Immobilien Asset Management Software: Die RFP-Checkliste

Freitag geht die Ausschreibung raus, und der Katalog stammt noch von der letzten

Der Investitionsausschuss hat zwölf Wochen für die Entscheidung freigegeben. Der Anforderungskatalog für die neue Immobilien Asset Management Software liegt vor, 240 Zeilen, großteils übernommen aus der Property-Management-Ausschreibung von vor vier Jahren. Keine dieser Zeilen beschreibt, was der Asset Manager am Montag tatsächlich entscheidet: Vertrag verlängern oder Fläche neu vermieten, Umsatzmiete nachfordern, Objekt halten oder in den Verkaufsprozess geben. Genau hier entscheidet sich, ob die Ausschreibung ein brauchbares Ergebnis liefert. Diese Checkliste legt fest, welche Anforderungen in den RFP gehören, wie sie formuliert und gewichtet werden und wie der Prozess in zwölf Wochen durchläuft. Einen Überblick über Funktionsumfang und Anbietertypen finden Sie im kompletten Leitfaden zu Immobilienverwaltungssoftware; hier geht es ausschließlich um die Beschaffung.

Pflichtanforderungen an eine Immobilien Asset Management Software

Jede Anforderung im RFP sollte einer Entscheidung des Asset Managers zugeordnet sein und eine prüfbare Nachweisform tragen: Demo mit Ihren Daten, Dokument oder Referenzgespräch. Fünf Blöcke sind nicht verhandelbar.

• Block A, Datenmodell: Ein gemeinsamer Flächenschlüssel für Mietvertrag, Buchhaltung, Mieterumsatz und Besucherfrequenz. Nachweis: Der Anbieter zeigt am Objektbaum, wie eine Fläche in allen vier Quellen identisch referenziert wird. Ohne diesen Schlüssel ist jede spätere Kennzahl Handarbeit.
• Block B, Mietvertrag und Cashflow: Optionsfristen, Sonderkündigungsrechte, Indexklauseln und Staffeln als strukturierte Felder mit automatischer Fristenberechnung. Nachweis: Der Anbieter erfasst drei Ihrer komplexesten Verträge live und erzeugt daraus den Cashflow über die Restlaufzeit.
• Block C, Mieterumsatz und Frequenz: Umsatzmeldungen werden gegen vertragliche Schwellen geprüft, fehlende Meldungen angemahnt, Frequenzdaten der Zone liegen daneben. Nachweis: Konversion (Umsatz je Besucher) für eine Fläche über zwölf Monate, inklusive Markierung der Monate mit Datenlücken.
• Block D, Reporting für Investoren: Ein Fachanwender ohne IT legt einen Bericht an, der Mieteinnahmen, Leerstand, Frequenz und Mieterumsatz je Objekt im gleichen Zeitraum verknüpft. Nachweis: Der Anbieter baut den Bericht in der Demo, nicht vorab.
• Block E, Integration und Datenhoheit: Dokumentierte API, Export aller Vertrags-, Umsatz- und Frequenzdaten in offenem Format, auch nach Vertragsende. Nachweis: API-Dokumentation liegt dem Angebot bei; der Export wird im Proof of Concept ausgeführt.

Bei Block C trennt sich das Feld am deutlichsten. Systeme, die nur den Vertrag kennen, können Konversion nicht berechnen. VemLease und VemTenant wurden so aufgebaut, dass Vertragsdaten, Mieterumsätze und die Besucherzahlen aus VemCount denselben Flächenschlüssel verwenden. Unabhängig vom Anbieter: Verlangen Sie diese gemeinsame Bezugsgröße schriftlich.

Formulierung: Szenarien statt Module

Ersetzen Sie die 240 Zeilen durch sechs bis acht Entscheidungsszenarien, die der Anbieter mit Ihren Daten durchspielt. Beispiel für Szenario 1: „Zeigen Sie für Objekt X alle Verträge, die in 18 Monaten auslaufen, mit aktueller Miete, Umsatzentwicklung des Mieters über 24 Monate, Frequenzentwicklung der Zone und den drei zuletzt abgeschlossenen Vergleichsmieten im Haus.“ Weitere Szenarien: Umsatzmietenabrechnung für ein Quartal, Leerstandsprognose über 24 Monate mit Branchenmix, Quartalsbericht an einen Investor, Reaktion auf einen gemeldeten Sensorausfall, Objektverkauf mit vollständigem Datenraum-Export. Wer nach Asset Management Software Immobilien sucht und diese Szenarien in den RFP schreibt, erhält von fünf Anbietern fünf unterscheidbare Antworten statt fünfmal 280 Häkchen.

