Technische Anforderungen für eine People-Counting-Ausschreibung

Die meisten People-Counting-Ausschreibungen scheitern nicht an der Technologie, sondern an einer einzigen fehlenden Klausel: der vertraglich zugesicherten Zählgenauigkeit mit definierter Messmethode. Wer im RFP nur „hohe Genauigkeit" fordert, erhält Angebote mit Laborwerten unter Idealbedingungen – und keine Handhabe, wenn die Zählung am belebten Haupteingang bei Gegenlicht um zwölf Prozent abweicht. Dieser Beitrag zeigt, welche technischen Anforderungen in ein belastbares Lastenheft gehören und wo Beschaffungsteams typischerweise Präzision verschenken.

Genauigkeit: Fordern Sie eine Vertragsklausel, keine Marketingzahl

Der zentrale Unterschied zwischen einem seriösen Anbieter und einem Datenblatt-Versprechen liegt in der Formulierung. Eine ehrliche Zusage lautet: vertragliches Minimum von 96 % Zählgenauigkeit, typischerweise 98–99 %, sofern Lichtverhältnisse, Ladenlayout und Besucherverhalten dies zulassen. Genau so arbeitet beispielsweise Vemco Group – die vertragliche Mindestgarantie ist für Ausschreibungen entscheidend, weil sie einklagbar ist. Ein Anbieter, der pauschal 99 % „garantiert", hat entweder die Messmethode nicht definiert oder rechnet damit, dass niemand nachmisst.

Schreiben Sie deshalb ins RFP:

• Messmethode: Manuelle Videovalidierung über mindestens 1.000 Passagen pro Eingang, zu definierten Stoßzeiten – nicht nur morgens um neun.
• Abnahmekriterium: Genauigkeit als Bedingung für die Endabnahme jeder Filiale, nicht als nachgelagerte Servicezusage.
• Konsequenz bei Unterschreitung: Nachbesserung auf Anbieterkosten inklusive Sensortausch oder Neupositionierung, mit klarer Frist.
• Ausschlusskriterien benennen: Kinderwagen, Einkaufswagen, Personal – definieren Sie, was gezählt werden soll und was nicht.

Sensorunabhängigkeit als strategische Anforderung

Viele RFPs koppeln Software und Hardware in einem Los – und binden sich damit auf Jahre an eine Sensorgeneration. Sinnvoller ist die Anforderung einer geräteunabhängigen Plattform: Die Software muss Sensoren verschiedener Hersteller (Stereovision, Time-of-Flight, ggf. bestehende 3D-Kameras) einbinden können. Das schützt Bestandsinvestitionen bei Filialübernahmen, ermöglicht standortspezifische Sensorauswahl – ein hoher Eingang mit Glasfassade braucht andere Technik als ein schmaler Nebeneingang – und verhindert, dass ein Hardware-Lebenszyklusende die gesamte Analytikplattform mitreißt. Vemco Group entwickelt seit 2005 sensoragnostische Zählsoftware und verarbeitet heute über 85 Millionen Zählungen pro Tag für mehr als 2.000 Kunden; diese Architekturentscheidung ist einer der Gründe, warum Migrationsprojekte dort ohne Komplettaustausch der Hardware laufen.

Integrationen: VemFusion-Logik statt CSV-Export

Rohzähldaten allein rechtfertigen kein Budget. Der Business Case entsteht erst durch die Verknüpfung mit Transaktionsdaten (Conversion Rate), Personalplanung und Flächensteuerung. Fordern Sie deshalb dokumentierte Schnittstellen zu POS-, BI-, ERP- und CRM-Systemen – bei Vemco läuft das über VemFusion – und lassen Sie sich im Angebot konkret nennen, welche Systeme bereits produktiv angebunden wurden. Wichtige Detailfragen für die Bewertungsmatrix:

• API-Spezifikation: REST-API mit vollständiger Dokumentation, Versionierung und definierter Abwärtskompatibilität – kein reiner Datei-Export.
• Datengranularität: Zählwerte mindestens im 15-Minuten-Raster, besser Rohereignisse mit Zeitstempel pro Zone.
• Latenz: Nahezeit-Verfügbarkeit für operative Anwendungen wie Warteschlangensteuerung, nicht nur Tagesberichte.
• Datenhoheit: Vollständiger Datenexport bei Vertragsende, in offenem Format, ohne Zusatzkosten – eine Klausel, die überraschend oft fehlt.

