Checklista för anbudsinfordran avseende automatisering av leasingprocesser

En uthyrningschef på ett regionalt köpcentrum visade oss en gång ett kalkylblad med 147 flikar. En flik per enhet, som uppdaterades manuellt varje måndag utifrån tre olika räknesystem som installerats av tre tidigare ägare. Omsättningshyresklausulerna i hyresavtalen hänvisade till tröskelvärden för besökarantal som ingen kunde verifiera utan två dagars avstämning. Det är just det kalkylbladet som en upphandling av uthyrningsautomatisering egentligen syftar till att ersätta, och det framgår sällan av upphandlingsdokumenten.

Om din anbudsförfrågan ser ut som en inköpslista för sensorer kommer du att få offerter på sensorer. Om den beskriver de hyresarbetsflöden du vill köra utan manuellt ingripande kommer du att få förslag som du faktiskt kan jämföra. Checklistan nedan är uppbyggd kring just den skillnaden.

Definiera arbetsflödena innan hårdvaran

Skriv ner de fem till åtta hyresprocesser som för närvarande tar upp analytikernas tid. Typiska exempel:

• Månatliga rapporter över besöksantal som skickas till hyresgästerna, inklusive eventuella beräkningar av omsättningsbaserad hyra
• Prestationsjämförelser på enhetsnivå som används i förnyelseförhandlingar
• Marknadsföringspaket för lediga lokaler med verifierad besökstrafik vid dörren till den tomma lokalen
• Fördelning av serviceavgifter där andelen besökare ingår i formeln
• Rapportering av uthyrningsgrad till hyresvärdar, långivare eller värderingsmän

Varje arbetsflöde bör anges i anbudsmallen som ett funktionellt krav med angivet resultat, frekvens och namngiven mottagare. Leverantörerna måste då förklara hur deras analysplattform för detaljhandeln ger det resultatet, inte bara om den räknar antalet besökare. Denna enda förändring sållar bort en överraskande stor andel anbudsgivare.

Skriv in noggrannheten i avtalet, inte i broschyren

Besökssiffror som ligger till grund för hyresberäkningar kommer att ifrågasättas. En hyresgäst som ligger 2 % över en omsättningströskel kommer att fråga hur siffran har tagits fram. Er anbudsinfordran behöver därför innehålla en avtalsenlig noggrannhetsgräns, en definierad mätmetod och en åtgärd om gränsen inte uppnås.

Vemco Group åtar sig till exempel avtalsmässigt en räkneprecision på minst 96 %, med en typisk prestanda mellan 98 % och 99 % där belysning, lokalens utformning och besökarnas beteende tillåter det. Det som är användbart för upphandlingen är inte den angivna procentsatsen i sig, utan det faktum att det är en skriftlig garanti som du kan kopiera in i dina krav. En leverantör som inte är villig att skriftligen fastställa en lägsta nivå ber er att själva bära risken för eventuella tvister.

Ange i anbudet hur noggrannheten ska valideras: storleken på urvalet för manuell räkning, vem som utför den, vid vilka ingångar och hur ofta efter driftsättningen. Be om leverantörens standardprotokoll för validering som bilaga.

Problemet med enhetsmappning som ingen tar upp i anbudsförfrågan

Här är vad implementerare lär sig den hårda vägen. Ett personräkningssystem räknar vid ingångarna. Hyresavtalen skrivs utifrån enheter. De två stämmer inte längre överens. Enheter delas upp, slås samman, utvidgas in i köpcentrets korridor eller får en gemensam ingång med grannen under en ombyggnad. Var och en av dessa händelser bryter kopplingen mellan en räknare och en hyresrad, och om ingen ansvarar för ommappningen blir de automatiserade hyresgästrapporterna felaktiga.

Din anbudsförfrågan bör kräva:

• En datamodell där ingång, zon och hyresenhet är separata objekt med giltighetsdatum
• En dokumenterad process och tydligt angivet ansvar för omkartläggning efter varje fysisk förändring
• Historisk kontinuitet, så att en enhet som bestod av två enheter förra året fortfarande ger en jämförbar trend
• Ett pris för omkartläggningsarbetet, eller en bekräftelse på att det ingår

Be anbudsgivarna att beskriva hur de hanterade en sammanslagning av enheter för en befintlig kund. Kvaliteten på det svaret säger mer än något påstående om noggrannhet.

