalender som slutade synkas när en medarbetare bytte jobb. Kostnaden är inte licensavgiften för ett fastighetssystem som saknades, utan tolv månaders förlängning på gamla villkor i ett läge där marknadshyran hade stigit. Den situationen är vanligare än de flesta asset managers vill erkänna, och det är den typen av händelse som brukar starta en upphandling.

Den här guiden är skriven för dig som redan vet vad fastighetssystem är och nu ska välja ett för en portfölj som är för stor för manuella rutiner. Fokus ligger på vad som faktiskt skiljer leverantörer åt när du sitter i en demo, och på vilka datakällor som behöver hänga ihop för att systemet ska betala för sig.

Börja med hyresavtalet, inte med gränssnittet

De flesta demonstrationer börjar med en snygg dashboard. Be i stället leverantören visa hur ett enskilt kommersiellt hyresavtal lagras. Ett hyresavtal i en galleria eller ett kontorshus är inte ett dokument utan en uppsättning regler: bashyra, indexklausul, omsättningshyra med tröskelvärden, hyresrabatter under inflyttningsperioden, optioner, uppsägningstider och ansvarsfördelning för drift och underhåll. Om systemet bara sparar en PDF och ett slutdatum har du köpt ett dokumentarkiv, inte en programvara för hyresadministration.

Kontrollera konkret:

• Kan systemet räkna ut nästa indexjustering automatiskt och visa vilken effekt den får på hyresintäkten per fastighet?
• Hanteras omsättningsbaserad hyra med tröskelvärden och avräkning mot rapporterad hyresgästomsättning, eller måste det räknas vid sidan av?
• Finns det en bevakningskedja för uppsägningsdatum som når rätt person i tid, med eskalering om ingen agerar?
• Kan ett avtal versionshanteras så att en omförhandling inte skriver över historiken?

Ett system för hantering av kommersiella hyresavtal som klarar dessa fyra punkter löser den situation inledningen beskrev. Ett som inte gör det flyttar bara problemet från ett kalkylark till en databas.

Vakanser är en tidslinje, inte ett statusfält

I många fastighetssystem markeras en lokal som "vakant" eller "uthyrd". Det räcker inte för en asset manager som ska rapportera till styrelse eller investerare. Det du behöver se är vakansens hela livscykel: när uppsägningen kom in, hur många dagar lokalen stått tom, vilka förhandlingar som pågår, förväntat inflyttningsdatum och hur mycket hyresintäkt som gått förlorad under perioden. Först då kan du jämföra fastigheter i portföljen och se var uthyrningsarbetet faktiskt fungerar.

VemLease är byggt runt just den logiken, med vakanshantering och förnyelsebevakning som en del av avtalets livscykel snarare än en separat lista. Poängen med att ha det i samma system som hyresadministrationen är att uthyraren ser vilka avtal som löper ut de kommande 18 månaderna och kan börja bearbeta lokaler innan de blir tomma.

Tre datakällor som måste mötas i ett system för kommersiell fastighetsförvaltning

För ägare av köpcentrum, gallerior och handelsplatser finns det tre datamängder som var för sig ger begränsad insikt men tillsammans avgör hyresstrategin:

• Avtalsdata: vad varje hyresgäst betalar, på vilka villkor och hur länge.
• Hyresgästernas omsättning: vad de faktiskt säljer, rapporterat per period och jämfört med liknande butiker.
• Besöksflöden: hur många människor som passerar entréer, plan och zoner, och när.

En hyresgäst som betalar låg hyra per kvadratmeter men har hög konvertering av besökare till köpare är en tillgång som kan förhandlas upp. En hyresgäst i ett läge med starkt flöde men svag omsättning är antingen fel koncept för platsen eller behöver stöd innan avtalet löper ut. Utan alla tre datakällor gissar du. VemTenant har sedan 2013 samlat in och jämfört hyresgästers försäljningsrapportering, och kombinerat med besöksdata från VemCount får ägaren en bild av hur varje lokal presterar i förhållande till det flöde den faktiskt får.

En ärlig anmärkning om besöksräkning: den kontraktuella lägstanivån för räknenoggrannhet är 96 procent, och i praktiken ligger den typiskt på 98 till 99 procent när belysning, entréutformning och besökarnas rörelsemönster tillåter det. Ingen leverantör kan lova en fast siffra oberoende av förhållandena på plats, och den som gör det bör mötas med en följdfråga.

Vad bostadsförvaltare bör kräva, och vad de bör ifrågasätta

För flerbostadshus och hyresrättsbestånd ser kravbilden annorlunda ut. Här handlar det om hyresgästportaler för felanmälan och kommunikation, hantering av kötider, inflyttnings- och utflyttningsbesiktningar samt serviceärenden. Kräv att portalen kan visa ärendehistorik per lägenhet, att hyresgästen själv ser status på sitt ärende, och att data om svarstider går att exportera per fastighet och per entreprenör. Ifrågasätt leverantörer som visar en snygg app men inte kan svara på hur ärendedata når ekonomisystemet.

Även för bostadsbestånd med kommersiella bottenplan gäller samma logik som ovan: avtalsdata och besöksflöden i gatuplan påverkar vilken hyra en lokal kan bära, och det är där ett hyresavtalssystem för de kommersiella delarna bör kopplas till den övriga förvaltningen.

Rapportering: vem läser den och hur ofta

Ett rapporteringsverktyg för fastigheter bedöms inte efter antalet diagram utan efter hur många personer som slutar bygga egna rapporter i Excel. Ställ frågan under upphandlingen: vilka tre rapporter ska controllern, uthyraren och asset managern öppna varje måndag? Om leverantören inte kan visa exakt dessa tre, konfigurerade med er datamodell, kommer systemet att existera parallellt med kalkylarken i stället för att ersätta dem.

Här kommer en observation från implementeringar som sällan står i broschyren: den största tidsposten i ett projekt är inte konfigurationen utan städningen av befintliga avtalsdata. Räkna med att mellan tio och tjugo procent av avtalen i en äldre portfölj har avvikelser mellan det signerade dokumentet, det som ligger i ekonomisystemet och det som fastighetsförvaltaren tror gäller. Budgetera tid för en avtalsgenomgång innan migreringen, och betrakta den som en del av investeringen. Det är också där de första besparingarna brukar dyka upp, i form av indexjusteringar som aldrig fakturerats.

En kravlista att ta med till demon

• Visa ett verkligt avtal från vår portfölj, inlagt i ert system, med indexklausul och omsättningshyra.
• Visa förnyelsebevakningen för alla avtal som löper ut inom 18 månader, sorterat på hyresvärde.
• Visa hur hyresgästernas omsättning och besöksflöden kan läsas mot hyran per kvadratmeter för en enskild lokal.
• Visa exporten till vårt ekonomisystem och hur ofta den körs.
• Beskriv migreringsprocessen och vem som ansvarar för datakvaliteten under den.

Ett fastighetssystem som klarar alla fem punkter i en demo med er egen data är en kort lista. Det är precis så det ska vara. Valet av system är ett beslut om vilka rutiner organisationen ska ha de kommande sju till tio åren, och det förtjänar en upphandling som ställer krav på substans framför yta.

Vill du se hur avtalsdata, hyresgästomsättning och besöksflöden kan samlas i en bild för din kommersiella portfölj, och vilka rapporter det ger asset managern varje vecka? Kontakta Vemco Group så går vi igenom er portfölj och visar hur VemLease och VemTenant fungerar med era egna avtal som utgångspunkt.