Frågor att ställa i en property management software RFP

Det vanligaste felet i en property management software rfp syns inte i svaren utan i frågorna. En fastighetsägare med fyrtio kommersiella fastigheter skickar ut ett underlag med 180 ja/nej-frågor, får tillbaka sex svar där alla leverantörer kryssat ja på nästan allt, och står sedan med ett beslutsunderlag som inte skiljer någon från någon. Bra upphandling fastighetssystem handlar om att ställa frågor som tvingar fram ett konkret svar, en siffra eller en demonstration. Nedan följer de frågeområden som i praktiken avgör om systemet kommer att användas om tre år eller bara ligga och kosta licens.

Börja med er egen kontraktsportfölj, inte med leverantörens funktionslista

Innan en enda fråga formuleras bör upphandlingsgruppen ha räknat. Hur många aktiva hyreskontrakt finns, hur många av dem har omsättningsbaserad hyra, hur många indexklausuler med olika basmånader, hur många optioner som löper ut inom 24 månader? Dessa tal styr vilka krav som är kritiska. Ett bestånd med 15 procent omsättningshyra behöver helt andra svar om hyresgästrapportering än ett bestånd med rena kontorshyror.

Be sedan leverantören lösa ett verkligt fall från er portfölj i stället för att beskriva sin lösning. Lämna ut tre anonymiserade kontrakt, ett enkelt, ett med trappstegshyra och ett med omsättningshyra, tillfälliga rabatter och en förlängningsoption, och be om en inspelad genomgång av hur de registreras, hur första fakturan ser ut och hur systemet varnar sex månader före optionens sista uppsägningsdag. Det tar leverantören en eftermiddag och säger mer än femtio sidor text.

Frågor om hyresadministration och kontraktets livscykel

• Hur hanteras indexuppräkning när olika kontrakt har olika basår, olika index och tak eller golv? Begär att få se beräkningen steg för steg, inte bara resultatet.

• Vilka händelser i kontraktets livscykel genererar automatiska påminnelser, och vem bestämmer tidsfristerna? Uppsägningstider, optioner, garantier som löper ut och lokalanpassningar som ska slutbesiktigas ska alla kunna konfigureras per kontraktstyp.

• Hur visas vakans- och förnyelsepipelinen för de kommande 36 månaderna? En uthyrningschef behöver se vilka ytor som riskerar att bli lediga, vilken hyra de ger i dag och vilken marknadshyra som är rimlig, utan att exportera till kalkylblad.

• Vad händer när ett kontrakt ändras retroaktivt? Ett tillägg som gäller från första januari men undertecknas i mars är vardag. Fråga hur systemet räknar om, hur det dokumenterar ändringen och om historiken bevaras.

Vemco Groups VemLease är byggt kring exakt dessa flöden, kontraktshantering, förnyelsebevakning, vakanshantering och uthyrningsanalys, och det är den typen av verktyg underlaget ska jämföra mot, inte ett generiskt fakturasystem med ett kontraktsregister som tillägg.

Hyresgästernas omsättning: var data kommer ifrån och vad ni får göra med den

För shoppingcenter och handelsplatser är omsättningsrapporteringen ofta det som avgör om systemet faktiskt skapar värde. Här fallerar många underlag genom att bara fråga om funktionen finns. Ställ i stället frågor som dessa.

• Hur rapporterar hyresgästen sin omsättning, och vad händer när rapporten uteblir? Manuell inmatning via portal, filimport, API från kassasystem eller alla tre? Vilka eskaleringssteg finns för sena rapporter?

• Kan vi jämföra en hyresgäst mot andra i samma kategori utan att bryta sekretessen i kontraktet? Benchmarking är det som gör omsättningsdata användbar i omförhandlingar, men bara om anonymiseringen är hållbar.

• Hur kopplas omsättning per hyresgäst till besöksflöden i fastigheten? Omsättning per besökare och konverteringsgrad per zon är de nyckeltal som skiljer en välskött handelsplats från en som bara räknar hyresintäkter.

