Omsætningsleje: Sådan indsamler du lejernes salgstal uden at jagte dem

Det er den 8. i måneden. Centeradministrationen har modtaget omsætningstal fra 61 ud af 94 lejere. Tolv har sendt en Excel-fil med et andet format end sidste måned, fire har indberettet inklusive moms selvom kontrakten siger eksklusive, og én kædebutik har sendt tal for den forkerte butik. Resten har ikke svaret på den første rykker. Hvis du arbejder med omsætningsleje i et shoppingcenter, kender du formentlig denne dag bedre, end du bryder dig om.

Problemet er ikke lejemodellen. Omsætningsbestemt leje er en fornuftig måde at dele risiko og opside mellem udlejer og lejer. Problemet er, at hele modellen hviler på ét datapunkt, som udlejeren ikke selv ejer: lejerens faktiske salg. Og den måde, de fleste centre indsamler det på, er stort set uændret siden faxmaskinen.

Hvad jagten reelt koster

Når vi gennemgår processen med centerledelser, bliver den samme regning synlig hver gang. Den består af tre poster, som sjældent står på noget budget:

• Timer. Rykkere, rettelser, indtastning og afstemning fylder typisk flere arbejdsdage pr. måned for en administrativ medarbejder i et center af mellemstørrelse. Det er tid, der ikke bruges på leasing eller lejerdialog.
• Forsinket fakturering. Hver dag, der går før alle tal er inde, er en dag, hvor omsætningslejen ikke kan afregnes. Mange centre fakturerer derfor a conto og regulerer bagud, hvilket skaber nye afstemningsopgaver og en likviditetsforskydning, som asset manageren mærker.
• Tvivl om tallene. Manuelt indtastede tal uden revisionsspor er svære at forsvare, når en lejer bestrider en efterregulering, eller når en revisor spørger, hvorfor tallet i lejerapporten ikke matcher kontrakten.

Den tredje post er den dyreste. En omsætningsklausul, som udlejeren ikke kan håndhæve med dokumenterede tal, er i praksis en fastleje med ekstra administration.

Tre indberetningsveje, ikke én

Den vigtigste erkendelse fra de centre, der har fået styr på det, er, at der ikke findes én løsning, som passer alle 94 lejere. En international modekæde med centralt økonomisystem og en lokal frisør med ét kasseapparat skal ikke tvinges gennem samme proces. I VemTenant arbejder vi derfor med tre parallelle veje:

• Manuel indtastning. Lejeren logger ind og taster dagens, ugens eller månedens tal. Det tager omkring to minutter, og formatet er låst, så moms, periode og butik ikke kan forveksles. Passer til små, uafhængige lejere.
• Filupload. Excel eller CSV trækkes ind i portalen, eller filen skubbes automatisk via SFTP på et fast tidspunkt. Passer til lejere, der allerede trækker salgsrapporter ud af deres eget system, men ikke har nogen at integrere med.
• Fuld automatisering. Omsætningen hentes direkte fra lejerens kassesystem via POS-leverandørens API eller Vemcos REST API. Opsætningen tager cirka en time pr. lejer, og derefter sker der ingen manuel handling overhovedet.

Målet er ikke at få alle over på den tredje vej fra dag ét. Målet er, at hver lejer bruger den vej, der giver det korrekte tal med mindst mulig friktion, og at centret ser alle tal i samme skærmbillede uanset kilde.

Det, implementeringen lærer én

Her er en observation, de fleste først opdager halvvejs i projektet: de lejere, der er sværest at få tal fra, er sjældent dem, der skjuler noget. Det er dem, hvor den person, der indberettede, er stoppet, og ingen har overtaget opgaven. Kæder skifter butikschefer, og indberetningen forsvinder med dem. Derfor bør den første opgave i et automatiseringsprojekt ikke være teknik, men en gennemgang af kontaktpersoner pr. lejemål med en navngiven erstatning. Automatiske påmindelser til to personer frem for én fjerner typisk størstedelen af manglende indberetninger, før en eneste API-integration er sat op.

Den anden lære handler om definitioner. "Omsætning" betyder noget forskelligt i forskellige lejekontrakter: med eller uden moms, med eller uden gavekortsalg, med eller uden online-ordrer afhentet i butikken. Hvis systemet ikke kan rumme den definition, der står i den konkrete kontrakt, ender man med at korrigere tallene i et regneark ved siden af, og så er man tilbage ved start. Kobles indberetningen til kontraktdata, for eksempel gennem VemLease, bliver afregningen af omsætningslejen en beregning i stedet for en diskussion.

Hvorfor lejerne begynder at indberette frivilligt

Rykkere virker kun, så længe nogen sender dem. Den varige løsning er, at lejeren får noget tilbage for sit tal. Når VemTenant kører sammen med VemCount, ser hver lejer sin egen omsætning ved siden af besøgstallet for sin butik og for centret, sin placering i forhold til andre lejere i samme branche og sin udvikling over tid. En skobutik, der kan se, at centrets trafik steg 6 procent, mens dens egen omsætning faldt 3 procent, har pludselig et konkret argument for at se på bemanding, sortiment eller vinduesudstilling. Den butik indberetter ikke, fordi den skal. Den indberetter, fordi rapporten er ubrugelig uden.

Besøgstallene bag det benchmark skal naturligvis kunne stoles på. Kontraktligt garanterer Vemco en tælleprecision på minimum 96 procent, og i praksis ligger den typisk på 98 til 99 procent, når belysning, butiksindretning og kundeadfærd tillader det. Det er præcist nok til, at lejerne tager konverteringstallet alvorligt i deres egen planlægning.

Fra lejerrapportering til lejerstyring

Når tallene kommer ind automatisk og til tiden, ændrer samtalen i centerledelsen sig. Leasingteamet kan se, hvilke brancher der præsterer under centrets gennemsnit pr. besøgende, før en genforhandling, ikke efter. Asset manageren kan dokumentere omsætningslejens andel af de samlede lejeindtægter måned for måned i stedet for at vente på årsopgørelsen. Og tenant manageren kan bruge mødet med lejeren på tallene i stedet for på at få fat i dem.

Det er den egentlige gevinst. Ikke at jagten bliver hurtigere, men at den forsvinder, og at det, der erstatter den, er data, som begge parter kan handle på.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er omsætningsleje? Omsætningsleje er en lejemodel, hvor en del af lejen beregnes som en procentdel af lejerens omsætning i lejemålet, ofte oven på en fast minimumsleje. Modellen bruges især i shoppingcentre, fordi den kobler udlejerens indtægt til centrets evne til at skabe salg. Den forudsætter, at lejeren indberetter sin omsætning korrekt og regelmæssigt.

Hvordan beregnes omsætningsleje? Typisk aftales en procentsats, som anvendes på lejerens omsætning over en aftalt tærskel, det såkaldte breakpoint, mens der betales en fast minimumsleje under tærsklen. Kontrakten definerer, hvad der tæller som omsætning, for eksempel om moms, gavekort og online-ordrer medregnes. Beregningen er kun så præcis som de indberettede tal, hvilket er grunden til, at automatiseret indberetning har så stor betydning for afregningen.

Vil du vide, hvor mange af dine lejere der kan indberette automatisk allerede i dag, og hvad det vil betyde for afregningen af omsætningslejen i dit center? Kontakt Vemco Group, så gennemgår vi din lejerliste og viser, hvordan VemTenant kan sættes op til netop jeres kontrakter.