Ejendomsadministration software: sådan sammenligner du platforme

Du har tre tilbud liggende. Det ene er prissat pr. lejemål, det andet pr. bruger og det tredje som en fast årlig pakke med tilkøb. Alle tre demoer så overbevisende ud, alle tre funktionslister bruger forskellige ord for det samme, og din bestyrelse vil have en indstilling inden udgangen af måneden. Det er den situation, de fleste ejere og administratorer af erhvervsejendomme står i, når de skal vælge ejendomsadministration software, og det er præcis her, de fleste fejlvalg bliver truffet. Ikke fordi systemerne er dårlige, men fordi de ikke bliver sammenlignet på de samme vilkår. Denne artikel handler kun om det: hvordan du stiller platformene op ved siden af hinanden, så forskellene bliver synlige, og hvordan du ender med en shortlist på to, ikke en mavefornemmelse om tre.

Udeluk først, sammenlign bagefter

Før du begynder at veje funktioner mod hinanden, skal du fjerne de leverandører, der ikke kan komme i betragtning uanset pris. Det sparer uger. Brug tre udelukkelseskriterier, som alle kan besvares med ja eller nej:

• Kan systemet rumme din mest komplekse kontrakt uden forenkling? Trappeleje, omsætningsleje med trin, optioner, rabatperioder og indeksering skal kunne registreres som de står i kontrakten. Hvis svaret er "det kan vi løse med en note", er svaret nej.
• Kan omsætning og besøgstal komme ind uden manuel indtastning? For butikscentre og blandede ejendomme er det afgørende. Systemer, der kun kan importere et regneark en gang om måneden, hører til i en anden kategori.
• Kan du eksportere alle data i et åbent format ved ophør, uden ekstra betaling? Står det ikke i kontrakten, antag at svaret er nej.

Har du brug for et bredere overblik over, hvad et program til ejendomsadministration overhovedet kan dække, ligger det i vores komplette guide til software til ejendomsadministration. Her går vi videre fra det punkt, hvor du allerede ved, hvad du skal bruge, og mangler en metode til at vælge mellem dem, der er tilbage.

Et scorekort til ejendomsadministration software

Når udelukkelsen er overstået, skal de tilbageværende platforme vurderes på de samme seks kriterier med samme vægt. Skriv vægtene ned, før du ser demoerne, ellers ender du med at vægte det, den bedste sælger var god til. En fordeling, der har vist sig brugbar for porteføljer med erhvervslejemål, er:

• Kontraktlogik (25 procent): hele livscyklussen fra udkast til fraflytning, med påmindelser til navngivne personer. VemLease er bygget omkring den logik, og det er den standard, du bør holde andre op imod.
• Automatiske datakilder (20 procent): lejerindberetning af omsætning med automatisk rykker og benchmarking, som VemTenant har håndteret siden 2013, og besøgsdata fra tælling, der kan kobles til det enkelte lejemål.
• Rapportering til tre modtagere (15 procent): investor, ejendomschef og den enkelte lejer, uden manuel efterbehandling.
• Integration og dataejerskab (15 procent): API, åbne eksportformater og kobling til økonomisystem.
• Implementering (15 procent): realistisk plan for datamigrering og navngivet projektleder hos leverandøren.
• Samlede omkostninger over fem år (10 procent): ikke listeprisen, men licens, implementering, integrationer og support lagt sammen.

Giv hvert kriterium en score fra 1 til 5, gang med vægten, og læg sammen. Tallet i sig selv er mindre vigtigt end det, der sker, når to kolleger scorer uafhængigt og sammenligner. Det er dér, uenighederne om, hvad I faktisk har brug for, kommer frem.

Samme demo-script til alle leverandører

Lad aldrig leverandøren styre demoen. Send det samme materiale til alle: tre anonymiserede kontrakter, heraf den mest komplicerede, et udsnit af jeres omsætningstal i det format, lejerne faktisk afleverer dem i, og en skabelon for den investorrapport, I sender i dag. Bed derefter om tre ting i rækkefølge, og tag tid.