Hosting, Datenschutz und öffentliche Vergabe

Für öffentliche Auftraggeber und regulierte Branchen entscheidet die Betriebsarchitektur oft über die Zulässigkeit des gesamten Projekts. Verlangen Sie im RFP beide Optionen als bewertbare Varianten: gehostete Cloud und Private Cloud. Bei personenbezogenen Verfahren – etwa kamerabasierten Sensoren – gehören ins Lastenheft: Verarbeitung auf dem Sensor (Edge Processing) ohne Speicherung identifizierbarer Bilder, eine Datenschutz-Folgenabschätzung als Mitwirkungspflicht des Anbieters sowie eine klare Aussage zum Serverstandort. Fragen Sie außerdem Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 aktiv ab und lassen Sie sich Nachweise vorlegen, statt Selbstauskünfte zu akzeptieren. Bei europäischen Vergaben empfiehlt sich zusätzlich die Anforderung, dass der Anbieter Referenzinstallationen in vergleichbarer Größenordnung benennt – ein Anbieter mit Partnern in über 95 Ländern kann das ohne Umwege.

Skalierung und Rollout: Was Implementierer wirklich prüfen

Eine Beobachtung aus der Praxis, die in kaum einem RFP steht: Die meisten Genauigkeitsprobleme entstehen nicht durch schlechte Sensoren, sondern durch Montagefehler und veränderte Umgebungen nach der Abnahme. Ein neu aufgestellter Werbeaufsteller im Zählbereich, eine umgehängte Deckenleuchte, ein saisonaler Windfang im Winter – all das verschiebt Zählzonen und drückt die Genauigkeit still um mehrere Prozentpunkte. Fordern Sie deshalb ein automatisches Sensor-Health-Monitoring mit Alarmierung bei Zählanomalien (etwa plötzlichen Abweichungen vom historischen Muster) sowie einen definierten Rekalibrierungsprozess. Wer 300 Filialen betreibt, kann nicht darauf warten, dass ein Filialleiter merkt, dass die Zahlen „komisch aussehen".

Für den Rollout selbst gehören ins Lastenheft:

• Pilotphase mit Abbruchrecht: Fünf bis zehn repräsentative Standorte, Validierung gegen die vereinbarte Messmethode, erst dann Rollout-Freigabe.
• Skalierungsnachweis: Die Plattform muss vom Einzelstandort bis zur Enterprise-Struktur wachsen, ohne Systemwechsel und ohne Neulizenzierung der Bestandsdaten.
• Installationslogistik: Wer montiert, wer nimmt ab, wer haftet für Deckenschäden? Bei internationalen Rollouts: Verfügbarkeit zertifizierter Installationspartner pro Land.
• SLA-Struktur: Reaktions- und Wiederherstellungszeiten getrennt ausweisen, inklusive Support-Modell (Sprachen, Zeitzonen, Eskalationspfade) – und diese Punkte vor Vertragsunterschrift schriftlich bestätigen lassen.

Bewertungsmatrix: Gewichten Sie Betriebskosten, nicht Anschaffungspreis

Der häufigste Beschaffungsfehler ist eine Bewertung, die 60 % auf den Stückpreis pro Sensor legt. Die tatsächlichen Kostentreiber über fünf Jahre sind andere: Rekalibrierungsaufwand, Integrationswartung nach POS-Updates, Sensortausch bei Umbauten und die Frage, ob ein Anbieterwechsel die historischen Daten entwertet. Eine sinnvolle Gewichtung stellt Genauigkeitsgarantie, Integrationsfähigkeit und Betriebsmodell mindestens gleichrangig neben den Preis. Verlangen Sie außerdem eine TCO-Aufstellung über die volle Vertragslaufzeit als Pflichtbestandteil des Angebots – Anbieter, die das verweigern, kalkulieren mit Nachträgen.

Ein RFP mit diesen Anforderungen filtert das Feld schnell: Anbieter ohne vertragliche Genauigkeitsgarantie, ohne offene API und ohne dokumentierte Referenzen in Ihrer Größenordnung fallen früh heraus – und genau das ist der Zweck des Verfahrens.

Sie bereiten gerade eine People-Counting-Ausschreibung vor? Vemco Group unterstützt Beschaffungsteams und Berater mit konkreten Antworten auf Lastenheft-Fragen – von der vertraglichen Genauigkeitsklausel über Hosting-Varianten bis zur Integrationsarchitektur. Sprechen Sie mit uns, bevor Sie das RFP finalisieren: vemcogroup.com/contact-us.