Software til administration af erhvervslejemål i detailporteføljer

En leasingchef i et butikscenter opdager i januar, at en modebutiks uopsigelighedsperiode udløb i oktober. Lejeren har haft tre måneder til at forhandle fra en stærk position, og centret har mistet muligheden for at tage initiativet. Fejlen lå ikke hos et menneske, men i et regneark, hvor datoen stod i en kolonne, ingen filtrerede på. Det er den slags situationer, der gør administration af erhvervslejemål til et spørgsmål om kapital og ikke om papirarbejde. Når en portefølje rummer flere hundrede erhvervslejemål, er fristerne, omsætningsrapporterne og trappelejerne for mange til, at hukommelse og regneark kan bære dem.

Hvor pengene reelt forsvinder i en detailportefølje

De fleste ejere kan nævne de store tab: tomgang og en konkurs blandt ankerlejerne. De små, gentagne tab er sværere at få øje på, fordi de aldrig står på én linje i regnskabet. Typiske eksempler fra detailporteføljer:

• Omsætningsleje, der aldrig bliver afregnet, fordi lejeren indberetter sent eller slet ikke, og ingen følger op før årsafslutningen.
• Indeksreguleringer, der ikke gennemføres, fordi kontrakten har en anden reguleringsdato end porteføljens standard.
• Genforhandlinger, der starter for sent, så lejeren allerede har fundet et alternativ i nabocentret.
• Fællesomkostninger, der fordeles efter en gammel arealopgørelse, efter at en ombygning har ændret lejemålenes størrelse.
• Markedslejereguleringer, som udlejer har ret til at kræve, men som ingen varsler i tide.

Hver enkelt post er lille. Samlet over en portefølje på 40 centre og nogle tusinde kontrakter løber det op i et beløb, der nemt overstiger licensomkostningen til et ordentligt system med flere gange.

Software til lejeadministration: hvad der adskiller detail fra kontor

Et system bygget til kontorporteføljer håndterer kontrakter, frister og fakturering udmærket. Det, der mangler, er forbindelsen til, hvordan lejerne faktisk klarer sig. I detail er lejen ofte to-delt: en minimumsleje og en omsætningsleje over en aftalt tærskel. Det betyder, at udlejers indtægt afhænger af tal, lejeren selv producerer. En software til lejeadministration, der ikke kan modtage, validere og benchmarke lejerens omsætning, efterlader den vigtigste del af indtægtsmodellen i en mailboks.

Det er grunden til, at VemLease er bygget sammen med VemTenant og VemCount. VemLease holder styr på kontraktens livscyklus, kritiske datoer, fornyelser, tomgang og leasinganalyse. VemTenant indsamler og benchmarker lejeromsætning, et område Vemco har arbejdet med siden 2013. VemCount leverer besøgstallene, der viser, om et fald i en butiks omsætning skyldes færre kunder i centret eller lavere konvertering i den enkelte butik. Uden den sidste del gætter man sig til årsagen.

Omsætningsleje kræver data, man kan stole på

Rapportering af lejeromsætning lyder enkelt, indtil man sammenligner to lejeres indberetninger. Den ene rapporterer inklusive moms, den anden eksklusive. En tredje trækker onlinereturneringer, der er afleveret i butikken, fra tallet. En fjerde tæller gavekort ved salg, en femte ved indløsning. Her kommer den observation, som enhver, der har implementeret et system i et butikscenter, kan nikke genkendende til: det sværeste arbejde er ikke at få teknikken til at virke, men at få skrevet én fælles definition af, hvad omsætning er, og få den ind i kontrakterne ved næste fornyelse. Først derefter giver benchmarking mellem lejere mening, og først derefter kan omsætningsleje afregnes uden diskussion.

