Enterprise-guide til software til ejendomsadministration

På et kvartalsmøde for en portefølje med 40 ejendomme lander tre tal for tomgang på bordet: udlejningsteamet siger 4,2 procent, finansafdelingen siger 5,1 procent, og asset manageren har sit eget regneark med 4,7. Alle tre er korrekte efter deres egen definition. Den ene tæller underskrevne kontrakter, der endnu ikke er trådt i kraft, den anden gør ikke, og den tredje har ikke fået opdateret en opsigelse fra sidste måned. Det er præcis her, spørgsmålet om software til ejendomsadministration holder op med at være et it-spørgsmål og bliver et spørgsmål om, hvem der ejer sandheden om porteføljen.

Enterprise er ikke en licensstørrelse, det er et datakrav

Mange leverandører sælger "enterprise" som en pakke med flere brugere og en dedikeret kontaktperson. Det er ikke det, der adskiller et system, der fungerer for en ejer med tre ejendomme, fra et, der fungerer for en ejer med 300. Forskellen ligger i, om systemet kan holde ét datasæt konsistent på tværs af juridiske enheder, lande, valutaer og lejertyper, og om det kan levere det samme tal til udlejning, finans og bestyrelse uden manuel afstemning.

For en erhvervsportefølje betyder det i praksis fire datalag, der skal tale sammen:

• Kontraktlaget: lejekontrakter, tillæg, optioner, indeksering, garantier og fristdatoer.
• Ejendomslaget: enheder, arealer, fællesomkostninger og teknisk stand.
• Lejerlaget: omsætning, omsætningsleje, kategorier og benchmarks mod resten af centret eller porteføljen.
• Besøgslaget: hvor mange mennesker der faktisk kommer ind, hvornår og hvor i bygningen.

De fleste systemer på markedet dækker det første og det andet lag fornuftigt. Det tredje og fjerde lag er der, hvor ejere af butikscentre og blandede ejendomme henter deres egentlige forhandlingsstyrke, og hvor mange indkøb ender med at købe halvdelen af det, de havde brug for.

Lejeadministration: kravene, der sorterer leverandørerne

Når man vurderer lejeadministrationssoftware, er det fristende at kigge på brugerfladen først. Kig i stedet på, hvordan systemet håndterer en kontrakt, der har været forlænget to gange, fået et tillæg om delvis fremleje og har en break-option om 14 måneder. Kan systemet vise hele livscyklussen som én sammenhængende historik, eller ligger tillæggene som løse pdf-filer uden strukturerede datoer?

Konkrete krav, der bør stå i udbudsmaterialet:

• Automatisk sporing af genforhandlingsfrister med varsling 18, 12 og 6 måneder før udløb, tilpasset efter lejerens strategiske betydning.
• Tomgangsstyring, der skelner mellem fysisk tomgang, økonomisk tomgang og kontraktuel tomgang, så de tre tal fra kvartalsmødet aldrig opstår igen.
• Indeksering efter både danske og udenlandske indeks med fuld revisionslog for hver regulering.
• Rapporter om udløbsprofil pr. ejendom, pr. lejerkategori og pr. år, som kan trækkes uden hjælp fra it.

VemLease er bygget omkring netop den kontraktlivscyklus: administration af lejekontrakter, opfølgning på genforhandlinger, tomgangsstyring og analyser af erhvervsudlejning. Det interessante er ikke funktionslisten i sig selv, men at kontraktdata ligger i samme miljø som lejeromsætning og besøgstal, så en udløbsdato aldrig vurderes isoleret fra, hvordan lejeren faktisk præsterer.

Software til erhvervslejekontrakter skal vide, hvad lejeren omsætter

En centerejer, der forhandler forlængelse med en modekæde, sidder ofte med lejerens egen udlægning af, hvordan det går. Hvis ejeren har månedlig omsætningsindberetning fra alle lejere i centret og kan benchmarke kæden mod kategorien, ændrer samtalen karakter. Er omsætning pr. kvadratmeter faldet 8 procent, mens kategorien i centret er steget 3 procent, er det ikke centret, der er problemet. Er begge faldet, skal ejeren måske selv kigge på placering, flow eller marketing, før der kræves højere leje.

VemTenant har siden 2013 håndteret den type indberetning og benchmarking, og kombineret med VemCounts besøgstal får ejeren det tredje tal, der binder det hele sammen: konverteringsgraden på lejerniveau. Lav omsætning med høj trafik peger på lejerens butiksdrift. Lav omsætning med lav trafik peger på centrets flow. Uden begge tal gætter man.

