Vi har allerede et ERP-system: Hvorfor et shoppingcenter stadig har brug for VemTenant

Dit ERP-system ved alt om lejekontrakten – og ingenting om, hvorvidt lejeren rent faktisk indberetter sin omsætning til tiden. Det er præcis i det hul, at omsætningsbaseret leje går galt: ikke i finansmodulet, men i de uger hvor tal mangler, indberetninger kommer manuelt på mail, og ingen har overblik over, hvem der er bagud. VemTenant er bygget til det hul. Kort sagt: ERP-systemet forbliver jeres system of record for lejekontrakter, lejemål, areal og økonomi, mens VemTenant ligger ved siden af som det lejervendte lag, der indsamler, rykker for og formidler omsætningsdata. VemTenant erstatter ikke ERP'et – det fodrer det, hver dag.

Indvendingen, som den lyder i jeres eget mødelokale

"Vi har allerede et ERP-system. Alle lejekontrakter ligger der. Omsætningslejen beregnes der. Hvorfor skulle vi betale for endnu en platform oven på det?" Det er et fair spørgsmål, og det fortjener et præcist svar frem for et salgsargument. Svaret er, at ERP'et er bygget til jer – ikke til lejeren. Det har intet sted, hvor butikschefen i lejemål 2.14 kan indberette sin omsætning fra sin telefon søndag aften, ingen automatisk rykker når indberetningen udebliver, og ingen grund til at lejeren skulle føle, at rapporteringen giver noget tilbage. Den del af arbejdet lander i dag typisk i regneark, mails og en økonomimedarbejders tålmodighed.

Og indsatsen vokser. Omsætningsbaserede lejemål udgør omkring 14,4 procent af lejekontrakterne i britiske shoppingcentre ifølge Justice Directory, og sagen mellem Brent Cross og John Lewis ved den engelske High Court handler grundlæggende om, hvad der tæller som butikkens omsætning. Advokaterne bag analysen af sagen konkluderer, at data, rapportering og revisionsrettigheder nu er centrale i enhver omsætningsbaseret lejekontrakt. Hvis jeres omsætningsdata i dag ankommer usystematisk og gemmes i vedhæftede filer, står I svagt den dag, en lejer bestrider et beregningsgrundlag.

Hvad der bliver i ERP'et – og hvad der sker i VemTenant

Arbejdsdelingen er skarp, og det er pointen. Data styres ét sted – i ERP'et. Lejerrelationen, rykkerne, rangeringen og motivationen lever i VemTenant.

• ERP / property management-system: lejekontrakter, lejemål, gulvareal, stamdata på lejere, lejeberegning, fakturering, bogføring og finans.
• VemTenant: indsamling af omsætning (manuel indberetning på web og mobil, filimport eller POS- og systemintegrationer), automatiske påmindelser til lejere med udestående indberetninger, rangering af lejere, lejerens eget dashboard, transaktionsniveau-tabel med Excel-eksport og planlagte rapportudsendelser pr. e-mail eller PDF.
• Fælles snitflade: stamdata flyder fra ERP til VemTenant; omsætning flyder fra VemTenant til ERP – hver dag.

Sådan fungerer det tovejs dataflow i hverdagen

Integrationen kører begge veje. Fra ERP'et til VemTenant flyder lejerens stamdata: Når en lejer fraflytter og en ny overtager lejemålet, eller når gulvarealet eller en kontaktperson ændres, retter I det én gang i ERP'et, og det opdateres automatisk i VemTenant. Ingen dobbeltvedligeholdelse, ingen lister der driver fra hinanden. Den anden vej sender VemTenant de importerede omsætningsdata til ERP'et hver dag, efterhånden som de ankommer – uanset om lejeren har tastet dem fra en telefon, uploadet en fil eller har en direkte POS-integration. Jeres finansfolk arbejder videre i det system, de kender, med friskere data end før.

En observation fra implementeringer, som få taler om på forhånd: Den første måned med automatiske "missing report"-alarmer er ubehageligt afslørende. De fleste centre opdager, at en håndfuld lejere reelt aldrig har indberettet konsekvent – det var bare aldrig synligt, fordi opfølgningen skete manuelt og sporadisk. Det er samtidig dér, gevinsten starter, for rykkerne udsendes systematisk uden at nogen i driften skal huske det. Forudsætningen er til gengæld, at stamdata i ERP'et er rene, inden integrationen tændes; snavsede lejemålsdata bliver ikke pænere af at blive synkroniseret.

Det, ERP'et aldrig giver jer: et værktøj til lejeren

Her ligger den egentlige forskel. ERP'et er udlejerens maskine; lejeren ser det aldrig. VemTenant giver hver lejer et dashboard med egen performance over tid og målt mod deres branche og hele centret, hurtig omsætningsindberetning fra telefonen og løbende omsætningsstatistik. Lejeren får altså noget tilbage for at rapportere: et redskab til at forbedre både salg og besøg. Det ændrer dynamikken fra "udlejeren kræver tal" til "vi deler data, fordi det gavner begge parter" – og netop data og transparens mellem lejer og udlejer er fundamentet for relationen, især når lejen afhænger af omsætningen.

På udlejersiden samler dashboardet centrets performance, lejere med udestående indberetninger, lejeraktivitet, rangeringer samt udløbende og nye lejekontrakter ét sted. Rangeringsrapporten kan køres uge-til-dato, måned-til-dato og år-til-dato på valgbare KPI'er, og en gennemsnitlig tomgangsvarighed giver asset management et nøgletal, som ERP'et ikke beregner. Fordi VemTenant kører på samme Vemco-platform som personoptælling, kan omsætning desuden læses op mod besøgende pr. lejer og pr. zone – konverterer butikken sine besøgende, eller er problemet, at besøgende slet ikke kommer forbi? Nævner man tælle­nøjagtighed, skal det siges ærligt: kontraktligt minimum 96 procent, typisk 98–99 procent når forholdene – belysning, butiksindretning og besøgsadfærd – tillader det.

FAQ: De fire spørgsmål, vi altid får

Erstatter VemTenant vores ERP-system? Nej. ERP'et forbliver system of record for lejekontrakter, lejemål, areal og finans. VemTenant ligger ved siden af som det lejervendte lag og sender data ind i ERP'et.

Hvad sker der, når en lejer skifter? I retter det i ERP'et – én gang. Fraflytning, ny lejer, ændret areal eller andre stamdata opdateres automatisk i VemTenant via integrationen.

Hvor ender omsætningsdataene? I ERP'et. VemTenant sender de importerede salgstal videre dagligt, efterhånden som de ankommer, så lejeberegning og bogføring sker på det sædvanlige grundlag – bare med færre huller.

Kan lejerne se hinandens tal? Nej. Hver lejer ser kun sine egne tal og sin egen position i forhold til branchen og centret – aldrig en anden lejers omsætning.

Næste skridt

Vemco Group har hovedkvarter i Danmark, mere end 20 års erfaring, 10 internationale kontorer og over 55.000 installationer i mere end 98 lande – herunder integrationer i begge retninger mellem VemTenant og ERP- og property management-systemer. Se, hvad platformen indeholder, på produktsiden for VemTenant.

Vil I vide, hvordan VemTenant konkret kobles på jeres eksisterende ERP-opsætning – hvilke stamdata der skal flyde, hvordan den daglige omsætningsoverførsel sættes op, og hvad jeres lejere kommer til at se? Kontakt Vemco Group her, og få en gennemgang baseret på jeres eget lejemåls-setup.