Büroauslastung: Belegungsgrad richtig messen und berechnen

Die Büroauslastung ist der Anteil Ihrer Kapazität, der tatsächlich genutzt wird: belegte Schreibtische, Räume oder Stunden geteilt durch die verfügbaren Schreibtische, Räume oder Stunden, mal 100. Mit Sensoren gemessen statt aus Buchungsdaten abgeleitet, ist dieser Belegungsgrad eine der wenigen Kennzahlen, die ein Facility Manager vor Geschäftsführung und Beirat verteidigen kann. Warum das wichtig ist: Dienstag, 10.15 Uhr. Laut Outlook sind alle acht Meetingräume im dritten Stock gebucht. Wer durch die Etage geht, findet drei davon leer, und in einem vierten sitzt eine Person allein mit ihrem Laptop. Gleichzeitig klagt die Abteilung im Erdgeschoss, dass sie nie einen freien Raum findet. Das ist kein Flächenproblem. Es ist ein Messproblem.

Warum Buchungsdaten und Zutrittskarten täuschen

Die meisten Büros haben bereits zwei Datenquellen, von denen sie glauben, sie könnten eine Messung ersetzen: das Kalendersystem und die Zutrittskontrolle. Beide liegen systematisch daneben, nur in entgegengesetzte Richtungen.

• Buchungen überschätzen. Wöchentliche Serientermine werden nie abgesagt, auch wenn die Hälfte davon längst in Teams stattfindet. Ein Raum für zwölf Personen wird von drei genutzt und zählt als voll.
• Zutrittskarten unterschätzen. Mitarbeitende gehen hinter einer Kollegin durch die Tür, und die Karte sagt nichts darüber, auf welcher Etage oder in welcher Zone sie gelandet sind. Sie wissen, wie viele gekommen sind, nicht wo sie gesessen haben.
• Beiden fehlt die Dauer. Ein Schreibtisch, der von 8 bis 9 und wieder von 15 bis 16 Uhr belegt ist, wirkt in einer Momentaufnahme genutzt, steht aber in Wirklichkeit sechs Stunden mitten am Tag leer.

Wird Ihre Büroauslastung heute aus einer dieser Quellen berechnet, liegt die Zahl nicht um ein paar Prozent daneben. In Stoßzeiten kann die Abweichung erheblich sein, und das wird teuer, wenn entschieden werden soll, ob eine Etage aufgegeben oder ein Mietvertrag verlängert wird.

Belegungsgrad berechnen, damit die Zahl standhält

Die Formel für den Belegungsgrad ist einfach: belegte Schreibtische oder Räume in Prozent der Kapazität. Drei Entscheidungen bestimmen, ob das Ergebnis etwas wert ist:

• Das Zeitfenster. Messen Sie nur in den Stunden, in denen das Gebäude tatsächlich genutzt wird, typischerweise werktags von 8 bis 17 Uhr. Nehmen Sie Nächte und Wochenenden hinein, sinkt der Durchschnitt und liefert ein künstliches Argument für Flächenabbau.
• Die Einheit. Meetingräume brauchen zwei Dimensionen: wie viel der Zeit der Raum belegt ist und wie viele Personen im Verhältnis zu den Stühlen darin sitzen. Angenommen, ein Zwölferraum ist 90 Prozent der Zeit belegt, im Schnitt aber nur mit drei Personen: Das ist kein erfolgreicher Raum. Das ist ein Raum, der in zwei geteilt werden sollte.
• Spitze und Durchschnitt. Berichten Sie immer beides. Eine durchschnittliche Raumauslastung von 45 Prozent kann 85 Prozent am Dienstag und Mittwoch und 15 Prozent am Freitag verbergen. Das sind zwei verschiedene Probleme mit zwei verschiedenen Lösungen.