Hårdvaruoberoende skyddar nästa ägare

Kalkylbladet med 147 flikar fanns där eftersom varje tidigare ägare köpte ett slutet system. En upphandling av programvara för personräkning som endast körs på leverantörens egna sensorer upprepar misstaget. Insistera på en plattform som är enhetsoberoende och sensoroberoende, och som kan ta emot data från såväl befintliga som nya räknare. Detta är viktigt i tre specifika situationer:

• Portföljförvärv där den tillkommande tillgången har en annan installerad bas
• Stegvis utbyte där du inte har råd att byta ut alla sensorer under det första året
• Blandade miljöer där vissa ingångar behöver 3D-stereoräknare medan andra klarar sig med enklare enheter

Begär en lista över sensortyper och tillverkare som för närvarande stöds, och väg in detta i bedömningen av leverantörerna. Ange också om du behöver en molnbaserad lösning eller en privat molnlösning; vissa krav på datahantering från långivare och värderingsmän gör detta till en strikt begränsning snarare än en preferens.

Integrationskrav som klarar kontakten med IT

Automatisering av hyresavtal sker endast när besöksdata hamnar i de system där hyresavtalen hanteras. Ange vilka system det rör sig om i anbudet. Om er hyresadministration sköts i en ERP-modul, ange vilken. Om förnyelseanalyser sker i ett BI-verktyg, namnge det. Om hyresgästernas försäljningsdata kommer via POS-flöden enligt klausuler i hyresavtalen, ange format och frekvens.

Vemco Groups VemFusion-lager kopplar samman räkningsdata med POS-, BI-, ERP- och CRM-system, vilket är den typ av integrationskapacitet som du bör be varje anbudsgivare att demonstrera snarare än att bara beskriva. Begär en live- eller inspelad demonstration av en dataöverföring till ett system som är jämförbart med ditt, och fråga vem som underhåller integrationen när någon av parterna uppgraderar.

Dataägande, hyresgästers åtkomst och integritet

Tre klausuler som upphandlingsgrupper ofta utelämnar och senare ångrar:

• Äganderätt: hyresvärden äger all rådata och bearbetad besöksstatistik, med export i ett dokumenterat format vid avtalets slut och ingen radering utan skriftlig instruktion
• Hyresgästers åtkomst: om hyresgästerna får inloggningsuppgifter till portalen, vad de kan se och om deras åtkomst bestäms av hyresvärden eller av leverantörens produktnivå
• Sekretess: bekräftelse på att räknemetoden inte lagrar personligt identifierbara uppgifter, med en teknisk förklaring bifogad snarare än påstådd

Om plattformen även ska fungera som programvara för beläggningshantering för rapportering av aktuell kapacitet eller säkerhet, lägg till regler för lagring av realtidsdata och specificera vem som kan utlösa varningar.

Vad man bör begära istället för att förutsätta

Lita inte på marknadsföringssidor när det gäller punkter som kan leda till tvister. Kräv att varje anbudsgivare lämnar in följande som separata bilagor: aktuella säkerhets- och kvalitetscertifieringar, det fullständiga servicenivåavtalet inklusive åtaganden om drifttid och datalatenstid, supporttider och eskaleringsvägar per region, samt minst två referensanläggningar med ett jämförbart antal hyresenheter där du kan tala direkt med uthyrningsteamet. Betygsätt hur fullständiga dessa bilagor är. En leverantör som skickar en broschyr istället för ett SLA har besvarat frågan.

Poängsättning av anbuden

En viktning som har fungerat för fastighetsägare med portföljer: 30 % på täckning av arbetsflöden i förhållande till era angivna uthyrningsprocesser, 20 % på avtalsmässig noggrannhet och valideringsmetod, 20 % på integrationsdemonstration, 15 % på hårdvaruoberoende och migreringsväg, 15 % på kommersiella villkor inklusive kostnader för ommappning. Priset per sensor, den siffra som de flesta anbudsgivare lyfter fram, ingår i de sista 15 procenten. Det är nästan aldrig där pengarna går förlorade. Pengarna går förlorade hos analytikern som fortfarande uppdaterar kalkylbladet eftersom automatiseringen aldrig nådde hyresavtalet.

Om ni utarbetar en anbudsförfrågan för leasingautomatisering och vill ha en andra åsikt om noggrannhetsklausulen, kraven på enhetsmappning eller integrationsfrågorna innan dokumentet skickas ut, kontakta Vemco Group. Vi granskar era krav mot vad vi har sett fungera i anbudsförfrågningar för köpcentrum och detaljhandelsportföljer och talar klarspråk om var luckorna finns.