So messen Sie Belegungsanalysen im Gebäude richtig

Die Zutrittsdaten sagen: 412 Personen waren am Dienstag im Haus. Die Reinigungsfirma sagt: Im dritten Stock war kaum jemand. Der Energieverbrauch sagt: Alle Etagen liefen von 6 bis 20 Uhr auf Vollast. Drei Datenquellen, drei Wahrheiten, keine Entscheidungsgrundlage. Wer diese Situation kennt, hat kein Datenproblem, sondern ein Messproblem. Die Zutrittskarte weiß, wer das Gebäude betreten hat, nicht wer um 15 Uhr noch am Schreibtisch sitzt. Genau diese Lücke soll eine Belegungsanalyse im Gebäude schließen, und sie schließt sie nur, wenn von Anfang an klar ist, was gemessen wird, wo gemessen wird und mit welcher Genauigkeit.

Erst die Frage, dann die Kennzahl

Die häufigste Fehlinvestition in diesem Bereich ist ein Sensornetz, das Daten produziert, für die niemand eine Frage hat. Ein Facility Manager, der 20 Prozent Mietfläche abgeben soll, braucht andere Zahlen als eine Universitätsverwaltung, die Prüfungsräume besser auslasten will, oder eine Behörde, die eine Personenobergrenze im Wartebereich einhalten muss. Vier Kennzahlen decken in der Praxis fast alle Fragestellungen ab:

• Spitzenbelegung pro Zone: Die höchste gleichzeitig anwesende Personenzahl je Etage, Trakt oder Raum, idealerweise als 95. Perzentil statt Maximalwert, damit ein einmaliges Betriebsfest nicht die Flächenplanung bestimmt.

• Durchschnittliche Auslastung: Anwesende Personen im Verhältnis zur Kapazität, aufgelöst nach Wochentag und Tageszeit. Ein Durchschnitt über die Woche verschleiert, dass Montag und Freitag oft bei 30 Prozent liegen.

• Verweildauer: Wie lange Zonen tatsächlich genutzt werden. Ein Besprechungsraum, der zehnmal täglich für 15 Minuten belegt ist, braucht eine andere Ausstattung als einer mit zwei Terminen à drei Stunden.

• Nutzungsquote je Arbeitsplatz: Der Anteil der Kernarbeitszeit, in dem ein Platz belegt ist. Diese Zahl entscheidet über Desk-Sharing-Quoten, nicht das Bauchgefühl der Abteilungsleitung.

Welcher Belegungssensor liefert welche Zahl

Es gibt keine Sensortechnik, die alle vier Kennzahlen gleich gut abdeckt. Deshalb kombinieren erfahrene Betreiber mehrere Ebenen und wählen je Zone das passende Werkzeug.

An Eingängen, Etagenübergängen und Zonengrenzen zählen KI-basierte Deckensensoren Personen in beide Richtungen und ermitteln daraus die aktuelle Anwesenheit im dahinterliegenden Bereich. Sie sind die Basis für die Spitzenbelegung und für jedes Belegungsmonitoring in Echtzeit, weil sie nicht schätzen, sondern zählen. Ein Belegungssensor am Schreibtisch, meist ein Infrarot- oder Radarsensor unter der Tischplatte, beantwortet dagegen die Frage nach der Nutzungsquote je Arbeitsplatz, kann aber nicht sagen, wie viele Menschen sich auf der Etage aufhalten. Passiv-Infrarot-Melder in Besprechungsräumen erkennen zuverlässig, ob jemand anwesend ist, verlieren aber ruhig sitzende Personen nach wenigen Minuten und sind für eine Zählung ungeeignet. WLAN- und Zutrittsdaten schließlich sind kostenlos vorhanden, weichen jedoch regelmäßig um 20 bis 40 Prozent von der tatsächlichen Anwesenheit ab: Geräte ohne Anmeldung, Mitarbeitende, die gemeinsam durch eine offene Tür gehen, und Besucher ohne Karte fallen durch das Raster.

Für Budgetentscheidungen heißt das: Zählsensoren an den Zonengrenzen sind die Pflicht, Schreibtischsensoren die Kür für Bereiche, in denen Desk-Sharing konkret zur Debatte steht. Wer mit einer Etage beginnt und dort vier bis sechs Wochen sauber misst, hat eine belastbare Grundlage für den Rest des Gebäudes.

Genauigkeit ehrlich einordnen

Jeder Anbieter nennt eine Genauigkeitszahl, selten mit Kontext. Bei Vemco Group gilt vertraglich eine Mindestgenauigkeit von 96 Prozent, in der Praxis liegen die Werte typischerweise zwischen 98 und 99 Prozent, sofern Lichtverhältnisse, Deckenhöhe, Durchgangsbreite und Bewegungsverhalten es zulassen. Ein Foyer mit Gegenlicht aus einer Glasfassade oder ein Durchgang, in dem sich Gruppen stauen, bleibt schwieriger als ein Bürokorridor. Die entscheidende Frage bei der Abnahme ist deshalb nicht die Prozentzahl im Datenblatt, sondern die manuelle Gegenzählung vor Ort: Zwei Personen, zwei Stunden, ein Zählprotokoll, verglichen mit den Sensordaten. Wer diesen Schritt überspringt, diskutiert später jede Belegungszahl mit der Belegschaft.

