Analítica de ocupación del espacio de trabajo para escritorios, cabinas acústicas y el comedor

La utilización media global de oficinas está en el 53%, la cifra más alta desde marzo de 2020 según el CBRE 2026 Global Workplace and Occupancy Insights. El mismo informe dice que el ratio de ocupación global es del 111%: hay más empleados asignados a un edificio que puestos físicos. Las dos cifras parecen contradictorias hasta que se mira la tercera: la ocupación pico media es del 80%, y ese pico cae de martes a jueves. El edificio está medio vacío de media y a la vez tenso los martes. Quien gestiona metros cuadrados no vive en la media; vive en el martes a las 10:30. La analítica de ocupación de oficinas sirve exactamente para eso, para dejar de discutir sobre la media y empezar a gestionar el pico.

El problema no es la falta de datos. El JLL 2025 Global Occupancy Planning Benchmark indica que el 74% de las organizaciones recopila datos de utilización, pero solo el 7% los califica de excelentes. Con un 67% de trabajadores híbridos que acuden entre uno y cuatro días por semana, un 18% en remoto total y un 15% presencial cinco días, las herramientas de reserva y las tarjetas de acceso describen intenciones, no presencia. Este artículo recorre tres espacios donde esa diferencia cuesta dinero: escritorios, cabinas acústicas y comedor.

Escritorios: el ratio ya cambió, la medición no

CBRE señala que el 48% de las organizaciones apunta ahora a un ratio de escritorios compartidos entre 1,01 y 1,49 personas por puesto, frente al 21% en 2024, y ningún encuestado apunta ya a un escritorio por persona. El 87% fija objetivos explícitos de utilización y la mayoría quiere superar el 65%. Es decir, la decisión de compartir ya está tomada en casi todos los comités inmobiliarios. Lo que falta es saber si funciona.

Un ejemplo habitual: algunas organizaciones aplican la regla de que si abandonas tu escritorio para una reunión de más de 45 minutos, lo despejas para que un compañero pueda usarlo. Sobre el papel es razonable. En la práctica depende por completo de la buena voluntad, y sin medición nadie sabe cuántos puestos quedan bloqueados por una chaqueta durante tres horas. Aquí entra un matiz que cualquier implementador conoce: un sensor de ocupación de escritorios que se activa con cualquier objeto reportará una mochila o un abrigo como puesto ocupado. La presencia tiene que significar que hay una persona, no que hay algo sobre la silla. Si el dato de base está mal, el ratio 1,3 se convierte en una cifra decorativa.

Con datos de utilización del espacio limpios, la conversación cambia. Se puede ver qué zonas superan el 80% los miércoles mientras otras no pasan del 30%, y ajustar la asignación de equipos antes de tocar una sola pared. Y hay un límite que debe quedar por escrito: Vemco cuenta personas, no las identifica. No existe reconocimiento facial en ningún punto del sistema y los datos jamás deben usarse para comprobar si un empleado concreto estaba en su sitio. La exclusión de personal mantiene fuera de las cifras a limpieza y rondas de mantenimiento, para que la ocupación refleje uso real y no actividad operativa.

Cabinas acústicas y salas pequeñas: el 75% de las reuniones son de dos o tres personas

Los datos de Freespace 2026 son incómodos para casi cualquier plano de planta: el 75% de las reuniones a nivel global involucran a solo dos o tres personas, mientras la mayoría de oficinas siguen dominadas por salas formales grandes. El resultado se ve a las 11 de la mañana: cola frente a las cabinas acústicas, una sala de doce plazas ocupada por una videollamada individual, y otra sala de ocho vacía con una reserva activa en el calendario.

Las reservas fantasma de salas de reuniones se estiman en un desperdicio del 30 al 40% de la capacidad. La solución no es otra aplicación de facilities que nadie abre. Vemco lo resolvió de forma sencilla: si no se detecta a nadie en el espacio durante los primeros 15 minutos de una reserva, la reserva se cancela y el hueco vuelve al sistema de reservas propio del cliente, sea Outlook o Google Calendar. La sala aparece libre donde la gente ya mira. Esto es monitorización de ocupación con consecuencias, no un informe mensual.

