Desk Occupancy Sensor: Was er misst und was er übersieht

Donnerstag, 10:15 Uhr. Das Buchungssystem meldet für das dritte Obergeschoss eine Auslastung von 78 Prozent. Wer durch die Etage geht, zählt an 40 Tischen 14 Personen. Jacken über Stühlen, aufgeklappte Laptops, Kaffeebecher, aber keine Menschen. Genau diese Lücke zwischen gebucht und belegt ist der Grund, warum ein desk occupancy sensor inzwischen in fast jeder Flächenplanung auftaucht. Die Frage ist nicht mehr, ob Sie Daten brauchen, sondern welche Daten ein Schreibtischsensor liefern kann und welche eben nicht.

Was ein desk occupancy sensor tatsächlich erfasst

Im Kern beantwortet ein Arbeitsplatzsensor drei Fragen: Ist an diesem Tisch gerade jemand? Seit wann? Und wie lange am Stück? Daraus entstehen die Kennzahlen, mit denen Facility Manager rechnen: Spitzenbelegung pro Tag, durchschnittliche Belegungsdauer, Anteil nie genutzter Tische, Belegungskurven über die Woche. Je nach Technologie kommen Nuancen hinzu.

• PIR-Sensoren unter der Tischplatte erkennen Bewegung und Körperwärme im Bereich der Beine. Günstig, schnell montiert, aber sie melden einen Tisch nach einer eingestellten Pause ohne Bewegung als frei.
• Sitzsensoren oder Druckmatten messen, ob ein Stuhl belastet ist. Sehr eindeutig, aber Stühle wandern, und wer am höhenverstellbaren Tisch steht, ist für den Sensor unsichtbar.
• Deckenmontierte KI-Sensoren erfassen mehrere Tische gleichzeitig und unterscheiden zwischen Person und Gegenstand. Sie erkennen auch, ob ein Tisch mit Jacke und Laptop blockiert, aber nicht besetzt ist.

Zur Genauigkeit lohnt sich Ehrlichkeit: Bei sauberer Installation liegt die Erfassungsgenauigkeit solcher Systeme typischerweise bei 98 bis 99 Prozent, vertraglich zugesichert werden in der Regel mindestens 96 Prozent. Die Differenz entsteht durch Lichtverhältnisse, Sichtachsen, Möbelstellung und Nutzerverhalten. Wer einen pauschalen Wert von 99 Prozent verspricht, hat die Etage noch nicht gesehen.

Die vier blinden Flecken eines Schreibtischsensors

Erstens: Der Sensor sieht nur den Tisch. Wer in der Teeküche, auf dem Sofa in der Lounge oder im Projektraum arbeitet, taucht in keiner Statistik auf. In vielen Büros mit Desk Sharing findet inzwischen ein Drittel der Anwesenheitszeit abseits des zugewiesenen Arbeitsplatzes statt. Ein Bericht, der 55 Prozent Tischbelegung ausweist, kann daher eine Etage beschreiben, die faktisch voll ist.

Zweitens: Belegung ist nicht Nutzung. Ein Tisch, an dem jemand acht Stunden sitzt, und ein Tisch, der an einem Tag von vier verschiedenen Personen je zwei Stunden genutzt wird, erzeugen dieselbe Belegungsquote. Für die Reinigungsplanung, die Buchungsregeln und die Frage, ob Sie 20 Tische streichen können, ist der Unterschied entscheidend.

Drittens: Die Etage als Ganzes bleibt unsichtbar. Schreibtischdaten sagen nichts darüber, wie viele Menschen das Gebäude betreten haben, wo sie sich aufhalten und wann die Besprechungsräume kippen. Wer nur Tische misst, optimiert einen Ausschnitt und übersieht, dass die eigentliche Engstelle der Besprechungsraum für sechs Personen ist, der ständig von zwei belegt wird.

Viertens: Keine Verbindung zur Gebäudetechnik. Ein Belegungssensor, der nur ein Dashboard füttert, spart kein Geld. Die Lüftung läuft weiter auf Volllast für eine Etage, die ab 15 Uhr zu 20 Prozent belegt ist. Die Daten existieren, aber niemand handelt danach, weil der Sensor nicht mit dem BMS spricht.

Was Implementierer nach dem ersten Quartal wissen

Eine Beobachtung aus der Praxis, die in keinem Datenblatt steht: Die wichtigste Einstellung bei PIR-basierten Arbeitsplatzsensoren ist das Timeout, also die Zeitspanne ohne Bewegung, nach der ein Tisch als frei gilt. Steht es auf fünf Minuten, verschwinden konzentriert lesende Mitarbeitende aus der Statistik und die Auslastung wird systematisch zu niedrig ausgewiesen. Steht es auf 20 Minuten, bleiben Tische nach der Mittagspause scheinbar belegt und das Desk-Sharing-System gibt sie nicht frei. Viele Projekte liefern im ersten Monat Zahlen, die niemand glaubt, weil dieses Timeout noch auf Werkseinstellung steht. Erst nach einer Kalibrierungsphase mit Stichproben vor Ort, idealerweise an drei verschiedenen Wochentagen, werden die Daten belastbar. Planen Sie diese Phase ein, bevor Sie Flächenentscheidungen auf die Zahlen stützen.