Først: Opret den komplicerede kontrakt live og vis, hvornår den første påmindelse om opsigelsesvarsel udløses, og til hvem. Dernæst: Vis, hvad der sker, når en lejer ikke har indberettet omsætning til fristen, og hvordan den lejers omsætning pr. kvadratmeter står i forhold til andre i samme kategori. Til sidst: Byg investorrapporten med jeres opsætning af ejendomme. Tager det mere end en time, vil det også tage for lang tid hver måned. Spørg konkret om tællenøjagtighed, hvis besøgsdata indgår: det seriøse svar er et kontraktligt minimum på 96 procent og typisk 98 til 99 procent, når lysforhold og indretning tillader det. En flad garanti på 99 procent uden forbehold bør trække ned i scoren, ikke op.

Prismodeller, omkostningsdrivere og et regneeksempel

De tre tilbud fra indledningen kan kun sammenlignes, hvis du omregner dem til samme enhed: samlede omkostninger over fem år for din portefølje, som den ser ud om fem år. Pris pr. lejemål straffer vækst, pris pr. bruger straffer bred anvendelse i organisationen, og faste pakker skjuler ofte tilkøb til integrationer og ekstra moduler. De omkostningsdrivere, der oftest mangler i tilbuddet, er datamigrering, integration til økonomisystemet, opsætning af lejerindberetning og timeprisen på support ud over det aftalte.

Et forenklet eksempel, hvor alle tal er antagelser og ikke priser fra nogen leverandør: Antag en portefølje på 150 erhvervslejemål og en samlet årlig omkostning til system, support og integrationer på 400.000 kr. Antag at én kontrakt om året på 600 kvadratmeter til 1.500 kr. pr. kvadratmeter i dag forlænges automatisk til uændret leje, fordi varslet overses, mens markedslejen ville have givet 8 procent mere. Det er 72.000 kr. om året i tabt leje for en treårig forlængelse, altså 216.000 kr. for den ene kontrakt. Antag yderligere, at manuel indsamling og kontrol af omsætningstal koster to arbejdsdage om måneden, som systemet fjerner. Med en antaget intern dagspris på 3.500 kr. er det 84.000 kr. om året. Alene de to poster dækker tre fjerdedele af den antagne systemomkostning, før du regner bedre genforhandlinger og hurtigere genudlejning med. Byt tallene ud med jeres egne, og brug det samme regnestykke på alle leverandører på shortlisten.

Referencetjek og den endelige shortlist

Bed hver leverandør om to referencer med en portefølje, der ligner jeres i størrelse og sammensætning, og som har været i drift i mindst to år. Spørg ikke, om de er tilfredse. Spørg, hvor lang tid datamigreringen reelt tog i forhold til planen, hvor mange af deres kontrakter de måtte forenkle for at få dem ind, og om de har fået alle data ud ved en lejlighed, hvor de havde brug for det. Hold svarene op mod tommelfingerreglen om, at én person kan kvalitetssikre 15 til 25 erhvervskontrakter om dagen, og du kan hurtigt se, om leverandørens tidsplan er realistisk for jer.

Den endelige shortlist bør bestå af to platforme, ikke tre. Med to kan I forhandle på reelle vilkår og køre en afgrænset pilot på én ejendom med rigtige kontrakter. Med tre bliver det en præsentationskonkurrence igen. Vælg de to, der scorede højest på scorekortet, og lad prisen afgøre valget først, når begge har bestået piloten.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange leverandører bør vi tage med i den indledende sammenligning? Fire til seks er realistisk, hvis I bruger udelukkelseskriterierne først. Typisk falder halvdelen fra på kontraktkompleksitet eller dataeksport, og så er der tre til fire tilbage til scorekort og demo.

Skal et program til ejendomsadministration dække både erhverv og bolig, hvis vi har begge dele? Et system bygget til erhvervskontrakter kan som regel også håndtere boliglejemål, mens det omvendte sjældent holder. Vurder derfor kontraktlogikken på jeres erhvervskontrakter og beboerfunktioner som en separat disciplin med egne krav.

Hvad er den mest almindelige fejl i sammenligningen? At sammenligne listepriser i stedet for samlede omkostninger over fem år, og at lade leverandøren vælge demoens indhold. Begge dele skjuler præcis de forskelle, der afgør, om systemet bliver brugt om to år.

Vil du køre VemLease, VemTenant og VemCount igennem jeres eget scorekort og demo-script? Kontakt Vemco Group, send jeres mest komplicerede lejekontrakt på forhånd, og tag tid på os. Det er den test, vi helst vil måles på.