Flächenauslastung ausschreiben: Anforderungen fürs Lastenheft

Die Vergabestelle braucht das Leistungsverzeichnis bis Freitag. Auf Ihrem Schreibtisch liegen die Grundrisse von vier Gebäuden, eine Vorlage aus der letzten Software-Beschaffung und eine E-Mail der Hochschulleitung, die wissen will, wie hoch die Flächenauslastung der Seminarräume tatsächlich ist. Was fehlt, ist der Abschnitt „Technische Anforderungen" – und zwar so formuliert, dass er herstellerneutral bleibt, vergaberechtlich hält und trotzdem verhindert, dass Sie nach dem Zuschlag ein System bekommen, das zwar zählt, aber keine belastbare Aussage über Belegung liefert. Dieser Beitrag geht genau diesen Abschnitt durch: Sensorik, Genauigkeit, Datenschutz, Reporting, mit konkreten Formulierungen für die Ausschreibung Flächennutzung.

Vor dem ersten Satz: Welche Kennzahl soll das System liefern?

Die meisten Lastenhefte beschreiben Technik, bevor sie das Messziel beschreiben. Das kehren Sie um. Definieren Sie zuerst, was Sie unter Auslastung verstehen: Personen pro Zone im Verhältnis zur Kapazität, gemessen in welchem Zeitraster (15 Minuten, Stunde, Tag), für welche Flächentypen (Durchgangsbereiche, Aufenthaltszonen, buchbare Räume) und über welchen Zeitraum (Semester, Geschäftsjahr). Daraus ergibt sich fast automatisch, ob Sie Durchgangszählung an Türen, Zonenbelegung in offenen Flächen oder beides brauchen. Wer diese Definition im Lastenheft festhält, macht die Angebote vergleichbar; wer sie weglässt, bekommt von jedem Bieter die Technik, die er ohnehin verkauft. Wenn Sie die Begriffe noch sortieren wollen, finden Sie die Grundlagen in unseren FAQ zur Flächennutzungsanalyse; hier geht es nur um das, was in den Anforderungskatalog gehört.

Baustein Sensorik: herstellerneutral, aber nicht beliebig

Öffentliche Auftraggeber dürfen keinen Hersteller vorschreiben, müssen aber auch nicht jede Technologie akzeptieren. Formulieren Sie deshalb über Eigenschaften statt über Produkte:

• Sensoragnostische Auswertungsplattform: Die Software muss Zähldaten unterschiedlicher Hersteller und Technologien (3D-Sensoren, Kamerasysteme, bestehende Zählinfrastruktur) in einer Auswertungsebene zusammenführen. Der Bieter benennt, welche Sensortypen aktuell produktiv angebunden sind – nicht „anbindbar".
• Weiternutzung des Bestands: Vorhandene Zähltechnik ist im Lastenheft aufzuführen (Standort, Typ, Baujahr). Der Bieter erklärt je Gerät, ob und wie es integriert wird oder warum nicht.
• Begehung als Leistungsbestandteil: Die finale Sensorplanung erfolgt erst nach Ortstermin. Gegenlicht am Nachmittag, Drehtüren und Bereiche, in denen Gruppen stehen bleiben, stehen in keinem CAD-Plan.
• Eignung je Flächentyp: Der Bieter ordnet jedem im Lastenheft definierten Flächentyp eine Sensortechnologie zu und begründet die Wahl.

Der letzte Punkt entlarvt Komplettanbieter, die für jede Fläche dasselbe Gerät vorschlagen. Wer eine Plattform anbietet, kann differenzieren; wer nur Hardware mit Dashboard verkauft, kann es nicht.

Baustein Genauigkeit: So wird Flächenauslastung abnahmefähig

„99 % Genauigkeit" ohne Messverfahren ist keine Anforderung, sondern eine Behauptung. Trennen Sie im Lastenheft drei Dinge sauber: die vertraglich garantierte Mindestgenauigkeit, die unter guten Bedingungen typischerweise erreichbare Genauigkeit und das Verfahren, mit dem beides geprüft wird. Zur Einordnung: Vemco garantiert vertraglich eine Mindestgenauigkeit von 96 % und erreicht in der Praxis typischerweise 98 bis 99 %, abhängig von Lichtverhältnissen, Raumgeometrie und Besucherverhalten. Genau diese Zweiteilung sollten Sie von jedem Bieter verlangen. Ein Anbieter, der pauschal 99 % „garantiert", hat die Klausel entweder nicht gelesen oder plant nicht, sich daran messen zu lassen.

Als Textbausteine für das Leistungsverzeichnis:

• Referenzverfahren: Manuelle Vergleichszählung an vom Auftraggeber benannten repräsentativen Zählpunkten über einen festgelegten Zeitraum, einschließlich Stoßzeiten.
• Zeitpunkt der Abnahme: Nach Kalibrierung unter realen Nutzungsbedingungen, nicht unmittelbar nach Installation. Zahlungsfreigabe erst nach bestandener Abnahme.
• Nachbesserung und Ausstieg: Wird die Mindestgenauigkeit auch nach Rekalibrierung nicht erreicht, besteht Nachbesserungspflicht auf Kosten des Auftragnehmers und ein Rücktrittsrecht des Auftraggebers.
• Laufende Kontrolle: Stichprobenprüfung einmal pro Vertragsjahr an wechselnden Zählpunkten, Ergebnis wird dokumentiert.