Ein zweiter Punkt, der oft erst beim Rollout auffällt: Höhenverstellbare Tische. Wird ein Sensor an der Unterseite montiert und der Tisch auf Stehhöhe gebracht, ändert sich der Erfassungsbereich. Manche Hersteller empfehlen deshalb die Montage am Tischgestell statt an der Platte. Fragen Sie das vor der Bestellung, nicht danach.

Vom Tisch zur Fläche: Arbeitsplatzbelegung im Kontext

Die Lösung für die blinden Flecken ist nicht ein besserer Schreibtischsensor, sondern eine zweite Datenebene. Wer Tischbelegung mit Zählungen an Eingängen, Etagenübergängen und Raumtüren kombiniert, kann drei Fragen gleichzeitig beantworten: Wie viele Personen sind im Gebäude, wo halten sie sich auf, und welche Tische sind davon tatsächlich belegt. Die Differenz zwischen Personen im Gebäude und belegten Tischen ist die interessanteste Zahl in jedem Bericht, denn sie zeigt, wie viel Arbeit außerhalb des klassischen Arbeitsplatzes passiert.

VemSpace von Vemco Group ist genau dafür gebaut: Die Plattform misst Auslastung auf Raum-, Tisch-, Etagen- und Gebäudeebene und löst Alarme aus, sobald ein vorab definiertes Limit überschritten wird. Für eine Universität bedeutet das etwa, dass die Bibliothek bei 95 Prozent Belegung automatisch eine Meldung an die Aufsicht schickt und Studierende auf dem Infoscreen zu einem freien Lesesaal geleitet werden. Für ein Verwaltungsgebäude heißt es, dass Flächenauslastung nicht mehr geschätzt, sondern pro Etage und Stunde belegt wird, bevor Mietverträge verhandelt werden. Die KI-Sensoren erlauben dabei einen Ausschluss von Personal, sodass Reinigungskräfte und Hausmeister die Nutzungsstatistik nicht verfälschen.

Wo die Daten wirklich Geld sparen

Flächenreduktion ist das erste Argument, das in Budgetgesprächen fällt, aber selten das schnellste. Mietverträge laufen Jahre. Der kürzere Weg führt über die Gebäudetechnik. Lüftung, Kühlung, Heizung und Beleuchtung laufen in den meisten Bürogebäuden nach Zeitplan, nicht nach Anwesenheit. Eine Etage, die freitags zu 15 Prozent belegt ist, wird klimatisiert wie montags. Mit VemFusion werden Belegungsdaten an HVAC, BMS und Sicherheitssysteme übergeben: Die Lüftungsstufe folgt der tatsächlichen Personenzahl pro Zone, Zugangsbereiche werden nach Belegung statt nach Uhrzeit gesteuert, und das Gebäude hört auf, für leere Räume zu arbeiten.

Für öffentliche Einrichtungen mit Nachweispflicht zu Energieverbrauch und Flächeneffizienz ist das der Punkt, an dem aus einem Sensorprojekt ein Rechenschaftsinstrument wird. Die Belegungskurve einer Etage neben der Verbrauchskurve der Lüftungsanlage ist ein Diagramm, das jeder Haushaltsausschuss versteht.

Häufig gestellte Fragen

Erfassen Desk Occupancy Sensoren einzelne Personen? Nein, nicht im Sinne einer Identifikation. PIR- und Sitzsensoren registrieren lediglich, ob ein Platz belegt ist. KI-basierte Sensoren erkennen Personen als Objekte, speichern aber keine Bilder und ordnen keine Identität zu. Was aus den Daten entsteht, ist eine anonyme Belegungsstatistik, keine Anwesenheitsliste. Für die Einführung empfiehlt sich dennoch eine frühe Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten, weil die Wahrnehmung der Belegschaft über den Erfolg des Projekts entscheidet.

Wie viele Sensoren brauche ich pro Etage? Das hängt von der Technologie ab. Tischsensoren bedeuten ein Gerät pro Arbeitsplatz. Deckenmontierte Sensoren decken je nach Raumhöhe und Möblierung mehrere Tische ab und erfassen zusätzlich Verkehrsflächen. In der Praxis mischen viele Gebäude beide Ansätze: Zählsensoren an Eingängen und Raumtüren, Tischsensoren nur in den Zonen, in denen Desk Sharing tatsächlich gesteuert werden soll.

Wenn Sie wissen wollen, ob Ihre Belegungsdaten eher die Tische oder das Gebäude beschreiben, und wie Sie aus beidem einen belastbaren Business Case für Fläche und Gebäudetechnik bauen, sprechen Sie mit uns. Unter vemcogroup.com/contact-us besprechen wir Ihren Grundriss, Ihre Sensorlage und die Frage, welche Timeout-Einstellung Ihre Zahlen gerade verzerrt.