Lista de comprobación para la licitación de automatización de arrendamientos

El director de arrendamientos de un centro comercial regional nos mostró una vez una hoja de cálculo con 147 pestañas. Una pestaña por local, que se actualizaba a mano cada lunes a partir de tres sistemas de recuento diferentes instalados por los tres propietarios anteriores. Las cláusulas de alquiler basadas en la facturación de los contratos de arrendamiento hacían referencia a umbrales de afluencia de clientes que nadie podía verificar sin dedicar dos días a la conciliación. Esa hoja de cálculo es lo que una licitación de automatización de arrendamientos realmente pretende sustituir, y la mayoría de los pliegos de condiciones nunca lo mencionan.

Si tu licitación parece una lista de la compra de sensores, recibirás presupuestos de sensores. Si describe los flujos de trabajo de alquiler que quieres ejecutar sin intervención manual, recibirás propuestas que realmente puedas comparar. La siguiente lista de comprobación se estructura en torno a esa distinción.

Define los flujos de trabajo antes que el hardware

Anota entre cinco y ocho procesos de arrendamiento que actualmente consumen tiempo a los analistas. Ejemplos típicos:

• Extractos mensuales de afluencia de clientes enviados a los arrendatarios, incluido cualquier cálculo de rentas vinculadas al volumen de negocio
• Comparativas de rendimiento a nivel de local utilizadas en las negociaciones de renovación
• Paquetes de marketing para locales vacíos con datos verificados del tráfico en la puerta del local desocupado
• El reparto de los gastos comunitarios cuando la cuota de afluencia forma parte de la fórmula
• Informes de ocupación para propietarios, entidades crediticias o tasadores

Cada flujo de trabajo debe figurar en la plantilla de la solicitud de propuestas como un requisito funcional con un resultado específico, una frecuencia y un destinatario concreto. A continuación, los proveedores deben explicar cómo su plataforma de análisis minorista genera ese resultado, y no solo si cuenta el número de personas. Este simple cambio descarta a una proporción sorprendente de licitadores.

Incluye la precisión en el contrato, no en el folleto

Las cifras de afluencia de público que sirven de base para el cálculo del alquiler serán objeto de cuestionamiento. Un arrendatario que supere en un 2 % un umbral de facturación preguntará cómo se ha obtenido esa cifra. Por lo tanto, su licitación debe incluir un nivel mínimo de precisión contractual, un método de medición definido y una solución en caso de que no se alcance dicho nivel mínimo.

Vemco Group, por ejemplo, se compromete contractualmente a una precisión mínima del 96 % en el recuento, con un rendimiento habitual de entre el 98 % y el 99 % cuando la iluminación, la distribución y el comportamiento de los visitantes lo permiten. Lo útil para la contratación pública no es el porcentaje que aparece en el titular, sino el hecho de que se trata de una garantía por escrito que puedes incluir en tus requisitos. Cualquier proveedor que no esté dispuesto a establecer por escrito un nivel mínimo le está pidiendo que asuma usted mismo el riesgo de litigio.

Especifique en la licitación cómo se validará la precisión: tamaño de la muestra del recuento manual, quién lo realiza, en qué entradas y con qué frecuencia tras la puesta en marcha. Solicite como anexo el protocolo de validación estándar del proveedor.

El problema de la correspondencia de unidades que nadie incluye en la solicitud de propuestas

Esto es lo que los responsables de la implementación aprenden por las malas. Un sistema de recuento de personas cuenta en las entradas. Los contratos de alquiler se formalizan por locales. Ambos aspectos no siempre coinciden. Las unidades se dividen, se fusionan, se amplían hacia el pasillo del centro comercial o comparten una entrada con el vecino durante una reforma. Cada uno de estos acontecimientos rompe el vínculo entre un contador y una línea de contrato de alquiler, y si nadie se encarga de la reasignación, los informes automatizados de los inquilinos se envían con errores.

Tu licitación debería exigir:

• Un modelo de datos en el que la entrada, la zona y la unidad de contrato de alquiler sean objetos independientes con fechas de vigencia
• Un proceso documentado y una responsabilidad asignada para la reasignación tras cualquier cambio físico
• Continuidad histórica, de modo que una unidad que el año pasado constaba de dos unidades siga mostrando una tendencia comparable
• Un precio por el trabajo de reasignación, o la confirmación de que está incluido

Pide a los licitadores que describan cómo gestionaron la fusión de una unidad para un cliente existente. La calidad de esa respuesta te dirá más que cualquier afirmación sobre la precisión.