VemTenant har sedan 2013 hanterat just hyresgästers omsättningsrapportering och benchmarking, och när det kombineras med besöksdata från VemCount får fastighetsägaren en bild av hur varje yta presterar i förhållande till trafiken som faktiskt passerar den. Det är värt att i underlaget fråga om leverantören kan visa det sambandet på fastighetsnivå, på våningsplan och per entré.

Besöksräkning: begär siffror, inte löften

När besöksräkning ingår i upphandlingen är noggrannhetsfrågan den som oftast formuleras fel. Att fråga "hur noggrann är räkningen?" ger svaret "mycket". Fråga i stället vilken noggrannhet leverantören är beredd att skriva in i avtalet och hur den verifieras. Ett seriöst svar skiljer på kontraktuellt minimum och typiskt utfall: Vemco Group garanterar minst 96 procent i avtal, och i praktiken ligger räkningen normalt på 98 till 99 procent när ljusförhållanden, entréutformning och besökarnas rörelsemönster tillåter det. Den som lovar 99 procent rakt av, oavsett förutsättningar, bör få en följdfråga om hur valideringen går till.

Komplettera med frågor om hur sensorer hanterar barnvagnar, kundvagnar och personal, hur ofta manuell kontrollräkning görs under driftsättningen och vad som händer med data när en entré stängs för ombyggnad. Det sista låter trivialt tills man har ett år av jämförelsedata som plötsligt blir obrukbar.

Integration, dataägande och vad ni får med er när ni lämnar

Den fråga som flest ångrar att de inte ställde är vad som händer vid avtalets slut. Skriv in i underlaget att leverantören ska beskriva exportformat, kostnad och tidsram för att få ut all data, inklusive historik, dokument och konfiguration, och att detta ska vara avtalsvillkor, inte en tjänst som prissätts senare. Begär samma tydlighet om API:er: vilka objekt kan läsas och skrivas, finns dokumentationen tillgänglig före avtal, och vad kostar anrop utöver en viss volym?

Fråga också hur systemet samspelar med ekonomisystemet. Ska hyresavier skapas i fastighetssystemet och bokföras i ekonomisystemet, eller tvärtom? Vilket system äger kundreskontran? Otydlighet här skapar dubbelregistrering som ingen upptäcker förrän bokslutet.

En observation från implementeringar som sällan hamnar i underlaget: den största tidsposten i ett systembyte är inte konfigurationen utan rensningen av befintliga kontraktsdata. Kontrakt som registrerats av fem olika förvaltare under tio år har olika definitioner av yta, olika sätt att hantera moms och olika tolkningar av när ett tillägg börjar gälla. Fråga leverantören hur migreringen valideras, vem som ansvarar för avvikelselistan och hur många rundor av avstämning som ingår i priset. Leverantörer som svarar med en konkret process har gjort det förr; de som svarar "det beror på" har kanske inte det.

Så utvärderar ni svaren på en property management software rfp

Vikta frågorna innan svaren kommer in, inte efter. En rimlig fördelning för ett kommersiellt bestånd med handelsinslag är ungefär 35 procent kontrakts- och hyresadministration, 20 procent hyresgäst- och besöksdata, 20 procent integration och dataägande, 15 procent implementering och support samt 10 procent pris. Pris längst ner är avsiktligt: skillnaden i licenskostnad mellan två leverantörer är nästan alltid mindre än kostnaden för ett system som inte används.

Kräv referenssamtal med en kund som har liknande portfölj och som varit i drift i minst två år, och ställ en enda fråga till referensen: vad gör ni fortfarande i kalkylblad? Svaret avslöjar var systemet tar slut.

Till sist: inkludera en fråga om vilka funktioner leverantören rekommenderar att ni inte köper. En leverantör som kan avråda från moduler som inte passar ert bestånd visar att den förstått portföljen, och den är sannolikt också den som kommer att vara ärlig under driftsättningen.

Står ni inför en upphandling och vill se hur VemLease, VemTenant och VemCount svarar på just dessa frågor med era egna kontrakt och er egen besökstrafik som underlag? Kontakta Vemco Group via vemcogroup.com/contact-us så går vi igenom ert RFP-underlag och visar var svaren skiljer sig på riktigt.