Eine Beobachtung aus vielen Inbetriebnahmen: Der größte Verzerrungsfaktor ist selten der Sensor, sondern das eigene Personal. Reinigungskräfte um 6 Uhr, Haustechnik, Sicherheitsdienst und Postrunden erzeugen in kleinen Zonen bis zu 15 Prozent der Zählungen und lassen Randzeiten stärker genutzt erscheinen, als sie sind. KI-Sensoren mit Personalausschluss erkennen gekennzeichnete Mitarbeitende und nehmen sie aus der Statistik heraus. Wer diese Funktion nicht nutzt, sollte zumindest Zeitfenster vor 7 und nach 19 Uhr in der Auswertung separat betrachten.

Flächennutzung auswerten statt nur zu speichern

Rohdaten aus 80 Sensoren sind nutzlos, solange sie nicht auf einen Grundriss und auf Kapazitäten bezogen werden. Eine Software für Flächennutzung wie VemSpace ordnet jeden Sensor einer Zone zu, hinterlegt die Sollkapazität und stellt Auslastungsprofile nach Wochentag, Etage und Raumtyp dar. Erst dadurch entstehen Aussagen, mit denen sich Verträge verhandeln lassen: Die vierte Etage liegt an 18 von 20 Arbeitstagen unter 35 Prozent Auslastung, die Besprechungsräume unter 12 Personen sind zu 70 Prozent belegt, die großen ab 16 Personen zu 22 Prozent. Für Universitäten lässt sich dieselbe Auswertung auf Hörsäle und Lernflächen übertragen: Welche Räume werden nach 16 Uhr überhaupt noch genutzt, und wo lohnt sich eine Vergabe an Externe?

Für die Arbeitsplatzbelegung im Büro hat sich eine einfache Regel bewährt: Erst Grundprofil über mindestens einen vollen Monat inklusive Ferienwoche erheben, dann Veränderungen einführen, dann erneut messen. Ohne Vorher-Nachher-Vergleich lässt sich weder eine Desk-Sharing-Quote noch eine Flächenrückgabe intern rechtfertigen.

Von der Auswertung zur Smart Building Automation

Der eigentliche Hebel liegt darin, Belegungsdaten nicht nur rückblickend zu betrachten, sondern live an die Gebäudetechnik weiterzugeben. Ein Lüftungssystem, das eine Etage mit zwölf Personen genauso versorgt wie eine mit 180, verbrennt Budget, das anderswo fehlt. Über VemFusion werden die aktuellen Belegungswerte an Gebäudeleittechnik, HLK und Sicherheitssysteme übergeben, sodass Lüftung, Kühlung und Beleuchtung dem tatsächlichen Bedarf folgen. In Büros, Hochschulen und öffentlichen Gebäuden lässt sich so der Dauerbetrieb abschalten, der bisher nur deshalb lief, weil niemand wusste, ob noch jemand da ist.

Dieselbe Echtzeitzählung dient als Grundlage für Smart Building Automation im Sicherheitsbereich: Erreicht ein Bereich eine vorab definierte Personengrenze, löst das System eine Warnung aus, etwa an den Empfang, den Sicherheitsdienst oder eine Anzeige am Eingang. Für Bürgerämter, Bibliotheken und Mensen ersetzt das die manuelle Zählung per Klicker und liefert gleichzeitig das Protokoll, das bei Begehungen verlangt wird.

Woran Projekte in der Praxis scheitern

• Zonen werden nach Bauplan statt nach Nutzung geschnitten. Ein offener Bereich mit drei Teams braucht drei Zonen, wenn die Auswertung je Team erfolgen soll.

• Kapazitäten werden nie gepflegt. Nach jedem Umbau stimmen die Auslastungsprozente sonst nicht mehr.

• Der Betriebsrat erfährt zu spät davon. Anonyme Zählung ohne Personenbezug ist gut vermittelbar, aber nur, wenn sie erklärt wird, bevor die ersten Sensoren an der Decke hängen.

• Niemand ist für die Auswertung zuständig. Daten ohne festen Termin im Kalender werden nicht gelesen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Belegungssensor? Ein Belegungssensor erfasst, ob und wie viele Personen sich in einem definierten Bereich aufhalten, ohne Einzelpersonen zu identifizieren. Je nach Bauart meldet er nur Anwesenheit, etwa an einem Schreibtisch, oder zählt Personen an Durchgängen, um die aktuelle Belegung einer Zone zu berechnen. Die Daten fließen in Software für Belegungsmanagement und in die Gebäudetechnik ein.

Wie funktionieren Belegungssensoren? Infrarot- und Radarsensoren reagieren auf Wärme oder Bewegung im Erfassungsbereich und eignen sich für einzelne Plätze oder Räume. KI-basierte Deckensensoren erkennen Personenumrisse im Bild oder Tiefenbild, zählen Ein- und Austritte in beide Richtungen und können gekennzeichnetes Personal ausschließen. Die Zählungen werden in kurzen Intervallen an eine zentrale Plattform gesendet, die daraus Auslastung, Spitzenwerte und Verweildauer berechnet.

Wenn Sie wissen wollen, welche Zonen in Ihrem Gebäude sich für eine Pilotmessung eignen und wie viele Zählpunkte dafür realistisch nötig sind, sprechen Sie mit uns: vemcogroup.com/contact-us. Bringen Sie einen Grundriss mit, wir zeigen Ihnen, wo Sensoren Sinn ergeben und wo nicht.