Fordelene ved software til ejendomsadministration

En asset manager med 40 erhvervsejendomme finder i februar ud af, at tre lejere havde en opsigelsesfrist i december, som ingen reagerede på. Ikke fordi nogen var uduelige, men fordi fristerne lå i et regneark, som blev vedligeholdt af en medarbejder, der skiftede job i oktober. Det er den situation, der får de fleste ejere til at kigge alvorligt på software til ejendomsadministration. Ikke visionen om "digital transformation", men tre lejekontrakter, der nu skal genforhandles fra en dårligere position end nødvendigt.

Denne artikel handler om, hvad den slags software reelt leverer for ejere, porteføljeforvaltere og driftsorganisationer, der allerede kender de generelle argumenter. Vi holder os til det, der kan måles på bundlinjen.

Fristen er ikke problemet – det er alt det, der hænger på fristen

Enhver kalender kan minde om en udløbsdato. Det, en egentlig software til lejekontraktadministration gør anderledes, er at binde datoen sammen med kontraktens øvrige vilkår: opsigelsesvarsel, lejers optioner på forlængelse, indeksreguleringens metode og tidspunkt, depositum, evt. trappeleje og hvem der bærer vedligeholdelsen af hvad. Når alt det ligger struktureret, kan man 12 til 18 måneder før udløb trække en liste over de lejemål, hvor man ønsker en anden lejer, de lejemål hvor man ønsker at fastholde lejeren, og de lejemål hvor markedslejen er løbet fra kontraktlejen.

I VemLease er hele kontraktens livscyklus samlet – fra første udkast over allonger og genforhandlinger til fraflytning – og genforhandlingssporing er en fast del af arbejdsgangen, ikke et tillæg. Det betyder også, at en ny kollega kan overtage en portefølje uden at skulle rekonstruere historikken fra e-mails og PDF'er.

Tomgang koster mere end den manglende husleje

Et tomt lejemål på 300 kvadratmeter i et center er ikke bare et hul i lejeindtægten. Det er også fællesudgifter, ejeren nu selv bærer, en svagere handelsoplevelse for de tilstødende lejere og et forhandlingsargument for den næste lejer, der ser skiltet "til leje". Den reelle omkostning ved tomgang er derfor typisk højere end den bogførte.

Et system til administration af erhvervslejemål skal derfor kunne vise tomgang på mindst tre måder: som areal, som tabt leje og som varighed. De tre tal fortæller forskellige historier. Fem små lejemål, der har stået tomme i 14 måneder, er et andet problem end ét stort lejemål, der har stået tomt i tre. Kombineres tomgangsdata med kontraktudløb, får man et rullende billede af, hvor stor tomgangen bliver om 12 måneder, hvis ingen handler – og det er præcis det tal, bestyrelsen spørger til.

Omsætningsdata: fra høflig forespørgsel til beslutningsgrundlag

De fleste ejere af detailejendomme har ret til at få lejernes omsætningstal. De færreste får dem til tiden, i samme format og på en måde, der kan sammenlignes på tværs af porteføljen. Det er et konkret sted, hvor software til administration af erhvervsejendomme flytter noget. VemTenant har siden 2013 indsamlet og benchmarket lejeres omsætningsrapportering, så en ejer kan se omsætning pr. kvadratmeter for hver butik, sammenligne den med lignende lejemål i samme kategori og følge udviklingen måned for måned.

Hvad kan man bruge det til i praksis?

• Omsætningsleje: afregningen bliver korrekt og dokumenteret, og diskussioner om tærskler og procenter kan føres på tal, ikke på fornemmelser.
• Tidlig varsling: en lejer, hvis omsætning pr. kvadratmeter falder tre kvartaler i træk, mens naboerne holder niveauet, bør stå øverst på asset managerens liste – længe før den første rykker for husleje.
• Genforhandling: lejeren, der klager over huslejen, men hvis omsætning ligger i den øverste fjerdedel af kategorien, forhandler man anderledes med end lejeren, der reelt er presset.
• Branchemiks: hvilke kategorier trækker centeret, og hvilke ligger under, når man kigger på hele porteføljen og ikke bare én ejendom?

Besøgstal som det tredje datalag

Omsætning fortæller, hvad der blev solgt. Besøgstal fortæller, hvor mange der overhovedet kom forbi. Forskellen på de to er det mest undervurderede tal i ejendomsdrift. Falder omsætningen i en butik, mens besøgstallet i passagen udenfor er stabilt, ligger problemet hos lejeren. Falder begge, ligger problemet i ejendommen – adgang, parkering, ankerlejer, åbningstider eller konkurrence.