Ein hypothetisches Beispiel: Angenommen, ein Unternehmen mit 200 Schreibtischen misst in der Spitze 130 belegte Plätze. Das ergibt 65 Prozent. Verteilt sich die Nutzung aber auf 90 Prozent an zwei Wochentagen und unter 40 Prozent an den übrigen, lautet die Antwort nicht, 70 Schreibtische abzubauen. Die Antwort ist herauszufinden, welche Teams wann ihre Homeoffice-Tage haben. Die Messung muss fein genug sein, um das zu zeigen.

Welcher Belegungssensor für welchen Raum

Es gibt keinen einzelnen Sensortyp, der alles löst. In der Praxis kombiniert eine gute Installation mehrere Technologien, und die Wahl hängt davon ab, wofür Sie die Zahl brauchen.

• Zählsensoren an Eingängen und zwischen den Etagen. Sie messen den Strom in eine Zone hinein und hinaus und liefern die Gesamtzahl der Personen im Gebäude oder auf der Etage. Das ist die Basis, um die Auslastung größerer Flächen zu berechnen und Kapazität mit tatsächlicher Anwesenheit zu vergleichen.
• Belegungssensoren auf Schreibtischebene. Sie registrieren, ob ein bestimmter Schreibtisch belegt ist. Notwendig, wenn Sie die Flächennutzung in einem aktivitätsbasierten Büro ohne feste Arbeitsplätze verändern wollen.
• Raumsensoren in Meetingräumen. Hier zählt die Personenzahl mehr als die Frage, ob der Raum in Benutzung ist. Ein Sensor, der nur Bewegung erkennt, kann zwei Teilnehmende nicht von zwölf unterscheiden.

Seien Sie ehrlich bei der Genauigkeit. Ein professionelles Zählsystem wird typischerweise mit einem vertraglichen Minimum von 96 Prozent geliefert, in der Praxis liegt es meist bei 98 bis 99 Prozent, aber nur, wenn Licht, Raumaufteilung und Verhalten es zulassen. Ein Eingang, an dem Menschen in der Tür stehen und reden, oder eine Glasfront mit starkem Gegenlicht drückt den Wert nach unten. Fragen Sie den Anbieter deshalb immer, wie er die Zahl nach der Installation überprüft, und nicht nur, was die Broschüre verspricht.

Der Shop: gleiche Kennzahl, anderer Zweck

In einem Geschäft oder Einkaufszentrum geht es beim Belegungsgrad nicht darum, Quadratmeter zu kürzen, sondern zu wissen, wann und wo die Kapazität unter Druck gerät. Die Zahl der Kundinnen und Kunden im Laden im Verhältnis zur Fläche entscheidet, ob genug Personal an den Kassen steht, ob die Umkleiden ein Engpass sind und ob eine Zone mit viel Frequenz, aber wenig Umsatz anders gestaltet werden sollte. Center-Manager nutzen die Auslastung je Zone auch in Mietverhandlungen mit Mietern, die argumentieren, dass eine Lage am Hintereingang den vereinbarten Preis nicht rechtfertigt. Eine verifizierte Zählzahl ist hier deutlich stärker als ein Bauchgefühl.

Belegung und Raumklima gehören im Reporting zusammen

Hier entdecken viele Unternehmen gerade, dass Belegungsdaten einen zusätzlichen Wert haben. Der CO2-Wert in einem Meetingraum folgt der Personenzahl fast eins zu eins. Messen Sie beides in derselben Plattform, bekommen Sie zwei Dinge: den Nachweis, dass die Lüftung tatsächlich auf die reale Nutzung ausgelegt ist, und eine Grundlage, um Lüftung und Heizung nach Anwesenheit statt nach Uhrzeit zu fahren. Das Reporting der Vemco Group zeigt die Belegung heute bereits neben dem Raumklima, gemessen an CO2 und Temperatur, und VemSpace ist darauf ausgelegt, diese Daten und ESG-Daten an einem Ort zusammenzuführen, damit der Facility Manager zum Nachhaltigkeitsbericht keine Tabellen aus drei Systemen zusammenkopieren muss.