Para las cabinas, que normalmente no se reservan, lo útil es distinto: saber cuántas están ocupadas ahora y cuánto tiempo de media. Varios clientes incrustan las cifras de ocupación en directo como un widget en su intranet, de modo que un empleado ve si hay cabina libre en la planta tres antes de subir. Y para la decisión inmobiliaria de fondo, seis a ocho semanas de datos, cubriendo una semana normal y una semana intensa, dicen si conviene partir una sala de doce en tres cabinas o si el problema es solo el martes.

El comedor: producir para el 100% cuando viene el 60%

Antes de 2020, según Controliza, entre el 85 y el 90% de los empleados comía en el comedor a diario, y la demanda se podía prever con la plantilla. Ese modelo ya no sirve. Una cocina que sigue produciendo para el 100% de la plantilla frente a una asistencia real cercana al 60% desperdicia alrededor del 40% de su producción. Traducido a un edificio de 2.000 personas con un coste de materia prima de 3 EUR por ración: 600 raciones sobrantes al día son unos 1.800 EUR diarios, 36.000 EUR al mes y cerca de 430.000 EUR al año, antes de contar mano de obra y gestión de residuos.

La cocina no necesita una previsión de la herramienta de reservas de escritorio. Necesita un número. El conteo de personas en la entrada del edificio, disponible hacia las 9:30, da al equipo de cocina una cifra de producción del mismo día. Es una diferencia de método: pasar de estimar quién dijo que vendría a saber quién ha entrado. El mismo conteo, aplicado a la zona de comedor entre las 12:00 y las 14:00, muestra la curva de colas por franjas de diez minutos y permite escalonar turnos o abrir una segunda línea solo cuando hace falta.

Cómo hacer que las cifras actúen

Un panel que solo mira el responsable de corporate real estate una vez al mes no cambia el comportamiento de nadie. Lo que funciona es conectar la ocupación con sistemas que ya toman decisiones. VemFusion pasa la ocupación en directo a HVAC, BMS, seguridad, POS, BI, ERP y CRM: la climatización de una planta vacía baja, el comedor recibe su número, la sala fantasma se libera. Eso es automatización de edificios inteligentes en el sentido práctico, no en el del folleto.

Sobre la infraestructura: VemSpace y VemCount son agnósticos respecto al sensor y funcionan con lo que ya está instalado, incluidos Xovis (Vemco es partner GOLD), Milesight, Hikvision y AXIS. Vemco cuenta personas desde 2005 desde Fredericia, Dinamarca, con más de 55.000 instalaciones en más de 98 países que registran más de 60 millones de personas al día, la mayoría en retail. La precisión mínima contractual es del 96%, y los resultados típicos se sitúan entre el 98 y el 99% cuando la iluminación, la distribución del espacio y el comportamiento de las personas lo permiten. No es una cifra garantizada al 99%; es un compromiso al 96% con margen habitual por encima.

Un consejo de campo antes de cualquier consolidación: recoja seis a ocho semanas de datos que incluyan una semana normal y una semana intensa. Quien decide reducir plantas con los datos de un agosto tranquilo descubre el problema en el primer martes de octubre.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un sensor de ocupación? Es un dispositivo que detecta si hay personas en un espacio determinado, ya sea un escritorio, una cabina, una sala o una planta completa. En un software de gestión de ocupación, esa detección se convierte en cifras agregadas de uso por hora, día y zona. Un buen sensor distingue una persona de un objeto dejado sobre la silla.

¿Cómo funcionan los sensores de ocupación? Los sensores de conteo en techo, como los de Xovis, Milesight, Hikvision o AXIS, analizan la escena desde arriba y registran entradas, salidas y presencia sin identificar a nadie. Los datos se agregan en una plataforma que calcula ocupación en tiempo real y tendencias históricas. En el caso de Vemco no hay reconocimiento facial en ningún punto y la precisión contractual mínima es del 96%.

Si su edificio muestra un 53% de media y un martes al 80%, el siguiente paso es medir donde duele. Hable con Vemco sobre un piloto de escritorios, cabinas acústicas y comedor usando los sensores que ya tiene instalados, con liberación automática de reservas fantasma conectada a su propio Outlook o Google Calendar y la ocupación en directo publicada en su intranet dentro de las primeras seis a ocho semanas: vemcogroup.com/contact-us.