La independencia del hardware protege al próximo propietario

La hoja de cálculo de 147 pestañas existía porque cada uno de los propietarios anteriores había comprado un sistema cerrado. Una licitación para un software de recuento de personas que solo funciona con los sensores del propio proveedor repite el mismo error. Insiste en una plataforma que sea independiente del dispositivo y agnóstica en cuanto a sensores, capaz de incorporar datos tanto de contadores existentes como de nuevos. Esto es importante en tres situaciones concretas:

• Adquisiciones de carteras en las que los activos incorporados tienen una base instalada diferente
• Sustitución por fases, en la que no te puedes permitir cambiar todos los sensores en el primer año
• Entornos mixtos en los que algunas entradas necesitan contadores estéreo 3D y en otras basta con dispositivos más sencillos

Solicite una lista de los tipos de sensores y fabricantes compatibles actualmente, y téngala en cuenta durante la evaluación del proveedor. Indique también si necesita una implementación en la nube alojada o en una nube privada; algunos requisitos de gestión de datos de entidades crediticias y tasadores hacen que esto sea una restricción estricta más que una mera preferencia.

Requisitos de integración que superen el filtro de TI

La automatización de los contratos de alquiler solo se produce cuando los datos de afluencia llegan a los sistemas donde se gestionan dichos contratos. Indica esos sistemas en la licitación. Si la administración de tus contratos de alquiler se gestiona en un módulo de ERP, especifica cuál. Si el análisis de renovaciones se realiza en una herramienta de BI, indícala. Si los datos de ventas de los inquilinos llegan a través de feeds de TPV en virtud de las cláusulas de información de los contratos de alquiler, especifica el formato y la frecuencia.

La capa VemFusion de Vemco Group conecta los datos de recuento con los sistemas de punto de venta (POS), BI, ERP y CRM; este es el tipo de capacidad de integración que deberías pedir a cada licitador que demuestre, en lugar de que se limite a describirla. Exige una demostración en directo o grabada de la transferencia de datos a un sistema comparable al tuyo y pregunta quién se encarga de mantener la integración cuando cualquiera de las partes realice una actualización.

Propiedad de los datos, acceso de los arrendatarios y privacidad

Tres cláusulas que los equipos de contratación suelen omitir y de las que luego se arrepienten:

• Propiedad: el arrendador es propietario de todos los datos de afluencia, tanto brutos como procesados, con la obligación de exportarlos en un formato documentado al finalizar el contrato y sin que se puedan eliminar sin instrucciones por escrito
• Acceso de los inquilinos: si los inquilinos reciben credenciales de acceso al portal, qué pueden ver y si su acceso depende de una decisión del arrendador o del nivel de servicio del proveedor
• Privacidad: confirmación de que el método de recuento no almacena datos de carácter personal, con la explicación técnica adjunta en lugar de una mera afirmación

Si la plataforma también va a servir como software de gestión de ocupación para informes de aforo en tiempo real o de seguridad, añade normas de conservación para los datos en tiempo real y especifica quién puede activar las alertas.

Qué solicitar en lugar de dar por sentado

No confíes en las páginas de marketing para los aspectos que puedan dar lugar a una disputa. Exija a todos los licitadores que presenten, como archivos adjuntos independientes: las certificaciones vigentes de seguridad y calidad; el acuerdo de nivel de servicio completo, que incluya mediciones del tiempo de actividad y compromisos de latencia de datos; el horario de asistencia técnica y los procedimientos de escalado por región; y al menos dos sitios de referencia con un número comparable de unidades en alquiler en los que pueda hablar directamente con el equipo de alquiler. Valora la exhaustividad de estos archivos adjuntos. Un proveedor que envía un folleto en lugar de un SLA ya ha respondido a la pregunta.

Puntuación de las ofertas

Una ponderación que ha dado buenos resultados a los propietarios de carteras inmobiliarias: un 30 % en la cobertura del flujo de trabajo respecto a sus procesos de arrendamiento específicos, un 20 % en la precisión contractual y el método de validación, un 20 % en la demostración de la integración, un 15 % en la independencia del hardware y la ruta de migración, y un 15 % en las condiciones comerciales, incluidos los costes de reasignación. El precio por sensor, la cifra con la que suelen empezar la mayoría de los licitadores, se sitúa dentro de ese último 15 %. Casi nunca es ahí donde se pierde dinero. El dinero se pierde en el analista que sigue actualizando la hoja de cálculo porque la automatización nunca llegó al contrato de alquiler.

Si estás redactando una licitación de automatización de arrendamientos y quieres una segunda opinión sobre la cláusula de exactitud, los requisitos de asignación de unidades o las cuestiones de integración antes de que se envíe el documento, ponte en contacto con Vemco Group. Revisaremos tus requisitos comparándolos con lo que hemos visto que funciona en licitaciones de centros comerciales y carteras minoristas, y te indicaremos con claridad dónde están las lagunas.