Baustein Datenschutz: Betriebsmodell und Datenhoheit vor dem Zuschlag klären

Der häufigste Projektstopp nach Zuschlag kommt nicht aus der Technik, sondern vom Datenschutzbeauftragten, der erst jetzt eingebunden wird. Nehmen Sie ihm die Arbeit vorweg, indem das Lastenheft folgende Nachweise verlangt: eine Beschreibung der Messmethode, aus der hervorgeht, dass anonym und ohne Personenbezug gezählt wird; den Speicherort der Daten; ein Löschkonzept mit Fristen; und die Option, das System wahlweise gehostet oder in einer Private Cloud beziehungsweise auf eigener Infrastruktur zu betreiben. Diese Wahlfreiheit kostet im Lastenheft einen Satz und erspart Ihnen die Situation, dass der Anbieter das geforderte Betriebsmodell gar nicht liefern kann.

Dazu gehört die Regelung, die fast immer vergessen wird: Alle erhobenen Rohdaten sind Eigentum des Auftraggebers und werden bei Vertragsende in einem offenen, dokumentierten Format übergeben. Ohne diese Klausel bedeutet ein Anbieterwechsel nach fünf Jahren den Verlust von fünf Jahren Belegungshistorie – und damit genau der Zeitreihe, die Sie für Flächenentscheidungen brauchen.

Baustein Reporting: Daten dorthin, wo entschieden wird

Ein weiteres Dashboard, das niemand öffnet, ist das typische Ergebnis einer Ausschreibung, die nur „Reporting-Funktion" verlangt. Konkreter wird es so:

• Granularität: Auswertung je Zone, Raum, Gebäude und Portfolio im definierten Zeitraster, mit Vergleich zur hinterlegten Kapazität.
• Dokumentierte API: Bereitstellung der Daten für vorhandene BI-Werkzeuge wie Power BI oder Tableau sowie Schnittstellen zu ERP- und Raumbuchungssystemen, idealerweise über eine bestehende Integrationsschicht statt über projektindividuelle Sonderentwicklung. Vemco stellt dafür VemFusion bereit; verlangen Sie von jedem Bieter die Schnittstellendokumentation als Angebotsanlage.
• Rollen und Export: Rollenbasierter Zugriff für Facility Management, Fachbereiche und Leitung; Export in offenen Formaten ohne Zusatzkosten.
• Musterdatensatz: Der Bieter liefert mit dem Angebot einen anonymisierten Beispielexport. Daran sehen Ihre Controller in zehn Minuten, ob die Struktur zu Ihren Auswertungen passt.

Nachweise statt Zusagen: Was Sie als Angebotsanlage fordern sollten

Jede Anforderung ist nur so viel wert wie der Nachweis, den Sie dazu verlangen. Fordern Sie als Pflichtanlagen: die Liste produktiv angebundener Sensortypen, die Schnittstellendokumentation, das Löschkonzept, die Beschreibung des Abnahmeverfahrens aus Bietersicht sowie Referenzen aus vergleichbaren Einrichtungen – mit dem ausdrücklichen Recht, diese Referenzen zu kontaktieren. Je nach Vergabestelle kommen Zertifizierungsnachweise wie ISO oder SOC 2 hinzu. Und für die Ausschreibung Flächennutzung gilt wie für jede andere: Eine Markterkundung mit zwei bis drei Anbietern vor Veröffentlichung ist zulässig, dauert etwa zwei Wochen und verhindert Anforderungen, die niemand erfüllen kann, neben Lücken, die jeder zu seinen Gunsten füllt.

Häufig gestellte Fragen

Dürfen wir in der Ausschreibung eine bestimmte Sensortechnologie vorschreiben?
Sie sollten Eigenschaften und Eignungsnachweise verlangen, keine Produkte oder Hersteller. Beschreiben Sie Flächentypen, Messziel, Genauigkeitsverfahren und Datenschutzanforderungen; dann scheiden ungeeignete Technologien von selbst aus, ohne dass die Vergabe angreifbar wird.

Wie viele Zählpunkte brauchen wir für die Referenzzählung bei der Abnahme?
Eine feste Zahl gibt es nicht; entscheidend ist Repräsentativität. Wählen Sie Zählpunkte mit unterschiedlichen Bedingungen – Haupteingang, Nebeneingang, offene Aufenthaltszone – und zählen Sie auch in Stoßzeiten, weil dort die Abweichungen entstehen.

Was passiert mit den Daten, wenn wir den Anbieter wechseln?
Das hängt allein davon ab, ob die Übergabe im Vertrag steht. Verlangen Sie im Lastenheft die Herausgabe aller Rohdaten in einem offenen Format bei Vertragsende, sonst ist die Belegungshistorie beim Wechsel in der Regel verloren.

Sie formulieren gerade den technischen Teil Ihres Lastenhefts oder möchten Ihre Abnahme- und Datenschutzklauseln vor Veröffentlichung gegenlesen lassen? Sprechen Sie mit uns – Vemco begleitet seit 2005 Ausschreibungen für Zähl- und Belegungsanalysen und teilt konkrete Formulierungsvorschläge, bevor Ihre Ausschreibung live geht.