Når definitionerne er på plads, bliver det muligt at sammenholde omsætning per kvadratmeter med besøgstal per zone og se, hvilke lejere der underpræsterer i forhold til den trafik, de får. Det er argumentet, man tager med til en genforhandling. Besøgstallene skal dog være troværdige nok til at holde i en forhandling. Vemcos tælling leveres med et kontraktligt minimum på 96 procent nøjagtighed og ligger typisk på 98 til 99 procent, når lys, indretning og besøgsmønstre tillader det. Det gælder tællingen alene, ikke de afledte beregninger.

Administration af erhvervslejemål som styringsredskab, ikke arkiv

Mange porteføljer bruger stadig deres lejesystem som et digitalt arkiv: kontrakten scannes ind, nøgletallene tastes, og så kigger ingen igen før en frist nærmer sig. Et system, der bruges til styring, vender rækkefølgen om. Det stiller spørgsmålene, før nogen beder om svar:

• Hvilke kontrakter udløber inden for 18 måneder, og hvor stor en del af centrets leje udgør de?
• Hvilke lejere betaler leje under markedsniveau, samtidig med at deres omsætning per kvadratmeter ligger i den øverste kvartil?
• Hvor har vi tomgang, og hvordan har besøgstallene i den zone udviklet sig, siden lejemålet blev ledigt?
• Hvilke lejere har tre måneder i træk indberettet omsætning under tærsklen for omsætningsleje, mens besøgstallene i deres zone er steget?

Det sidste spørgsmål er ofte et tidligt tegn på, at en lejer enten underrapporterer eller er ved at miste grebet. Begge dele vil en ejer gerne vide seks måneder før, det bliver et problem, ikke seks måneder efter.

Tomgang koster mere end den manglende leje

Et ledigt lejemål i en gang med tre andre butikker trækker besøgstallet ned for naboerne. Det ved enhver, der arbejder med forvaltning af butikscentre, men det er sjældent dokumenteret med tal. Når VemCount-data ligger ved siden af tomgangsmodulet i VemLease, kan man se, hvor meget trafikken i zonen er faldet, og bruge det til at prioritere, hvilke ledige lejemål der skal fyldes først, selv hvis det betyder en lavere leje i en periode. Det samme datagrundlag gør det lettere at forsvare en midlertidig lejer eller et pop-up-koncept over for ejerkredsen: man kan vise, hvad tomgangen kostede nabolejerne, og hvad en midlertidig aktivering gav tilbage.

Hvad finansfunktionen skal kræve af systemet

Økonomi- og finansteams har andre behov end leasingafdelingen, og de bliver ofte glemt i kravspecifikationen. Et system til erhvervslejemål bør som minimum kunne levere en lejeindtægtsprognose per ejendom, der bygger på kontrakternes faktiske reguleringsbestemmelser og ikke på en gennemsnitlig indeksering. Det bør kunne vise forventet omsætningsleje baseret på årets indberettede tal, så prognosen ikke overraskes i fjerde kvartal. Og det bør kunne dokumentere, hvem der ændrede en kontraktoplysning hvornår, fordi revisorer og långivere spørger.

For porteføljer, der refinansieres eller sælges, er dette ikke en detalje. En køber, der får en datarum-eksport, hvor lejelisten stemmer med omsætningsrapporterne og besøgstallene, forhandler anderledes end en køber, der får tre regneark, der modsiger hinanden.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan adskiller administration af erhvervslejemål sig fra administration af boliglejemål? Boliglejemål er i høj grad standardiserede, og lejen er fast eller reguleres efter kendte regler. Erhvervslejemål forhandles individuelt, har ofte omsætningsleje, uopsigelighedsperioder, markedslejeregulering og fordeling af fællesomkostninger, og udlejers indtægt afhænger af lejerens drift. Det kræver et system, der kan håndtere kontraktens kompleksitet og samtidig modtage og analysere lejerens omsætning og besøgstal.

Vil du se, hvordan VemLease, VemTenant og VemCount kan kobles sammen på netop din detailportefølje, med dine kontrakter, dine lejeres omsætning og dine centres besøgstal? Kontakt Vemco Group her, så gennemgår vi, hvilke frister, omsætningslejer og tomgangszoner der i dag ligger uden for synsfeltet.