Ocupación de espacios: requisitos para un pliego de licitación

La mesa de contratación tiene delante tres ofertas para medir la ocupación de espacios en catorce edificios. Las tres cumplen el pliego. Las tres prometen "sensores de última generación", "precisión superior al 98%" y "cuadros de mando intuitivos". Y nadie en la mesa puede decir cuál de las tres entregará, dentro de dos años, un informe que permita comparar la planta 3 del edificio A con el ala norte del edificio B. El pliego pidió tecnología; no pidió resultados verificables. Este artículo recorre, bloque por bloque, lo que debería haber pedido.

Damos por sentado que ya conoce para qué sirve esta analítica; si necesita el contexto general, está en nuestra guía de preguntas frecuentes sobre analítica de utilización de espacios. Aquí nos centramos únicamente en la redacción del pliego: qué cláusulas incluir sobre sensores, precisión, privacidad e informes, y cómo evaluarlas.

Bloque 1: sensores, especificados por tipo de espacio y no por marca

El error más común es copiar la ficha técnica de un fabricante en el pliego. Eso cierra la concurrencia, invita impugnaciones en el sector público y ata al comprador a un único proveedor de hardware durante toda la vida del contrato. La alternativa es describir el problema de medición y dejar que el licitador proponga la tecnología. Incluya un anexo con el inventario de espacios agrupado por tipología y pida, para cada una, la solución propuesta y su justificación:

• Accesos y vestíbulos: conteo de entradas y salidas con distinción de sentido. Aquí suelen encajar cámaras estereoscópicas; pida cómo gestionan grupos, carritos y puertas dobles.
• Salas de reuniones y aulas pequeñas: ocupación en tiempo real y detección de salas reservadas pero vacías. Sensores térmicos o de presencia; exija el tiempo de refresco del dato.
• Espacios abiertos, bibliotecas y comedores: densidad por zona y permanencia media. WiFi o lidar según la precisión exigida; pida cómo evitan dobles conteos entre zonas contiguas.
• Zonas exteriores o de tránsito: flujos entre edificios, si forman parte del alcance.

Y la cláusula que da sentido a todo lo anterior: la plataforma debe ser agnóstica de sensores, con al menos dos fabricantes distintos operando en producción, acreditados con referencias. Un pliego que admite varias tecnologías pero una sola plataforma puede licitarse por lotes separados de hardware y software, lo que mejora la competencia y permite sustituir sensores averiados o ampliar el parque sin perder el histórico.

Bloque 2: precisión con metodología de auditoría

Pedir "precisión del 99%" sin más es pedir una frase de folleto. La redacción útil tiene tres partes. Primera, el umbral: exija un mínimo garantizado por contrato. Un proveedor con experiencia en edificios reales puede comprometerse a un 96% contractual y alcanzar típicamente entre el 98% y el 99% cuando la iluminación, la altura de techo y el comportamiento de los ocupantes lo permiten; quien firme un 99% plano sin condiciones probablemente no piensa medirlo. Segunda, el método: conteo manual contrastado en puntos representativos de cada tipología, con periodicidad definida (por ejemplo, en la recepción y una vez por semestre) y con el protocolo documentado en el propio pliego. Tercera, la consecuencia: qué ocurre si el sistema cae por debajo del umbral, desde la recalibración gratuita hasta la penalización económica o la resolución del contrato.

Incluya la precisión como criterio eliminatorio, no puntuable. Un sistema que no sabe cuánta gente hay en una sala no sirve de nada, por buenos que sean sus cuadros de mando.

Bloque 3: privacidad y datos, redactados para superar la EIPD

En universidades y administraciones, la evaluación de impacto de protección de datos puede paralizar un proyecto ya adjudicado si el pliego no resolvió estos puntos antes. Pida que el licitador entregue, con la oferta, documentación que acredite:

• Conteo anónimo por diseño: sin identificación biométrica, sin almacenamiento de imágenes identificables, con descripción del procesamiento en el propio sensor.
• Propiedad del dato: el histórico de ocupación pertenece al comprador y se entrega al final del contrato en formato abierto y documentado, sin coste adicional.
• Residencia y modelo de alojamiento: opción de alojamiento gestionado y de nube privada, con la ubicación física de los datos declarada. Quien solo ofrece un modelo le impone su arquitectura.
• Retención y borrado: plazos de conservación del dato bruto y del agregado, y procedimiento de borrado verificable.