Der Ablauf: zwölf Wochen in fünf Phasen

• Woche 1 bis 2, Inventar: Datenquellen kartieren (Verträge, Buchhaltung, Umsatzmeldungen, Zählsensoren, Facility, Energie), Szenarien schreiben, Gewichtung festlegen, Testobjekt auswählen.
• Woche 3 bis 4, Longlist: Kurze Anfrage an sechs bis acht Anbieter mit den fünf Pflichtblöcken als K.-o.-Kriterien. Wer Block A oder E nicht erfüllt, scheidet aus, bevor Zeit in Demos fließt.
• Woche 5 bis 7, RFP: Szenarien, Datenauszug des Testobjekts (anonymisiert), Vertragsentwurf mit Export-, SLA- und Preisklauseln an drei bis vier Anbieter.
• Woche 8 bis 10, Proof of Concept: Zwei Anbieter laden zwanzig bis dreißig Verträge, zwölf Monate Umsätze und ein Jahr Frequenz. Protokolliert werden Rückfragen zur Datenstruktur, manuell nachzuerfassende Felder und ob die Konversionskennzahl am Ende stimmt.
• Woche 11 bis 12, Scoring und Vertrag: Bewertung nach festgelegter Gewichtung, Referenzgespräche, Verhandlung.

Als Gewichtungsvorschlag hat sich bewährt: 50 Prozent Szenarienerfüllung im Proof of Concept, 20 Prozent Gesamtkosten über fünf Jahre, 15 Prozent Integration und Datenhoheit, 15 Prozent Anbieterstabilität und Referenzen. Die Prozentsätze sind ein Startpunkt; entscheidend ist, dass sie vor dem ersten Angebot feststehen.

Kosten vergleichbar machen: Preismodell und Rechenbeispiel

Anbieter rechnen nach Objekten, Flächen, Nutzern oder Sensoren ab, manche kombiniert. Verlangen Sie im RFP eine Kostenaufstellung für Ihr Portfolio in drei Jahren, nicht für heute, und zwar mit Lizenz, Implementierung, Datenbereinigung, Schulung, Sensorik und Support getrennt ausgewiesen. Nur so lassen sich zwei Modelle nebeneinanderlegen.

Für die Nutzenseite reicht eine einfache Rechnung mit offengelegten Annahmen. Angenommen (alle Werte sind Platzhalter, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen): 30 Gewerbeobjekte, zwei Analysten verbringen je drei Tage pro Monat mit dem manuellen Zusammenführen von Vertrags-, Umsatz- und Frequenzdaten, interner Tagessatz 600 Euro. Das ergibt 72 Tage im Jahr oder 43.200 Euro reine Konsolidierungszeit. Angenommen weiter, pro Jahr werden zwei Umsatzmietenschwellen übersehen, im Mittel 15.000 Euro je Fall, also 30.000 Euro entgangene Miete. Zusammen 73.200 Euro jährlich, die eine Plattform ganz oder teilweise einspart. Stellen Sie dem die Fünfjahreskosten des Angebots gegenüber. Die Zahlen des Beispiels sind frei gewählt; die Methode ist das, was in den RFP gehört.

Vertragsklauseln, die in den RFP-Entwurf gehören

• Zählgenauigkeit: Eine vertragliche Mindestgenauigkeit, bei Vemco Group 96 Prozent; unter guten Bedingungen (Beleuchtung, Eingangsgeometrie, Besucherverhalten) werden typischerweise 98 bis 99 Prozent erreicht. Wer eine pauschale Genauigkeit ohne Bedingungen zusichert, hat Ihre Eingänge nicht gesehen.
• Service-Level: Reaktionszeiten für Sensorausfälle und Datenlücken, denn ein fehlender Monat Frequenz lässt sich nicht nachträglich erheben.
• Datenbereinigung: Aufwand und Verantwortung schriftlich. Der Proof of Concept deckt fast immer Mängel in den eigenen Bestandsdaten auf: Optionsfristen, die im Vertragstext anders stehen als in der Tabelle, Flächennummern, die zwischen Buchhaltung und Mietvertrag abweichen, Umsätze brutto gemeldet bei netto gerechnetem Vertrag.
• Referenzen: Mindestens ein Kunde, der Umsatzmiete und Frequenzdaten produktiv nutzt, nicht nur die Vertragsverwaltung.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Anforderungen sollte ein RFP für Asset-Management-Software enthalten?
Fünf K.-o.-Blöcke für die Longlist und sechs bis acht Entscheidungsszenarien für den RFP reichen aus. Alles darüber hinaus erzeugt Gleichstände in der Auswertung, ohne die Entscheidung zu verbessern.

Reicht eine Demo mit Musterdaten des Anbieters?
Nein. Erst ein Proof of Concept mit einem realen Objekt zeigt, wie viele Felder manuell nachgepflegt werden müssen und ob Konversion und Umsatzmietenabrechnung mit Ihren Daten korrekt sind. Planen Sie dafür drei Wochen und ein anonymisiertes Testobjekt ein.

Wie vergleicht man unterschiedliche Preismodelle fair?
Lassen Sie jeden Anbieter die Gesamtkosten für Ihr Portfolio in drei und fünf Jahren aufschlüsseln, inklusive Datenbereinigung, Schulung und Sensorik. Erst diese Summe ist mit dem Nutzen aus Ihrer eigenen Rechnung vergleichbar.

Wenn Sie gerade eine Ausschreibung vorbereiten und sehen möchten, wie Mietvertragsdaten, Mieterumsätze und Besucherzahlen eines Ihrer Objekte in einem Proof of Concept zusammenlaufen, sprechen Sie mit uns: vemcogroup.com/contact-us. Wir gehen die fünf Pflichtblöcke mit Ihnen anhand Ihrer Flächen durch.