Tjekliste til udbud vedrørende automatisering af leasing

En leasingchef i et regionalt indkøbscenter viste os engang et regneark med 147 faner. En fane pr. enhed, der hver mandag blev opdateret manuelt ud fra tre forskellige optællingssystemer, som var blevet installeret af de tre tidligere ejere. Omsætningslejeklausulerne i lejekontrakterne henviste til tærskelværdier for besøgsantal, som ingen kunne verificere uden to dages afstemning. Det regneark er netop det, et udbud om automatisering af udlejningsprocessen egentlig forsøger at erstatte, og det fremgår sjældent af udbudsmaterialet.

Hvis dit udbud læser sig som en indkøbsliste over sensorer, vil du modtage tilbud på sensorer. Hvis det beskriver de udlejningsworkflows, du ønsker at køre uden manuel indgriben, vil du modtage forslag, som du rent faktisk kan sammenligne. Tjeklisten nedenfor er opbygget ud fra netop denne skelnen.

Definer arbejdsgangene før hardwaren

Skriv de fem til otte lejekontraktprocesser ned, der i øjeblikket optager analytikernes tid. Typiske eksempler:

• Månedlige oversigter over besøgstal sendt til lejere, herunder eventuelle beregninger af omsætningsafhængig leje
• Præstationsbenchmarking på enhedsniveau, der bruges i fornyelsesforhandlinger
• Markedsføringspakker til ledige lokaler med verificeret trafik ved døren til den tomme enhed
• Fordeling af serviceafgifter, hvor andelen af besøgende indgår i formlen
• Rapportering af udlejningsgrad til udlejere, långivere eller taksatorer

Hver arbejdsgang skal fremgå af udbudsskabelonen som et funktionelt krav med angivet output, hyppighed og navngiven modtager. Leverandørerne skal derefter forklare, hvordan deres detailanalyseplatform genererer dette output, ikke blot om den tæller personer. Denne ene ændring frasorterer en overraskende stor andel af tilbudsgiverne.

Skriv nøjagtigheden ind i kontrakten, ikke i brochuren

Besøgstal, der indgår i lejeberregningerne, vil blive sat spørgsmålstegn ved. En lejer, der ligger 2 % over en omsætningstærskel, vil spørge, hvordan tallet er fremkommet. Dit udbud skal derfor indeholde en kontraktmæssig nøjagtighedsgrænse, en defineret målemetode og en afhjælpning, hvis grænsen ikke overholdes.

Vemco Group forpligter sig for eksempel kontraktmæssigt til en tællingsnøjagtighed på mindst 96 %, med en typisk præstation mellem 98 % og 99 %, hvor belysning, indretning og besøgende adfærd tillader det. Det nyttige for indkøbsafdelingen er ikke den overordnede procentdel, men det faktum, at det er en skriftlig garanti, som du kan indsætte i dine krav. Enhver leverandør, der ikke er villig til at fastsætte en nedre grænse skriftligt, beder dig om selv at påtage dig risikoen for tvister.

Angiv i udbuddet, hvordan nøjagtigheden skal valideres: stikprøvestørrelse ved manuel optælling, hvem der udfører den, ved hvilke indgange og hvor ofte efter idriftsættelsen. Bed om leverandørens standardvalideringsprotokol som bilag.

Problemet med enhedskortlægning, som ingen nævner i udbuddet

Her er, hvad implementeringsfolk lærer på den hårde måde. Et personoptællingssystem tæller ved indgangene. Lejekontrakterne er oprettet på basis af enheder. De to ting forbliver ikke på linje med hinanden. Enhederne bliver opdelt, slået sammen, udvidet ind i centerets gangarealer eller får en fælles indgang med naboen i forbindelse med en ombygning. Hver eneste af disse begivenheder bryder forbindelsen mellem en tæller og en lejekontrakt, og hvis ingen har ansvaret for den nye kortlægning, bliver de automatiske lejeropgørelser forkerte.

Dit udbud bør kræve:

• En datamodel, hvor indgang, zone og lejeenhed er separate objekter med ikrafttrædelsesdatoer
• En dokumenteret proces og navngivet ansvar for omkortlægning efter enhver fysisk ændring
• Historisk kontinuitet, så en enhed, der sidste år bestod af to enheder, stadig udviser en sammenlignelig tendens
• En pris for omkortlægning, eller en bekræftelse på, at den er inkluderet

Bed tilbudsgiverne om at beskrive, hvordan de har håndteret en sammenlægning af enheder for en eksisterende kunde. Kvaliteten af dette svar siger mere end enhver påstand om nøjagtighed.