Et ord om nøjagtighed, fordi det ofte overdrives i salgsmateriale. Tællenøjagtigheden i VemCount er kontraktuelt minimum 96 procent, og typisk ligger den på 98 til 99 procent, når lys, indretning og besøgsadfærd tillader det. Det tal gælder tællingen, ikke omsætningsdata eller kontraktdata, og en seriøs leverandør bør kunne forklare, under hvilke betingelser den øvre ende opnås.

Boligporteføljer: hvad I skal kræve, og hvad I skal spørge efter

For ejere af udlejningsboliger er behovene delvist anderledes. Beboerkommunikation, fejlmeldinger, flyttesyn og depositumshåndtering fylder mere end omsætningsleje. Vemcos platform er bygget til erhvervssiden, og det er redeligt at sige det. Men den samme logik om datakonsistens gælder: kræv, at et boligsystem kan levere tomgang, genudlejningstid og lejeudvikling pr. ejendom uden regneark, og kræv åbne integrationer, så kontraktdata og eventuelle besøgs- eller adgangsdata kan samles et sted. Blandede ejendomme med butikker i stueetagen og boliger ovenpå er netop det tilfælde, hvor erhvervsdelen har brug for lejerindberetning og besøgstal, mens boligdelen har brug for noget andet, og hvor ejeren alligevel skal rapportere ét samlet afkast.

Software til ejendomsrapportering er kun så god som datamigreringen

Her er den erfaring, som alle, der har implementeret et system i en større portefølje, kender, og som sjældent står i tilbuddet: 60 til 70 procent af projekttiden går til at rense og strukturere eksisterende kontrakter, ikke til at konfigurere software. Ældre kontrakter har klausuler, der aldrig er blevet lagt ind som data. Break-optioner står i et tillæg fra 2016, som ligger i en mappe på et drev. Indekseringsklausuler er formuleret forskelligt af tre forskellige advokater.

Det praktiske råd fra implementeringer, der lykkes: vælg de 20 mest komplicerede kontrakter i porteføljen og migrér dem først, før de 500 simple. Hvis systemet og leverandørens proces kan håndtere dem, kan de håndtere resten. Gør man det omvendt, opdager man begrænsningerne tre uger før go-live.

Rapporteringen bør derefter vurderes på tre niveauer: den daglige drift, der skal se frister og indberetninger, asset manageren, der skal se udløbsprofil og lejerperformance pr. ejendom, og bestyrelsen eller investorerne, der skal se porteføljeafkast og risiko i én oversigt. Hvis et system kræver, at data eksporteres til regneark for at nå det tredje niveau, har man købt et arkiv, ikke et beslutningsværktøj.

Spørgsmål, der afslører forskellen i et leverandørmøde

• Vis mig én lejer på tværs af kontrakt, omsætning og besøgstal på samme skærm, uden at skifte system.
• Hvordan håndterer I en kontrakt med tre tillæg, hvoraf det ene ændrer arealet og et andet ændrer lejemodellen fra fast leje til omsætningsleje?
• Hvilken del af implementeringen ejer I, og hvilken del forventer I, at min egen organisation løser?
• Kan jeg få rådata ud, hvis jeg vil skifte system om fem år, og i hvilket format?
• Hvad er den reelle tællenøjagtighed under mine lysforhold og med mine indgangsbredder, ikke i jeres demo-center?

En leverandør af software til administration af erhvervsejendomme, der svarer konkret på alle fem, er værd at bruge en dag på. En, der svarer på de to første med en roadmap, er ikke.

Beslutningen handler om, hvem der forhandler med hvilke tal

Den ejer, der i næste genforhandling kan lægge lejerens omsætning pr. kvadratmeter, centrets besøgsudvikling og kontraktens historik på bordet i én samlet visning, forhandler fra en anden position end den, der kommer med tre regneark, der ikke stemmer. Lejestyringssoftware på enterprise-niveau er i sidste ende det, der gør forskellen mellem at reagere på en opsigelse og at have set den komme 18 måneder før.

Vil I se, hvordan kontraktdata fra VemLease, lejerindberetning fra VemTenant og besøgstal fra VemCount kan samles for jeres portefølje, og hvad en migrering af jeres mest komplicerede kontrakter ville kræve i praksis? Kontakt Vemco Group her, og tag gerne jeres tre tomgangstal med, så starter vi der.