Bloque 4: informes de ocupación de espacios que resistan la comparación

Es el bloque que casi todos los pliegos despachan con "cuadros de mando configurables", y el que decide si el dato servirá para tomar decisiones de cartera. Especifique qué informes necesita y con qué definiciones:

• Taxonomía única de espacios entregada en fase de diseño para todo el parque, no solo para el piloto. Si "zona" significa una planta en un edificio y un ala en otro, ningún informe será comparable y rehará la estructura con años de datos ya recogidos.
• Métricas definidas por escrito: ocupación de pico, ocupación media en horario laboral, tasa de uso frente a aforo, salas reservadas y no utilizadas. Pida la fórmula de cada una.
• Comparativas entre edificios y periodos sin exportar a hojas de cálculo, con los mismos umbrales en todo el parque.
• API documentada y conectores probados hacia su herramienta de BI, su sistema de reservas y su gestión de mantenimiento. Plataformas como VemFusion, de Vemco Group, conectan el dato de ocupación con sistemas de BI, ERP o CRM sin desarrollos a medida; exija al licitador referencias de integraciones equivalentes funcionando.

Una prueba de concepto sencilla y muy reveladora: pida que, durante la fase de evaluación, el proveedor exporte datos reales del piloto a su Power BI o Tableau y construya con ellos el informe comparativo entre dos espacios. Quien no lo consiga en dos semanas tampoco lo hará en dos años.

Cómo ponderar las ofertas

Si busca en Google "licitación ocupación de espacios" encontrará pliegos que puntúan el precio al 60% y la demo al 30%. Es la receta para adjudicar al más barato en la presentación y al más caro en la renovación. Una ponderación más defendible:

• Eliminatorios: precisión contractual con auditoría, conteo anónimo documentado, propiedad del dato y plan de salida.
• Puntuables de peso alto: independencia de hardware demostrada, integraciones en producción con referencias, taxonomía y modelo de informes propuestos.
• Puntuables de peso medio: trayectoria del proveedor (una plataforma que desarrolla software de conteo y ocupación desde 2005 y procesa millones de mediciones diarias acredita continuidad; una empresa de tres años introduce un riesgo que al menos debe ponderarse), SLA de soporte y certificaciones de seguridad.
• Precio: unitario por espacio o sensor, fijo durante toda la vigencia, sin saltos de licencia al superar un volumen. Puntúe el coste total a cinco años, no la oferta inicial.

Preguntas frecuentes

¿Debo nombrar tecnologías concretas de sensores en el pliego?
Nombre las tecnologías admitidas (cámaras estereoscópicas, térmicos, WiFi, lidar), nunca marcas ni modelos. Describa el problema de medición por tipo de espacio y exija que la plataforma funcione con varios fabricantes. Así protege la concurrencia y su capacidad de sustituir hardware más adelante.

¿Qué cifra de precisión es razonable exigir por contrato?
Un mínimo contractual del 96% es exigente y alcanzable para proveedores con experiencia; en condiciones favorables los sistemas suelen operar entre el 98% y el 99%. Lo decisivo no es la cifra sino que vaya acompañada de método de verificación y consecuencias si no se cumple.

¿Cómo evito que el piloto condicione mal el despliegue completo?
Exija en el pliego que la taxonomía de espacios y las definiciones de métricas se entreguen para todo el parque antes de instalar el primer sensor. Pida también precios unitarios válidos para la ampliación, de modo que escalar no implique renegociar.

Si está redactando un pliego sobre ocupación de espacios y quiere contrastar sus cláusulas de sensores, precisión, privacidad o informes antes de publicarlo, hable con el equipo de Vemco Group en vemcogroup.com/contact-us. Revisamos borradores de requisitos con compradores públicos y privados y le diremos con franqueza qué cláusulas le protegen y cuáles le encarecerán el proyecto sin necesidad.