Hardwareuafhængighed beskytter den næste ejer

Regnearket med 147 faner eksisterede, fordi hver af de tidligere ejere købte et lukket system. Et udbud på software til personoptælling, der kun kører på leverandørens egne sensorer, gentager fejlen. Insister på en platform, der er enhedsuafhængig og sensoragnostisk, og som kan indlæse data fra både eksisterende og nye tællere. Dette er vigtigt i tre specifikke situationer:

• Opkøb af porteføljer, hvor den overtagne aktivbase har en anden installeret base
• Trinvis udskiftning, hvor man ikke har råd til at udskifte alle sensorer i det første år
• Blandede miljøer, hvor nogle indgange kræver 3D-stereotællere, mens andre kan nøjes med enklere enheder

Anmod om en liste over de sensortyper og producenter, der i øjeblikket understøttes, og vægt dette i din vurdering af leverandørerne. Angiv også, om du har brug for en hosted eller privat cloud-løsning; for nogle långivere og vurderingsmænd er kravene til datahåndtering en hård begrænsning snarere end en præference.

Integrationskrav, der kan håndteres af IT-afdelingen

Leasingautomatisering finder kun sted, når besøgsdata ender i de systemer, hvor lejekontrakterne findes. Angiv disse systemer i udbuddet. Hvis din lejekontraktadministration kører i et ERP-modul, skal du angive hvilket. Hvis fornyelsesanalyse foregår i et BI-værktøj, skal du navngive det. Hvis lejeres salgsdata kommer via POS-feeds i henhold til klausuler om lejerapportering, skal du angive formatet og hyppigheden.

Vemco Groups VemFusion-lag forbinder tælledata med POS-, BI-, ERP- og CRM-systemer, hvilket er den type integrationskapacitet, du bør bede alle tilbudsgivere om at demonstrere i stedet for blot at beskrive. Kræv en live eller optaget demonstration af en dataoverførsel til et system, der kan sammenlignes med dit, og spørg, hvem der vedligeholder integrationen, når en af parterne opgraderer.

Dataejerskab, lejeradgang og privatliv

Tre klausuler, som indkøbsafdelinger rutinemæssigt udelader og senere fortryder:

• Ejerskab: udlejeren ejer alle rå og bearbejdede besøgsdata, med eksport i et dokumenteret format ved kontraktens udløb og ingen sletning uden skriftlig instruks
• Lejeres adgang: om lejerne får adgangskoder til portalen, hvad de kan se, og om deres adgang afhænger af udlejerens beslutning eller leverandørens produktniveau
• Privatliv: Bekræftelse af, at tællingsmetoden ikke lagrer personligt identificerbare data, med den tekniske forklaring vedlagt i stedet for blot påstået

Hvis platformen også skal fungere som software til styring af belægning med henblik på rapportering af aktuel kapacitet eller sikkerhed, skal der tilføjes regler for opbevaring af realtidsdata, og det skal specificeres, hvem der kan udløse alarmer.

Hvad man bør anmode om i stedet for at antage

Stol ikke på markedsføringssider, når det gælder punkter, der ender i en tvist. Kræv, at alle tilbudsgivere indsender følgende som separate bilag: aktuelle sikkerheds- og kvalitetscertifikater, den fulde serviceaftale (SLA) inklusive målinger af oppetid og forpligtelser vedrørende datalatens, supporttider og eskaleringsveje pr. region samt mindst to referencesteder med et sammenligneligt antal lejeenheder, hvor du kan tale direkte med udlejningsteamet. Giv point for, hvor fuldstændige disse bilag er. En leverandør, der sender en brochure i stedet for en SLA, har besvaret spørgsmålet.

Bedømmelse af buddene

En vægtning, der har fungeret for porteføljeudlejere: 30 % på dækning af arbejdsgange i forhold til jeres specificerede udlejningsprocesser, 20 % på kontraktmæssig nøjagtighed og valideringsmetode, 20 % på integrationsdemonstration, 15 % på hardwareuafhængighed og migrationsvej, 15 % på kommercielle vilkår, herunder omkostninger til omkonfigurering. Prisen pr. sensor, det tal de fleste tilbudsgivere fremhæver, ligger inden for de sidste 15 %. Det er næsten aldrig her, pengene går tabt. Pengene går tabt hos den analytiker, der stadig opdaterer regnearket, fordi automatiseringen aldrig nåede ud til lejekontrakten.

Hvis du er i gang med at udarbejde et udbud om leasingautomatisering og ønsker en second opinion vedrørende nøjagtighedsklausulen, kravene til enhedskortlægning eller integrationsspørgsmålene, inden dokumentet sendes ud, så kontakt Vemco Group. Vi gennemgår dine krav i forhold til det, vi har set fungere i udbud vedrørende indkøbscentre og detailporteføljer, og fortæller dig klart og tydeligt, hvor der er huller.