Der praktische Punkt: Die Energieeinsparung liegt selten im Messen. Sie liegt darin, die Messung mit der Steuerung zu verbinden. Ein Raum, der drei Tage die Woche leer steht, sollte nicht belüftet werden, als wäre er voll, und das passiert nur, wenn die Gebäudeleittechnik Daten von den Sensoren bekommt.

Was die meisten erst nach der Installation lernen

Eine Lektion aus der Umsetzung: Das Erste, was passiert, wenn Mitarbeitende wissen, dass gezählt wird, ist nicht, dass sich das Verhalten ändert. Es ist, dass Reinigung, Sicherheitsdienst und Handwerker plötzlich in den Zahlen auftauchen und den Nachtdurchschnitt verfälschen. Richten Sie deshalb vom ersten Tag an Zeitfilter ein und behandeln Sie die ersten zwei bis drei Wochen als Kalibrierungsphase, bevor jemand der Geschäftsführung Zahlen vorlegt. Die zweite Lektion: Beziehen Sie den Betriebsrat früh ein. Belegungssensoren zählen Personen, nicht Identitäten, und die Bewegungsanalysen sind anonym und identifizieren niemanden. Wird das nicht klar erklärt, wird das Projekt als Überwachung empfunden statt als Werkzeug für bessere Räume. Kommunikation ist so wichtig wie die Wahl des Sensors.

Häufige Fragen

Was ist die Büroauslastung? Die Büroauslastung, auch Belegungsgrad genannt, ist der Anteil der genutzten Schreibtische oder Räume in Prozent der Gesamtkapazität. Sie wird typischerweise mit Belegungssensoren und Zählsensoren über einen festgelegten Zeitraum gemessen, sodass Durchschnitt und Spitze ablesbar sind.

Wie berechnet man den Belegungsgrad eines Büros? Teilen Sie die Zahl der belegten Arbeitsplätze durch die Gesamtzahl der Arbeitsplätze und multiplizieren Sie mit 100, gemessen innerhalb der Arbeitszeit. Tun Sie das pro Tag und pro Zone, damit der Unterschied zwischen Dienstag und Freitag und zwischen Abteilungen sichtbar wird, statt einer Gesamtzahl, die die Probleme verdeckt.

Welche Sensoren messen die Belegung? Zählsensoren an Eingängen messen den Personenstrom in eine Zone hinein und hinaus, während Belegungssensoren an Schreibtischen und in Meetingräumen registrieren, ob ein bestimmter Platz oder Raum genutzt wird und von wie vielen Personen. Die meisten Installationen kombinieren beide Typen, weil jeder einen anderen Bedarf abdeckt.

Was ist eine gute Büroauslastung? Es gibt keine einzelne richtige Zahl, weil sie von der Arbeitsweise und davon abhängt, wie viel Flexibilität die Organisation will. Entscheidend ist das Verhältnis von Durchschnitt und Spitze: Eine sehr niedrige Spitze deutet auf überschüssige Fläche hin, eine Spitze nahe 100 Prozent bedeutet, dass an starken Tagen tatsächlich Platz fehlt.

Wie hängen Belegungsgrad und Raumklima zusammen? Die Zahl der Personen in einem Raum treibt CO2-Wert und Temperatur direkt, deshalb sollten Belegung und Raumklima gemeinsam gemessen werden. Werden die Daten mit der Lüftungssteuerung verbunden, kann das System nach tatsächlicher Anwesenheit laufen, was den Komfort verbessert und den Energieverbrauch im ESG-Reporting dokumentiert.

Steht ein Mietvertrag zur Neuverhandlung an oder überlegen Sie, eine Etage neu zu organisieren? Dann ist es besser, drei Monate zu messen als drei Jahre zu raten. Kontaktieren Sie die Vemco Group über vemcogroup.com/contact-us, um eine Demo zu buchen und eine konkrete Einschätzung zu erhalten, welche Sensoren und welches Setup Ihnen eine Büroauslastung liefern, auf deren Basis Sie entscheiden können.