Når VemCounts besøgsdata kobles med lejedata og omsætningsrapportering, kan ejeren dokumentere over for en lejer, at området faktisk leverer trafik, og over for sig selv, at en investering i en ny indgang eller et ændret butiksmiks har ændret flowet. Tælleren skal være til at stole på: Vemco garanterer kontraktligt mindst 96 % nøjagtighed, og i praksis ligger den typisk på 98 til 99 %, når lys, indretning og besøgsadfærd tillader det. Det tal gælder tællingen alene – ikke de analyser, der bygges ovenpå – og det er værd at være præcis om, når man præsenterer data for lejere, der vil udfordre dem.

Boligporteføljer: hvad man bør kræve, og hvor grænsen går

Mange asset managers sidder med blandede porteføljer, hvor stueetagen er butikker og de øvre etager er boliger. Kravene til en løsning er ikke de samme. For boligdelen bør man kræve, at systemet håndterer store mængder ensartede kontrakter effektivt, kan dokumentere lejeregulering korrekt i forhold til lovgivningen, og at fraflytningsafregning og depositum ligger sporbart. Vemcos løsninger er bygget til erhvervssiden – lejekontrakter, omsætning og besøgstal – og lover ikke beboerportaler eller fællesskabsfunktioner. Det betyder ikke, at data er irrelevante for boligdelen: besøgstal i stueetagens butikker og en dokumenteret lejebase i erhvervslejemålene er en del af den samlede ejendoms værdiansættelse, og de indgår, når en køber eller bank skal vurdere hele bygningen.

Det, ingen fortæller om implementeringen

Den største omkostning ved at indføre et lejeadministrationssystem er sjældent licensen. Det er migreringen af de eksisterende kontrakter. Erfaringen fra implementeringer er, at omkring hver femte kontrakt, der flyttes fra regneark eller arkiv, indeholder en uoverensstemmelse – et areal, der ikke matcher tegningen, en indeksering, der er beregnet af en forkert måned, en allonge, der aldrig er registreret. Det opleves som et irritationsmoment i projektet. I virkeligheden er det den første konkrete fordel ved systemet: fejlene fandtes i forvejen, de kostede penge i forvejen, og nu bliver de fundet. Sæt derfor tid af til en egentlig gennemgang af kontrakterne under migreringen, og lad den person, der kender ejendommene, sidde med – ikke kun en studentermedhjælper med en tastevejledning.

Rapportering, der holder til en bestyrelse og en køber

Et rapporteringsværktøj til ejendomme bliver først værdifuldt, når den samme rapport kan bruges til tre modtagere uden at blive bygget om: den månedlige driftsrapport til ejerkredsen, årsgennemgangen med banken og datarummet ved et salg. Det kræver, at lejeliste, tomgang, omsætning pr. kvadratmeter og besøgsudvikling kommer fra ét datasæt med én version af sandheden. Hver gang tallene skal afstemmes manuelt mellem to systemer før et møde, er der en risiko for, at der bliver taget beslutninger på det forkerte tal – og en time, som en asset manager ikke bruger på porteføljen.

Vemco Group har siden 2005 arbejdet med data fra fysiske lokationer og har i dag over 55.000 installationer i mere end 98 lande. For en ejer betyder det først og fremmest, at koblingen mellem lejekontrakter, lejeromsætning og besøgstal ikke er et eksperiment, men en arbejdsgang, der er kørt ind i mange forskellige typer ejendomme.

Start med de tre kontrakter, der gjorde ondt

Hvis I står med en portefølje, hvor fristerne ligger i regneark, omsætningstallene kommer i tilfældige formater, og ingen med sikkerhed kan sige, hvor mange der besøgte ejendommen i sidste kvartal, så tag udgangspunkt i de konkrete lejemål, hvor det senest kostede penge. Vi gennemgår gerne jeres portefølje og viser, hvordan VemLease, VemTenant og VemCount kan sættes op til netop jeres blanding af erhverv og bolig. Kontakt os på vemcogroup.com/contact-us og fortæl, hvor mange lejemål og ejendomme I arbejder med – så kommer vi med et konkret forslag til, hvor I får den første målbare gevinst.